|
ÖZET: İdarenin akaryakıt sistemine dahil edilmemiş bazı araçları, otomasyon sistemi bulunmayan bir akaryakıt istasyonundan yakıt temin etmektedir. 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu, kamu kaynaklarının etkin ve hukuka uygun şekilde yönetilmesini zorunlu kılmakta; iç kontrol mekanizmalarının oluşturulması gerektiğini vurgulamaktadır. Ancak, mevcut durumda, araçların bir kısmı Devlet Malzeme Ofisi (DMO) sistemine kaydedilmişken, diğerleri manuel kayıtlarla takip edilmektedir. Bu durum, yakıt alımında şeffaflık ve hesap verebilirlik açısından riskler doğurmaktadır.
Otomasyon sisteminin eksikliği, akaryakıt tanklarının doluluk durumunun izlenmesini ve yakıt tüketim raporlamasını zorlaştırmakta; bu da plansızlık ve gecikmelere yol açmaktadır. Manuel kayıt işlemleri, hata yapma olasılığını artırmakta ve personel verimliliğini olumsuz etkilemektedir. İdare, bu sorunlara çözüm olarak, tüm araçların DMO üzerinden akaryakıt temin edilmesini ve otomasyon sisteminin en kısa sürede kurulmasını planlamaktadır. Sonuç olarak, akaryakıt temininde etkin bir otomasyon sisteminin kurulması, yalnızca belirli ekipmanların yakıt ihtiyaçlarının karşılanmasıyla sınırlı kalmamalı; tüm araçların sistemle entegre edilmesi sağlanmalıdır. Aksi takdirde, kayıt dışı tüketim ve maliyet yönetimi sorunları artacaktır. |
BULGU: Araçların Akaryakıt Sistemine Dahil Edilmemesi ve İdarenin Akaryakıt İstasyonunda Otomasyon Sisteminin Bulunmaması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – İl Belediyesi
İdare bünyesindeki bazı araçların Devlet Malzeme Ofisi (DMO) akaryakıt sistemine dahil edilmediği, bu araçlara yakıtın ise otomasyon sistemi bulunmayan idareye ait akaryakıt istasyonundan sağlandığı tespit edilmiştir.
5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Hesap verme sorumluluğu” başlıklı 8’inci maddesinde; her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumlu olduğu belirtilmiştir.
Aynı Kanun’un “İç kontrol” başlıklı 55’inci maddesi uyarınca ise iç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçler olup iç kontrol sistemi ile mali iş ve işlemlerin kontrol sürecinden geçirilip riskin en aza indirilmesi amaçlanmaktadır.
İdare, akaryakıt temininde iki farklı yöntem kullanmaktadır. Araçların bir kısmı, Devlet Malzeme Ofisi (DMO) üzerinden temin edilen ve anlaşmalı bir akaryakıt istasyonunda çalışan otomasyon sistemine kayıtlıdır. Bu sistem sayesinde, araçların aldıkları yakıtlar otomatik olarak takip edilebilmekte ve şeffaflık sağlanmaktadır. Ancak, araçların diğer bir kısmı bu sisteme dahil edilmemiştir. Bu araçlar, Fen İşleri Müdürlüğü şantiyesinde bulunan bir akaryakıt istasyonundan yakıt almaktadır.
Yerinde yapılan incelemelerde, bu istasyonda üç adet akaryakıt tankının bulunduğu, ancak yakıt dağıtımı ve tank doluluk durumlarının izlenmesi için herhangi bir otomasyon sisteminin bulunmadığı, yakıt alan araçlara ilişkin kayıtların bir personel tarafından elle tutulduğu ve bu nedenle kayıtların resmi nitelik taşımadığı, ayrıca hangi aracın ne zaman ve ne kadar yakıt aldığı ile tankların mevcut yakıt durumu gibi kritik verilerin anlık olarak takip edilmesinin mümkün olmadığı tespit edilmiştir.
Akaryakıt temin ve kullanım işlemlerinin profesyonel bir otomasyon sistemiyle takip edilmemesi, idare açısından bazı riskler doğurabilecektir. Manuel yöntemlerle yapılan kayıt işlemlerinde hata yapma olasılığı bulunmakta olup, bu durum akaryakıt dağıtımında şeffaflık ve hesap verebilirliğin zayıflamasına neden olabilecektir. Ayrıca, otomasyon sisteminin bulunmaması nedeniyle akaryakıt tanklarının anlık yakıt durumu gibi bazı verilerin izlenmesi ve bu verilere ilişkin ihtiyaca uygun raporlama yapılması güçleşebilecektir.
Ayrıca, tank doluluk durumu gibi kritik verilerin manuel takip edilmesi, akaryakıt ikmal süreçlerinde gecikmelere ve plansızlık riskine yol açmaktadır. İdarenin kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması amacıyla gerekli kontrol mekanizmalarının oluşturulmaması hem iç kontrol zafiyeti yaratmakta hem de usulsüzlük ve suiistimal riskini artırmaktadır. Bunun yanı sıra, manuel kayıtların iş yükünü artırması nedeniyle personel verimliliği olumsuz etkilenmekte ve ek maliyetler doğabilmektedir. Bu eksiklikler, idarenin kamu kaynaklarının yönetimindeki güvenilirliğine ve performansına zarar vermektedir.
Kamu idaresi göndermiş olduğu cevapta, idarenin kullanmış olduğu tüm taşıtların ve iş makinelerinin (kiralık ve belediye envanteri) akaryakıt ihtiyaçlarının DMO üzerinden temininin sağlanacağını. Bununla birlikte diğer makine ve aletlerin akaryakıt ihtiyaçlarının fen işleri garajı akaryakıt istasyonundan temin edilmekte olduğunu ve ilgili istasyonda en kısa zamanda otomasyon sisteminin kurulacağını bildirmiştir.
Sonuç olarak, ilgili araçların Devlet Malzeme Ofisi (DMO) akaryakıt sistemine kayıt edilmesi sağlanmalı, idareye ait akaryakıt istasyonundan yalnızca çim biçme makineleri, jeneratör gibi özel ekipmanların yakıt ihtiyacı karşılanmalı ve bu işlemlerin takibi için istasyona en azından yakıt alan araç ve ekipmanları, verilen yakıt miktarını ve tarih-saat bilgisini anlık olarak kaydedebilen bir otomasyon sistemi kurulmalıdır. Aksi takdirde, akaryakıt tüketiminin kontrol edilememesi nedeniyle usulsüz kullanımların önüne geçilemeyecek, kayıt dışı tüketim riski artacak ve maliyet yönetimi sağlıklı bir şekilde yapılamayacaktır.