Akaryakıt Alım İşlemleri İle İlgili Süreçlerde Eksiklikler Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Akaryakıt Alım İşlemleri İle İlgili Süreçlerde Eksiklikler Bulunması

2022 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Olmayan İl Kapsamında Yer Alan İlçe Belediyesi

Bozüyük Belediyesi ihtiyacı olarak alımı yapılan akaryakıtlar ile ilgili 2022 yılı ihtiyacına yönelik olarak 23.11.2021 tarihinde yapılan 2021/687166 ihale kayıt numaralı ve 2023 yılı ihtiyacına yönelik olarak 07.12.2022 tarihinde yapılan 2022/119559 ihale kayıt numaralı ihalelerin benzer içerikteki doküman ve bu dokümanda yer verilen kontrol kabul süreçlerinde yapılan incelemelerde bazı eksiklikler bulunduğu görülmüştür.
Tespiti yapılan hususlara aşağıda maddeler halinde yer verilmiştir.
-Yapılan incelemelerde Belediyenin kendisine ait akaryakıt depolama ve ikmal tesisi bulunmadığı görülmüştür.
Akaryakıt alım ihaleleri teknik şartnamelerinde akaryakıt ürünlerinin;
Yüklenicinin Bozüyük Belediyesi sınırları dahilinde (itfaiye garajına maksimum 8 km mesafelik sınırlar içerisinde bulunması istenilen) akaryakıt istasyonundan belediyeye ait araçların depolarına alınmak suretiyle, (kurşunsuz benzin ve otogazın tamamı ile yakıtı yetmeyen veya itfaiye garajında dağıtım aşamasında müsait olmayan araçların Motorin ihtiyaçlarının tamamlanması)
Yüklenicinin Belediye itfaiye garajına Pazar günleri hariç haftanın her günü saat 07:45-08:45 arasında akaryakıt vermek üzere göndereceği motorin tankeri ile ikmal yapılması suretiyle,
Yüklenicinin Belediye hizmet alanı sınırları içerisinde çalışma yapılan şantiye alanına tankerle nakliyesi suretiyle,
alınacağı ve nakliye, depolama vb. adlar altında ayrıca herhangi bir ücret ödenmeyeceği belirtilerek alım süreci tanımlanmıştır.
Akaryakıt teslimat yapısında yüklenicinin motorin teslimatı için Pazar hariç her gün Belediye itfaiye garajına akaryakıt tankeri göndererek ikmal yapması maliyetleri artırıcı bir işlemdir. Diğer yandan bu tip bir akaryakıt ikmal sürecini Bozüyük İlçe sınırları dışında yer alan bir bayi tarafından yerine getirilmesi için İlçede yer alan bir bayi ile anlaşması gerekeceğinden bu durum rekabeti de azaltıcı bir uygulamadır.
-İhale dokümanlarında Belediye itfaiye garajına motorin ikmali için gelecek tankerin dolum noktasında dolum yapıldıktan sonra tüm bölümlerinin mühürlenerek emniyet altına alınması, mühür numaralarının sevk irsaliyelerinde kayıt altına alınması ve teslimatta bu mühür numaraları kontrol edilmeden sevkiyatın yapılmayacağına yönelik bir hüküm bulunmamakta olup, bu eksikler teslim alınacak akaryakıtın kalitesi açısından risk potansiyeli oluşturmaktadır.
-İhale teknik şartnamelerinde tankerlerin akaryakıt dağıtımı yapabilmesi için; kalibre edilmiş ölçüm aracı bulunması ve elektronik olarak verilen akaryakıtın miktarının gözükmesi ve gerektiğinde idare kontrol personeli tarafından akaryakıt miktarına ilişkin ölçüm yapılabileceği belirtilmiştir.
Bu durumda akaryakıt ölçüm değerleri ikmal tankerindeki sayaç verilerine dayalı olarak belirlenmektedir.
Diğer yandan, yapılan incelemelerde ikmal yapılan tankerlerdeki sayacın elektronik değil işin şartnamelerine aykırı olarak mekanik olduğu görülmüştür.
10.09.2004 tarih ve 25579 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Petrol Piyasasında Uygulanacak Teknik Kriterler Hakkında Yönetmeliğin Ölçüm Birimleri başlıklı 6’ıncı maddesinde “Akaryakıt satışlarında metrik ton, kilogram ve 15 °C sıcaklığa göre düzeltilmiş olarak metreküp veya litre üzerinden işlem yapılır. Rafinericiler dahil, kullanıcılara kadar yapılacak olan akaryakıt teslimatlarında 15 °C sıcaklığa göre düzeltilmiş, standart hacim ölçüsü üzerinden teslimat yapılması esastır. Fuel-oil türlerinin teslimatları ise ağırlık ölçüsü üzerinden yapılır.” hükmü yer almaktadır.
Akaryakıt teslim sıcaklığının 15 °C sıcaklığın altında olması durumunda akaryakıt satıcısının zararı, 15 °C sıcaklığın üzerine çıkması durumunda ise tüketicilerin zararı söz konusu olacağından akaryakıt ürünlerinin stok denetiminin doğru ve tam olarak yapılabilmesi için alış ve satışta uluslararası referans teslim derecesi olan 15 °C sıcaklığın esas alınarak düzeltilmiş hacim ölçüsü üzerinden sevk irsaliyeleri, alış-satış faturaları ve satış belgelerinin düzenlenmesi gerekmektedir.
Ancak, tankerden verilen akaryakıtın hacmi sıcaklığına bağlı olarak değiştiğinden her teslimat gününde yüklenici tarafından teslim edilen akaryakıt ağırlığının tankerin yükleme alanına giriş ve çıkışında tartım yapılarak bulunması ve bu miktarın her sevkiyattan günlük alınacak akaryakıt numunelerinin analiz yapılması suretiyle bulunacak 15 °C sıcaklığa göre düzeltilmiş yoğunluk değerine bölünmesi suretiyle doğru hacim miktarının hesaplanması gerekmektedir. Mevcut sistemde haftanın 6 günü tanker ile ikmal yapıldığı dikkate alındığında sürecin yönetimi daha karmaşık bir hal almaktadır.
Teknik Şartnamenin Denetim Esasları başlıklı 3’üncü maddesi birinci fıkrasında; “Kabul sırasında yapılacak her türlü analiz işlemlerine ait giderler yükleniciye aittir. Söz konusu Malın komisyonca yaptırılan analizi sonucu (09.04.2007 tarih ve 26488 sayılı Resmi Gazetenin Ulusal Marker Uygulama Faaliyetleri ve Ulusal Marker Teslimine İlişkin Usul ve Esaslara göre analiz yaptırılıp uygun raporu alındıktan sonra) teknik şartnameye uygun olmadığına karar verilmesi halinde akaryakıt teslim alınmayacak yükleniciye iade edilecektir. Yüklenici bu konuda kendisine yazılı olarak verilen talimat üzerine 5 (beş) gün içerisinde söz konusu mal değişimini ayrıca bir bedel istemeksizin yapmak zorundadır. Bu hususta bir gecikme olursa her türlü cezai sorumluluk yükleniciye aittir” ve ikinci fıkrasında “Destek Hizmetleri Müdürlüğü akaryakıt ürünleri ile ilgili incelemeyi ve tahlilleri yaptırmaya yetkilidir. Tahlil yapılması halinde, tahlil giderleri yüklenici tarafından karşılanacak veya yüklenicinin hak edişinden kesilecektir.
Yüklenici vereceği akaryakıt ürünleri için sürekli kalite güvencesi sunacaktır. İdare gerekli gördüğünde; her cins petrol ürünü için yüklenici tarafından temin edilecek Standart numune kaplarından 3 şişe numune alarak bu numuneleri idare görevlisi ile Yüklenici petrol ürününü getiren yetkili elemanı huzurunda mühürlenecek ve etiketlenecektir. Bu etiket üzerinde petrol ürününün cinsi, sevk irsaliyesi numarası, sevk tarihi, getirilen tankerin plaka numarası ile idare ve yüklenicinin yetkili elemanlarının isim ve imzaları bulunacaktır. Alınan numunelerin TÜPRAŞ Spesifikasyonlarına uygun çıkmaması, numunelerde pislik, su vb artık ve yabancı maddeler bulunması hallerinde teslim edilen parti malın tümü Yüklenici tarafından geri alınarak aynı miktarda yenisi ücretsiz olarak teslim edilecektir. Araçlardan boşaltılamayan ve uygun olmayan tüketilmiş yakıt için herhangi bir ücret ödenmeyecek olup, Bu durumda tahlil ücreti ve birlikte araçlarda oluşacak hasar ve zararın giderilmesi için yapılacak masraflar da Yükleniciden tahsil edilecektir.” şeklinde düzenlemelere yer verilse de yapılacak analizlerin idarenin gerek görmesine bağlı olması da bu analizlerin periyodik olarak yapılmasını engellemektedir. Ancak yapılan incelemelerde numune alma ve analiz süreçlerinin sağlıklı olarak işletilmediği görülmüştür.
-Haftanın 6 günü tankerle ikmal yapıldığından akaryakıt fiyatlarındaki her artış nedeniyle fiyat farkı ödenmek durumunda kalınmaktadır. Belediyenin toplu alıma imkan verebilecek bir depo tesisi bulunması durumunda akaryakıt fiyatlarındaki artışlardan etkilenme oranı da azalabilecektir.
Belediyenin devam eden akaryakıt alımları ile ilgili olarak; işin teknik şartnamesine uygun şekilde ikmal işlemlerinin elektronik sayaçlı tanker ile yapılması, başta ulusal marker uygunluğu olmak üzere diğer tüm yapılması gerekli testlerle ilgili numune alma ve analiz süreçlerinin periyodik hale getirilmesi ve bu süreçlerin yakından takibinin yapılması gerekmektedir.
Ayrıca, Belediyenin daha uygun fiyatlı akaryakıt temin edebilmesi, fiyat artışlarından daha az etkilenmesi ve kalite kontrol süreçlerinin daha sağlıklı olarak takip edilebilmesi için özellikle motorinde kendisine ait bir akaryakıt depolama ve ikmal tesisinin yapımına yönelik tedbirlerin alınması da gerekmektedir.