BULGU: Muhasebe Sisteminin Geçmişe Dönük İşlem Yapılmasına İzin Vermesi
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – İl Özel İdaresi
İdarenin tabi olduğu “e-İçişleri” modülünde kullanılan muhasebe programının geçmişe dönük olarak yevmiye kayıtlarının değiştirilmesine izin verdiği ve İdarenin, programda kayıtlı bazı yevmiyelerdeki düzeltme işlemlerinin, yeni bir yevmiye kaydı oluşturmadan, geçmişe dönük olarak doğrudan ilgili yevmiyelerde yapıldığı görülmüştür.
İl Özel İdarelerinin de tabi olduğu Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Kayıt düzeni ve kayıt düzeltmesi” başlıklı 18’inci maddesinde;
“Kamu idarelerinin muhasebe birimleri, muhasebe işlemlerini, gerçekleşme sırasına göre düzenli bir şekilde hesap dönemi başında “1” den başlamak üzere hesap döneminin sonuna kadar numaralandırarak kaydederler. Muhasebe kayıtları ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilir. Muhasebe belgesinde düzeltme işleminin gerekçesine yer verilir.” hükmü yer almaktadır.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44’üncü maddesinde ise;
“a) Yevmiye defteri
1) Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defterdir. Yevmiye defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemler muhasebeleştirme belgelerine dayanılarak kaydedilir.” denilmektedir.
Yukarıda yer alan mevzuat hükümlerine göre muhasebe kayıtlarında yapılacak bir değişikliğin ancak yeni bir muhasebe kaydıyla yapılması gerekmektedir.
Ancak, idarenin yevmiye kayıtlarının incelenmesi sonucunda, bazı yevmiye kayıtlarında yapılmış olan ve düzeltilen hataların, yeni bir muhasebe kaydı ile yapılmayıp, geçmişe dönük olarak ilgili yevmiyede değişiklik yapılmak suretiyle düzeltme işlemi yapıldığı tespit edilmiştir.
Örneğin, 1014 no.lu yevmiyede sehven yapılan hatalar 02.05.2024 tarihinde geçmişe dönük olarak ilgili yevmiye üzerinde düzeltilmiştir. İdarenin kullanmakta olduğu “e-İçişleri” muhasebe modülünün geçmişe dönük olarak böyle bir işleme izin vermesi ise sistemin kontrol zafiyetinin bulunduğunu göstermekte olup hata ve suistimal riskinin önlenmesi için yeni bir düzenleme yapılması gerektiği değerlendirilmektedir.
Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından; bulgu konusu hususa iştirak edilmiş ve söz konusu hatalı muhasebe kaydı işlemlerinin İdarenin tabi olduğu “e-İçişleri” modülünden kaynaklandığı belirtilmiş ve “e-İçişleri” muhasebe modülünün, geçmişe dönük işlem yapmaya izin vermemesinin temini için konunun İçişleri Bakanlığına bildirildiği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak, Kurum tarafından düzeltme kayıtlarının mevzuata uygun yapılması ve İdarenin de tabi olduğu ve tüm il özel idarelerinde kullanılmakta olan “e-İçişleri” muhasebe modülünün, geçmişe dönük işlem yapmaya izin vermemesini teminen konunun ilgili Kurum olan T.C. İçişleri Bakanlığına bildirilmesinin uygun olacağı değerlendirilmektedir.