|
ÖZET: Şirketin muhasebe dosyalarının incelenmesi sonucunda, harcama ve gelir evrakları arasında belirgin bir düzenin bulunmadığı tespit edilmiştir. Etkin bir muhasebe yönetiminin eksikliği, harcamalara ve gelir kaynaklarına ilişkin belgelerin düzensiz bir şekilde dosyalanmasıyla kendini göstermektedir. Muhasebe, işletmelerin finansal hareketlerini belgeleyip raporlamak için kritik bir sistemdir ve bu sistemin tarafsızlık ve belgelendirme ilkelerine dayanması gerekmektedir. Kayıtların, ilgili belgelerle desteklenerek düzenlenmesi, mali işlemlerin doğruluğunu ve denetlenebilirliğini sağlamak açısından son derece önemlidir.
Yapılan incelemelerde, muhasebe müdürlüğü tarafından tutulan dosyalarda yalnızca muhasebe fişleri ve faturaların bulunduğu, diğer kanıtlayıcı belgelerin eksik olduğu gözlemlenmiştir. Bu durum, mali disiplin açısından ciddi bir risk teşkil etmekte ve muhasebe kayıtlarının güvenilirliğini zayıflatmaktadır. Ayrıca, harcama ve gelir belgelerinin ilgili birimlerde saklanmaması, muhasebe kayıtlarının doğru ve eksiksiz bir şekilde yapılmasını engellemektedir. Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu çerçevesinde, şirketlerin muhasebe denetimlerine tabi olduğu belirtilmektedir. Bu nedenle, şirketin mali yönetimini geliştirebilmesi için, muhasebe işlemlerinin gerçekleştirilmesi sırasında gerekli belgelerin düzenlenmesi ve saklanması için iç düzenlemelerin yapılması gereklidir. Kamu idaresi, bu eksikliklerin giderileceğini taahhüt etmiştir. |
BULGU: Muhasebe Fişleri ile Harcama / Gelir Evrakları Arasında Bir Düzen Bulunmaması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Belediye Şirketi
Şirketin muhasebe dosyalarının incelenmesi neticesinde, şirketin etkin bir muhasebe yönetiminin olmadığı, her türlü harcama ve gelire ilişkin kanıtlayıcı evrakların bir düzen içermeksizin dosyalandığı görülmüştür.
Muhasebe; ticari faaliyette bulunan bir işletmenin günlük finansal hareketlerini belgelemek, sınıflandırmak, kaydetmek, özetlemek ve raporlamak üzere sorumlu kişilerce tutulan ve ilgili paydaşlara bilgi sunan bir sistem üzerinden yürütülmesi gereken önemli bir faaliyettir.
Tarafsızlık ve belgelendirme muhasebenin temel ilkelerinden biridir. Buna göre, muhasebe kayıtlarının asıl olan durumu yansıtan ve belli kurallara uygun olarak düzenlenen belgelere dayandırılması gereklidir. Muhasebe dosyalarının, kayıtlar tasnif edilmiş ve kanıtlayıcı belgeleri her kaydın arkasına eklenmiş şekilde düzenlenmesi aranılan önemli bir husustur.
Kanıtlayıcı belgeler, harcamalarının belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak yapıldığına ve gerçekleştirildiğine ilişkin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca düzenlenip onaylanan belgeleri ifade etmekte olup; yapılan her bir işlemin niteliğine göre değişebilmektedir.
Şirket yaptığı harcamalar ve elde ettiği gelirlere ilişkin gerçekleştirme belgelerini tek nüsha düzenlemekte ve ilgili müdürlüklerde muhafaza etmektedir. Muhasebe müdürlüğü bünyesinde tutulan aylık muhasebe dosyaları incelendiğinde; muhasebe fişi ve eki faturadan başka gerçekleştirme belgesi bulunmadığı görülmektedir. Yevmiye kayıtlarına esas teşkil eden muhasebe fişleri dışında ilişikli oldukları gelir ve giderlerin asıl durumlarını ve süreçlerini yansıtır gelir-gider ve diğer kanıtlayıcı belgelerin eklenmeden dosyalanması yapılan işlemlerin doğruluğu, tamlığı, kontrolü ve iç/dış denetimini imkânsız hale getirmektedir. Muhasebe müdürlüğü işlemlerini yaparken kanıtlayıcı belgeleri araması ve kontrol etmesi mali disiplin için gereklidir.
Kanıtlayıcı belgelerin harcamayı yapan ya da geliri elde eden birimlerde muhafaza edilip, muhasebeye sunulmaması mali yönetimde önemli bir risk olarak görülmektedir. Bu durum gerekli ön inceleme ve kontroller yapılmadan muhasebe kaydının yapıldığı bir mali düzene sebep olmaktadır.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 398’inci maddesinde şirketlerin tabi oldukları denetimlerin konusu ve kapsamı belirlenmiştir. Muhasebe denetimi de bu kapsamda ele alınan önemli konulardan biridir. Mali tabloların sıhhati ve doğruluğu muhasebe kayıtları kadar kayıtlara konu işlemlerin doğruluğu ve tamlığına da bağlıdır. Bu nedenle denetlenebilirlik sağlayacak bir muhasebe sisteminin şirket bünyesinde kurulması zorunludur.
213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 175’inci ve mükerrer 257’nci maddelerinin verdiği yetkiye dayanılarak hazırlanan tebliğlerle tekdüzen hesap çerçevesi, hesap planı işleyişi, muhasebe kavramları ve ilkeleri belirlenmiştir. Bu düzenlemelerin kapsamına bilanço esasına göre defter tutan gerçek ve tüzel kişiler girmektedir. Dolayısıyla söz konusu teşebbüs ve işletmeler bu tebliğlerde belirlenen muhasebe usul ve esaslarına uymak zorundadırlar.
Kamu idaresi cevabında, bulguya konu hususa ilişkin olarak, muhasebe fişleri ile harcama/gelir evrakları arasındaki gerekli düzenlemenin sağlanacağı belirtilmiştir.
Açıklanan nedenlerle, şirketin etkin bir muhasebe yönetimi sağlayabilmesi ve finansal yönetimini geliştirebilmesi için malî işlemlerin gerçekleştirilmesi ve muhasebeleştirilmesi aşamasında, bağlanacak kanıtlayıcı belgeleri ve bu belgelerin düzenlenme esaslarını iç düzenleme ile belirlenmesi gereklidir.