BULGU: Muhasebe Sisteminin Geçmişe Dönük İşlem Yapılmasına İzin Vermesi
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Yatırım İzleme Koordinasyon Başkanlığı – YİKOB
İdarenin tabi olduğu “e-İçişleri” modülünde kullanılan muhasebe programının geçmişe dönük yevmiye kayıtlarının değiştirilmesine izin verdiği görülmüştür.
Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 18’inci maddesinde; muhasebe işlemlerinin, gerçekleşme sırasına göre düzenli bir şekilde hesap dönemi başında “1” den başlamak üzere hesap döneminin sonuna kadar numaralandırarak kaydedileceği, muhasebe kayıtlarının ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltileceği ifade edilmiştir.
Mevzuat hükmünden anlaşılacağı üzere muhasebe kayıtlarında yapılacak değişiklikler ancak yeni muhasebe kayıtları ile yapılabilecektir.
Kullanılan muhasebe sisteminin, geçmiş tarihli kayıtlar üzerinde değişiklik yapılmasına izin vermesi, yukarıda yer verilen mevzuat hükmüyle uyumlu olmayacağı gibi muhasebe kayıtları üzerinde gerçekleştirilen değişikliklerin izlenememesi, kayıtların güvenilirliği konusunda olumsuz sonuç doğuracaktır.
Yapılan incelemede, İdarenin kullandığı muhasebe sisteminin geçmiş tarihli kayıtlar üzerinde değişiklik yapılmasına izin verdiği tespit edilmiştir.
Yukarıda yer verilen denetim tespiti üzerine, İdare tarafından, denetim döneminde geçmişe dönük muhasebe kaydı yapılmadığı ve ilerleyen dönemlerde de bu tür işlemlerden kaçınılacağı belirtilmiştir.
Ancak; söz konusu tespitte vurgulanan husus, geçmişe dönük işlem yapılmış olması değil, kullanılan muhasebe sisteminin bu tür işlemlere teknik olarak izin veriyor olmasıdır. Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 18’inci maddesinde muhasebe kayıtlarının yalnızca yeni muhasebe kayıtlarıyla düzeltilebileceği açıkça hüküm altına alınmış olup, sistem düzeyinde buna aykırı bir esnekliğin bulunması, kayıtların bütünlüğü ve izlenebilirliği açısından risk oluşturmaktadır.
Sistemsel olarak geçmiş tarihler üzerinde değişiklik yapılabilmesi, fiilen kullanılmasa dahi, olası hatalı veya yetkisiz müdahalelere açık bir yapı oluşturmakta; bu da muhasebe sisteminin güvenilirliğini zayıflatmaktadır.
Sonuç olarak, kullanılan muhasebe sisteminde geçmişe dönük kayıt değişikliğine izin verilmesi riski devam ettiğinden, sistemin bu yöndeki açığının giderilmesi ve gerekli teknik kısıtlamaların uygulanması gerektiği değerlendirilmektedir.