Aynı personelin, ihale komisyonu üyesi, teknik şartnamenin hazırlanması ve muayene kabul komisyonunda görevlendirilme şeklinde, bu üç görevde ya da bu görevlerden ikisinde birlikte bulunup bulunamayacağı (KİK)

12.07.2007 tarih ve 07.04.56.0165/2007-36E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Hacettepe Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı Satınalma Müdürlüğü’nce 03.05.2007 tarihinde Açık İhale Usulü ile yapılan “Kırmızı Et ve Et Ürünleri Alımı” ihalesine ilişkin olarak Et-Tav Gıda ve Pazarlama San. Ltd. Şti.’nin 31.05.2007 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 14.06.2007 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 26.06.2007 tarih ve 18453 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 26.06.2007 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun uygun bulunmadığına,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

1) İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin aşırı düşük teklif olduğu, bu isteklinin aşırı düşük teklif sorgulamasına verdiği cevap incelendiğinde ihale konusu malı taşeron firmadan alacağını ve taşeron firmadan aldığı fiyattan teklif ettiği, buna rağmen kar elde edeceğini beyan ettiği, bu nedenle üretici firma olmaları nedeniyle haksız rekabete uğradıkları

2) İhale komisyonunda bulunan bir üyenin hem teknik şartnamenin hazırlanmasında hem de muayene ve kabul komisyonunda görevlendirildiği, bazı kuruluşların iç mevzuatlarında bu şekilde görevlendirmeyi engelleyen düzenlemelerin bulunduğu, bu nedenle aynı kişinin ihale süreci içerisinde üç ayrı görevle görevlendirilmesinin uygun olmadığı iddia edilmektedir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1) Başvuru sahibinin birinci iddiasına ilişkin olarak;

Başvuruya konu ihalede altı istekli teklif sunmuştur. İsteklilerden S.Y. Bolu Tavukçuluk Gıda San. Tic. Ltd. Şti, Anksan Besicilik Gıda Tarım Ürünleri Taş. İnş. Tur. San. Tic. A.Ş. ve Et-Tav Gıda ve Paz. San. Tic. Ltd. Şti.’nin sunmuş olduğu teklifler, ihale komisyonu tarafından yaklaşık maliyet veya diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilmiş ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 38 inci maddesi gereğince ilgili isteklilerden teklifleri ile ilgili olarak açıklama talep edilmiştir. Söz konusu açıklama talebine üç istekli de süresinde cevap vermiş ve yapılan açıklamaların hepsi ihale komisyonu tarafından uygun bulunmuştur.

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 38 inci maddesinde; “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmü yer almaktadır.

Mal Alımları İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 58 inci maddesinde de aşırı düşük tekliflere ilişkin olarak anılan Kanunun bu maddesine paralel düzenlemeye yer verilmiştir.

Söz konusu aşırı düşük teklif sorgulamasında;

Et-Tav Gıda ve Paz. San. Tic. Ltd. Şti. kendi üretimlerini yapmakta olduklarını, besileri ucuz fiyattan aldıklarını, et borsasından veya diğer bir firmadan alım yapmadıklarını,

Anksan Besicilik Gıda Tarım Ürünleri Taş. İnş. Tur. San. Tic. A.Ş. üretici bir firma olduklarını, teklif ettikleri fiyatın daha önce çeşitli sözleşmeler vesilesiyle diğer kamu kurumları ile yaptıkları işlerle aynı olduğunu, dolayısıyla bu fiyattan söz konusu malı tedarik edebileceklerini,

S.Y. Bolu Tavukçuluk Gıda San. Tic. Ltd. Şti. ise malı diğer bir firmadan alacaklarını ve alış fiyatlarının da teklif ettikleri bedele eşit veya ondan daha düşük olduğunu, ayrıca ihale konusu malı teklif ettiği fiyattan temin edebileceğini tevsik amacıyla proforma fatura sunmak suretiyle,

açıklamışlardır.

Yukarda anılan mevzuat metinlerinden anlaşılacağı üzere idarece, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilmektedir. Başvuruya konu ihalede aşırı düşük sorgulamasına tabi tutulan bütün istekliler açıklamada bulunmuş ve bu açıklamalar da idare tarafından uygun bulunmuştur.

Öte yandan İdari Şartnamenin 36.2. maddesinde ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklifin en düşük fiyat esasına göre belirleneceği düzenlenmiştir. İhale de en düşük teklif sahibi istekli üzerinde bırakılmıştır. Dolayısıyla aşırı düşük teklif sorgulamasının ardından ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak en düşük fiyatı teklif eden S.Y. Bolu Tavukçuluk Gıda San. Tic. Ltd. Şti’nin teklifinin belirlenmesinde ve ihalenin bu istekli üzerinde bırakılmasında kamu ihale mevzuatı yönünden bir aykırılık bulunmamaktadır. Bu nedenle başvuru sahibinin birinci iddiası yerinde bulunmamıştır.

2) Başvuru sahibinin ikinci iddiasına ilişkin olarak;

            Kamu İhale Kanununun 6 ncı maddesinde ihale komisyonunun nasıl oluşturulacağı ve hangi görevleri yerine getireceği hususları düzenlenmiştir. Buna göre ihale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin, genel ve katma bütçeli kuruluşlarda maliye memurunun, diğerlerinde ise muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirmektedir.

            Öte yandan Mal Alımları İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 20 nci maddesinde de; “İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere 4734 sayılı Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilk ilan veya davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur. İhale komisyonu; biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve birinin muhasebe veya mali işlerden sorumlu bir personel olması şartıyla, tek sayıda olmak üzere en az beş kişiden oluşacak şekilde ve komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yedek üyelerin isimleri belirtilmek suretiyle oluşturulur. İhale komisyonunun idare personelinden oluşturulması gerekmekte olup, ihaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

            İhale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar oluşturulmaksızın, ihale sürecindeki bütün değerlendirmeler ihale komisyonu tarafından yapılır.

            İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.

                        İhale komisyonları teklif veya başvuru ekinde yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördükleri belge ve bilgileri isteyebilir.” hükmü yer almaktadır.

            İlgili mevzuat hükümlerinde de anlaşılacağı üzere ihale komisyonunda bulunan bir üyenin hem teknik şartnamenin hazırlanmasında hem de muayene ve kabul komisyonunda görevlendirilmesine ilişkin bir yasal engel bulunmamaktadır.

            Bunun yanı sıra Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tanımlar” başlığı altında İhale Komisyonu ile ilgili olarak “İhaleyi gerçekleştiren ihale komisyonu üyeleri söz konusu ihaleye ilişkin olarak yapılan sözleşme sonucunda teslim edilecek mal ve hizmet alımları ile yapım işleriyle ilgili muayene ve kabul komisyonunda veya kontrol teşkilatında görev alabilir. Ancak yapılan bir sözleşme ile ilgili olarak kontrol teşkilatında yer alan görevliler, sözleşme sonucunda hizmet alımları ve yapım işleriyle ilgili muayene ve kabul komisyonunda görev alamazlar.” düzenlemesi yapılarak ihale komisyonunda bulunan bir üyenin hem teknik şartnamenin hazırlanmasında hem de muayene ve kabul komisyonunda görevlendirilmesinde hukuki bir engel olmadığını açıkça ifade edilmiştir. Bu nedenlerle başvuru sahibinin ikinci iddiası da yerinde bulunmamıştır.

            Açıklanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun uygun bulunmadığına,

   Oybirliği ile karar verildi.