|
ÖZET: 2024 yılı Sayıştay Denetim Raporları, Büyükşehir Bağlı İdaresi’nin elektronik ortamda bütüncül bir taşınır yönetim sistemine sahip olmadığını ortaya koymuştur. Taşınır Mal Yönetmeliği’nin tanımlarında belirtilen Taşınır Bilişim Sistemi, taşınır kayıt ve yönetim işlemlerinin elektronik ortamda düzenlenmesini ve güvenli bir şekilde saklanmasını amaçlamaktadır. Ancak yapılan incelemeler, idarenin bu sistemin gerekliliklerini yerine getirmediğini ve taşınır işlemlerine ilişkin belgelerin sağlıklı bir şekilde tutulmadığını göstermiştir.
Yönetmelik, harcama yetkililerine taşınırların edinimi, kullanımı ve kayıtlarının şeffaf bir biçimde tutulmasından sorumlu olduklarını belirtmektedir. Ancak mevcut durumda, taşınırların yönetimiyle ilgili işlemlerin usulüne uygun bir şekilde gerçekleştirilmediği ve bazı belgelerin sistemden alınamadığı tespit edilmiştir. Bu durum, etkili ve hukuka uygun bir taşınır yönetimi açısından ciddi riskler taşımaktadır. Kamu idaresi, bu bulgulara ilişkin gerekli çalışmalara başladığını ifade etmiştir. Taşınır işlemlerinin insan kaynaklı hatalardan arındırılması ve etkin yönetim sağlanması için, barkod teknolojisi kullanılarak bütüncül bir taşınır takip sisteminin kurulması önerilmektedir. Böylece, taşınırların yönetimi ve muhasebe kayıtlarının uyumu sağlanabilecektir. |
BULGU: Bütüncül Bir Taşınır Takip Sisteminin Bulunmaması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Bağlı İdaresi
İdare tarafından elektronik ortamda kurulmuş bütüncül bir taşınır yönetim sisteminin mevcut olmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinin birinci fıkrasının (n) bendinde Taşınır Bilişim Sistemi; “Bu Yönetmeliğin uygulanmasında kullanılacak olan ve taşınır kayıt ve yönetim işlemleri çerçevesinde düzenlenmesi gereken kayıt, belge ve benzeri içeriklerin elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafaza edilmesi ile ibrazını sağlamak amacıyla ilgili idare tarafından; veri güvenliğini ve doğruluğunu temin eden, verilerin içerik, üst veri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, verilerin ilişkili olduğu fonksiyon veya işlemler için delil teşkil eden, ilgili süreçler arasında birlikte işlerlik standartlarını ve güvenlik politikalarını gözeten ve entegrasyona açık şekilde hazırlanan elektronik/yazılımsal sistemi,” şeklinde tanımlanmıştır.
Aynı Yönetmelik’in “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde; Harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelik’te belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumlu olduğu, taşınırlara ilişkin işlem ve kayıtların usule uygun olarak yapılıp yapılmadığını kontrol etmeye veya ettirmeye; kasıt, kusur veya ihmal sonucu kırılan, bozulan veya kaybolan taşınırların ilgililerden tazmini için gerekli işlemleri yapmaya veya yaptırmaya yetkili olduğu ifade edilmiştir.
Anılan Yönetmelik’in “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinin üçüncü fıkrasında; bu Yönetmeliğin uygulanmasında kullanılacak olan ve elektronik ortamda oluşturulan fiş, belge, liste, alındı belgesi, tutanak ve cetvellerin onaylama işlemlerinin, taşınır bilişim sistemlerinde ilgilisine göre harcama yetkilisi ve muhasebe yetkilisince elektronik imza kullanılmak suretiyle, diğer görevliler tarafından sistemsel onay ile yapılabileceği ve süreçte rol alan görevlilerin uygulamalar üzerinden yaptıkları işlemlerin kayıtlarının veri tabanında tutulacağı belirtilmiştir.
Aynı Yönetmelik’in “Kamu idarelerince yapılabilecek düzenlemeler ile defter, belge ve cetvellerin elektronik ortamda tutulması” başlıklı 11’inci maddesinde ise;
“(1) Taşınırların tüm giriş ve çıkış kayıtları ile bu Yönetmeliğin uygulanmasında kullanılacak defter, belge ve cetvellerin elektronik ortamda tutulması, düzenlenmesi ve arşivlenmesi esastır. Ancak mevzuat gereği başka bir işlemde kullanılmak, ihtiyaç hâlinde yetkili mercilere ibraz edilmek veya gönderilmek üzere döküm alınabilir.
Kamu idareleri, bu Yönetmelikte belirlenen usul ve esaslara bağlı kalmak ve Bakanlığın uygun görüşünü almak koşuluyla özel düzenleme yapabilir ve gereken hâllerde bu Yönetmelikte yer alan defter, belge ve cetveller yanında başka defter, belge ve cetveller de kullanabilirler.
Elektronik ortamda düzenlenen defter, belge ve cetvellerde gerekli görülmesi hâlinde ilave sütun ve satır açılabilir.” düzenlemesine yer verilmiştir.
Yapılan incelemede; idarenin elektronik ortamda bütüncül olarak oluşturulmuş bir taşınır takip sisteminin mevcut olmadığı, Yönetmeliğin uygulanmasında kullanılacak taşınır işlemlerine ilişkin defter, belge ve cetvellerin sağlıklı bir şekilde elektronik ortamda tutulmadığı ve sistemden bazı dökümlerin alınamadığı tespit edilmiştir. Dolayısıyla bu durum; etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun bir taşınır yönetiminin sağlanması ve idarenin taşınır mallarına ilişkin dönem sonu işlemlerinin Yönetmelik hükümlerine göre yürütülerek taşınır mal yönetim hesabının verilebilmesi açısından risk oluşturmaktadır.
Kamu idaresi cevabında, bulguda tespit edilen hususlara ilişkin olarak gerekli çalışmalara başlanıldığı ifade edilmiştir.
Yukarıdaki açıklamalar doğrultusunda; İdarenin taşınır işlemlerinde insan kaynaklı hata ve suistimallerin önüne geçilebilmesi, taşınırlarının etkin bir şekilde yönetilmesi, ambar sayımlarının sağlıklı bir şekilde yapılarak kasıt, kusur veya ihmal sonucu kırılan, bozulan veya kaybolan taşınırların tespitinin sağlanabilmesi, ambarlardaki fiili durum ile muhasebe kayıtlarının uyumunun sağlanabilmesi amacıyla, barkot teknolojisinden de yararlanmak suretiyle idarenin tüm taşınırlarını kapsayan bütüncül bir taşınır takip sisteminin kurulması, taşınır yönetimine ilişkin işlemlerin hataya mahal vermeyecek şekilde elektronik ortamda gerçekleştirilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.