Akaryakıt Alım İşlemleri İle İlgili Süreçlerde Eksiklikler Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Akaryakıt Alım İşlemleri İle İlgili Süreçlerde Eksiklikler Bulunması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – İl Özel İdaresi

Bilecik İl Özel İdaresi 2023 yılı ihtiyacı olarak alımı yapılan akaryakıtlar ile ilgili olarak yapılan ihalelerin doküman ve bu dokümanda yer verilen kontrol ve kabul süreçleri ile filli uygulamalarında yapılan incelemelerde bazı eksiklikler bulunduğu görülmüştür.
İdarenin 2023 yılı motorin ihtiyacı kapsamında; 09.01.2023 tarihinde 350.000 litre motorin (diğer) alımı için 2022/1354032 ihale kayıt numarası ile ihale yapılmış ve yüklenici ile 26.01.2023 tarihinde sözleşme yapılmıştır. Sözleşme süresi 11 aydır.
07.09.2023 tarihinde 130.000 litre motorin (diğer) alımı için 2023/839268 ihale kayıt numarası ile ihale yapılmış ve yüklenici ile 20.09.2023 tarihinde sözleşme yapılmıştır. Sözleşme süresi 70 gündür.
19.10.2023 tarihinde 200.000 litre motorin (diğer) alımı için 2023/1009254 ihale kayıt numarası ile ihale yapılmış ve yüklenici ile 08.11.2023 tarihinde sözleşme yapılmıştır. Sözleşme süresi 60 gündür.
Her 3 ihale için de aynı mahiyette olan ihale dokümanı ve düzenlenen hakedişler üzerinde yapılan incelemeler neticesinde tespit edilen hususlara aşağıda maddeler halinde yer verilmiştir.
Teknik Şartname;
-İdarenin akaryakıt alımına ilişkin hazırladığı Teknik Şartnamenin İhale Konusu Malın Satış Faaliyetinin Yerine Getirilebilmesi İçin İlgili Mevzuat Gereğince Alınması Zorunlu İzin, Ruhsat ve Faaliyet Belgesi Veya Belgeler başlıklı 2’nci maddesi a bendinde isteklinin Akaryakıt Dağıtım ve Pazarlama Kuruluşu ya da Bayisi olduğuna dair, EPDK’dan alınmış, sözleşme bitimine kadar geçerlilik süresinin devam edeceği Bayilik Lisansı veya Dağıtıcı Lisansı belgelerinin aslı ya da noter onaylı suretinin verilmesi istenmiştir.
Kamu İhale Genel Tebliği’nin Akaryakıt Alımına İlişkin Hususlar başlıklı 61’inci Maddesi ikinci fıkrasında “İdare, akaryakıt alımlarında serbest kullanıcı lisansına sahip olup olmadığı ve/veya alımın elektronik sistemlerle akaryakıt alımı olup olmadığına göre adayın veya isteklinin sahip olması gereken lisans türünü saptayacak ve bu lisansları ön yeterlik şartnamesi veya idari şartname ile ilanda belirtecektir.” hükmüne yer verilmiştir.
17.06.2004 tarih ve 25495 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Petrol Piyasası Lisans Yönetmeliğinin Serbest Kullanıcı Limiti başlıklı 46’ıncı maddesinde kalorifer yakıtı, fuel oil ve motorinde serbest kullanıcıların tabi olduğu serbest kullanıcı limiti her bir ürün için yıllık asgari olarak 5.000 ton olarak belirlenmiştir.
Aynı Yönetmelik’in Serbest Kullanıcı Lisansı Kapsamında Yürütülebilecek Faaliyetler başlıklı 29’uncu maddesinde serbest kullanıcı lisansı sahiplerinin piyasada kullanım türüne göre kalorifer yakıtı, fuel oil ve motorini dağıtıcı lisansı sahiplerinden temin edebileceği hükmü yer almaktadır.
İdarelerin akaryakıt dağıtım firmalarından toptan akaryakıt alabilmeleri için EPDK’dan Serbest Kullanıcı Lisansı alması gerekmekte olup, bu şartı sağlamayan idarelerin sadece bayilerden akaryakıt temini mümkün olduğundan bu durumun yapılacak ihale şartnamelerinde açıkça belirtilmesi gerekli görülmektedir.
Bilecik İl Özel İdaresinin serbest kullanıcı lisansı bulunmadığından ve akaryakıtı dağıtım lisansı sahiplerinden temin edebilmesi yukarıda bahsedilen mevzuat hükümleri uyarınca mümkün olmadığından ihale dokümanında tabi olunacak lisans türü olan bayi lisansının açıkça belirtilerek talep edilecek belgelerin bu kapsamda belirlenmesi uygun olacaktır.
-Teknik Şartnamenin Teslim, Tesellüm, Muayene ve Kabul İşlemleri başlıklı 7’inci maddesi b bendinde “Motorin (Diğer) İzmit Rafinerisinden alınacaktır.” şeklinde akaryakıt temin noktasını kısıtlayıcı hüküm getirilmiştir.
İdare tarafından alınacak akaryakıtın rafineriden yüklenmesi isteniyor ise tek rafineriyi işaret etmek yerine alınacak akaryakıtın rafineriden yükleneceğinin belirtilmesi rekabetin sağlanması açısından daha uygun olacaktır.
Aynı maddenin (j) bendindeki kabule esas numune alma süreçlerinin gelen akaryakıt tankerlerindeki mühürlerin fiziksel durumları ve numaraları ile irsaliyelerdeki kayıtlı numaraların karşılaştırılması, mühürlerde deformasyon veya uyumsuzluk görüldüğünde izlenecek yol, teslimata gelen tankların neresinden, nasıl ve hangi özellikte kaplarla numune alınacağı, numunelerin nasıl ve ne süre ile muhafaza edileceği gibi hususlara detayları ile yer verilecek şekilde düzenlenmesi uygun olacaktır.
Fiili durum ile ilgili yapılan kontrollerde akaryakıt alımları ile ilgili düzenlenen tutanaklarda sevk irsaliyesinde yer alan mühür numaraları ile bu mühürlerin fiili durumu ile ilgili bir açıklamaya yer verilmediği görülmüştür.
Tanker üzerinde bulunan mühürlerin numaralarının irsaliyedeki numaralarla karşılaştırılıp bunlara tutanakta yer verilmesi ve bunlara mühürlerin fiziki durumları ile ilgili açıklamaların da eklenmesi gerekmektedir.
Akaryakıttan numune alım işlemlerinin her bir tanker bölmesinin üst kapağı açılmak suretiyle standartlara uygun numune alma kapları ve numune saklama kapları kullanılarak yapılması önem taşımaktadır. Bu nedenle, akaryakıt alım şartnamelerine ilgili standardına uygun numune alma cihazları ve kaplarının yüklenici tarafından temini yönünde hüküm konulması da uygun olacaktır.
-Teknik şartnameye akaryakıt tesliminde gelen tankerlerin dolu ve boş olarak tartılacağı, tartım masrafının yükleniciye ait olacağı, bu yolla hesaplan akaryakıt ağırlığının analiz raporunda belirtilen 15 °C sıcaklığa göre düzeltilmiş kesafet değerine bölünerek litre cinsinden miktarın hesaplanacağı ve bu değerin sevk irsaliyesindeki değer ile karşılaştırmasının yapılarak hangi değer küçük ise o değerin dikkate alınarak hakediş yapılacağı yönünde izahat konulması olası anlaşmazlıkların izalesi yönünde faydalı olacaktır. Her ne kadar yapılan incelemelerde İdarenin fiili olarak hakediş hesaplamalarında bu yolu izlediği görülse de bunun açıkça ihale dokümanında belirtilmesi gerekli görülmektedir.
-Hakediş ve Ödeme Başlıklı 8’inci maddesinde düzenlenecek hakedişler çerçevesinde ödemelerin 45 gün içerisinde yapılacağı belirtilmiştir. Fiili olarak 1 ay içerisinde ödemelerin yapıldığı görüldüğünden, teklif hazırlama aşamasında ilave maliyet yaratmaması için ödeme şartının fiili durumla uyumlu olarak 30 gün olarak düzenlenmesi uygun olacaktır.
İdari Şartname
-İdari şartnamenin Fiyat Farkı başlıklı 47’inci maddesinde yer alan ve akaryakıt alımları ile ilgili olmayan açıklamaların kaldırılarak, sadece akaryakıt fiyat farkı hesaplamalarına esas açıklamalara yer verilmesi uygun olacaktır.
Kamu İdaresi cevabında Bulguda belirtilen husulara uyulacağını belirtmiştir.
Yukarıda yapılan tüm tespit ve değerlendirmeler ışığında İdarenin devam eden akaryakıt alımları ile ilgili olarak;
-Teknik şartnamede İdarenin tabi olabileceği lisans türü olan bayi lisansının açıkça belirtilerek talep edilecek belgelerin bu kapsamda belirlenmesi,
-İdare tarafından alınacak akaryakıtın yükleme noktası ile ilgili olarak rekabeti kısıtlayıcı şartlara yer verilmemesi,
-Teknik şartnamede tariflenecek kabule esas numune alma süreçlerinin gelen akaryakıt tankerlerindeki mühürlerin fiziksel durumları ve numaraları ile irsaliyelerdeki kayıtlı numaraların karşılaştırılması, mühürlerde deformasyon veya uyumsuzluk görüldüğünde izlenecek yol, teslimata gelen tankların neresinden, nasıl ve hangi özellikte kaplarla numune alınacağı, numunelerin nasıl ve ne süre ile muhafaza edileceği gibi hususlara detayları ile yer verilecek şekilde düzenlenmesi,
-Teknik şartnamede kabule esas akaryakıt hacim ölçümlerinin nasıl yapılacağına dair hükümlere yer verilmesi,
– Hakediş ödeme sürelerinin fiili durumu yansıtacak şekilde düzenlenmesi,
-İhale dokümanında akaryakıt alımı ile ilgili olmayan detaylara yer verilmemesi,
gerekli görülmektedir