|
ÖZET: 2024 yılı Sayıştay Denetim Raporları, belediye şirketlerinde araçların iş amaçları dışında kişisel kullanıma yönelik olarak kullanıldığını ortaya koymuştur. Türk Ticaret Kanunu’nun ilgili maddeleri, şirket yönetiminin görev ve yetkilerinin devredilemez olduğunu belirtirken, araçların kullanımına ilişkin düzenlemeler de bu çerçevede önem kazanmaktadır. Şirketin Seyahat Yönergesi ve Hizmet Araçları Yönergesi, araçların yalnızca görev amaçlı kullanılmasını öngörmekte, ancak uygulamada bu kurallara uyulmadığı görülmektedir.
Denetim bulguları, bazı üst düzey yöneticilerin, araç/şoför görevlendirmesi olmaksızın şirket araçlarını kullandığını ve bu durumun mevzuat ile şirket politikalarıyla çeliştiğini göstermektedir. Örneğin, bir yönetim kurulu üyesinin şirketin faaliyet gösterdiği adreslerin dışında bulunduğu, Genel Müdür Yardımcısının ise şirkete gelmeden araç kullandığı tespit edilmiştir. Bu durumlar, şirketin menfaatleri doğrultusunda yönetim ve personel tarafından gerekli önlemlerin alınmadığını ortaya koymaktadır. Şirket yönetimi, bu tür usulsüzlüklerin önlenmesi için gereken tedbirleri almakla yükümlüdür. Denetim sonuçları, araçların usulsüz kullanımına dair sorumluluğun belirlenmesi ve zararların tahsili için gerekli süreçlerin başlatılması gerektiğini vurgulamaktadır. Bu bağlamda, yeni yönetim kurulunun, ilgili personel hakkında gerekli işlemleri yapması önem taşımaktadır. |
BULGU: Araçların Şirket İşleri Dışında Kullanılması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Belediye Şirketi
Şirket araçlarının iş süreçleri dışında şahsi amaçlarla kullanıldığı görülmüştür.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 374’üncü maddesinin birinci fıkrasında, Yönetim kurulu ve kendisine bırakılan alanda yönetimin kanun ve esas sözleşme uyarınca genel kurulun yetkisinde bırakılmış bulunanlar dışında, şirketin işletme konusunun gerçekleştirilmesi için gerekli olan her çeşit iş ve işlemler hakkında karar almaya yetkili olduğu, “Devredilemez görev ve yetkiler” başlıklı 375’inci maddesinde, Şirketin üst düzeyde yönetimi ve bunlarla ilgili talimatların verilmesinin ve yönetimle görevli kişilerin, özellikle kanunlara, esas sözleşmeye, iç yönergelere ve yönetim kurulunun yazılı talimatlarına uygun hareket edip etmediklerinin üst gözetiminin yönetim kurulunun devredilemez ve vazgeçilemez görev ve yetkileri arasında bulunduğu belirtilmiştir.
Şirket tarafından çıkarılan Seyahat yönergesinin; “Amaç” başlıklı 1’inci maddesinde, İzenerji AŞ’de devamlı veya geçici kadro ile çalışan personelin esas kadrolarının bulunduğu yerden, şehir içi, yurt içi ve yurt dışına, görev nedeniyle yapacakları seyahatlere ilişkin giderlere ilişkin ilke, şart ve sınırlar belirlendikten sonra “Seyahat Harcamaları ve Kabul Edilen Diğer Harcamalar” başlıklı 6’ncı maddesinde, “Personel için şehir içi ulaşımında otobüs, metro, banliyö ve vapur gibi toplu taşıma araçlarından yararlanılır. Süratli bitirilmesi gereken işler için Genel Müdürün önceden alınacak oluru ile Şirkete ait hizmet araçları ile gidilebilir.”, “Yol ücreti” başlıklı 9’uncu maddesinde “Şirket aracının görev seyahatlerinde kullanılması durumunda yapılan masraflar ve masrafa konu olan dönemin başlangıç ve sonundaki araç kilometre sayaç rakamları, Görevlendirme Formu’na yazılır. Görev seyahati sebebiyle kabul edilen masraflar aşağıdaki gibidir: a)Akaryakıt faturaları b)Tamir ve bakım faturaları (yedek parça ve yağ değişimi vb.)” denilmektedir.
Şirket tarafından 04/06/2024 tarihinde çıkarılan “Hizmet Araçları Yönergesi”’nin “Amaç” başlıklı 1’inci maddesinde; “Yönergenin amacı, İZENERJİ AŞ’ ye ait ve/veya kiralama yolu ile teslim edilen hizmet araçlarının tahsisini, kullanımını, bakım ve onarımını düzenler.” “Hizmet aracı talep formunun kullanılması ve araç takip kuralları” başlıklı 6’ncı maddesinde; “Tüm Hizmet araçlarında üzerinde taşıt takip sistemi GPRS mevcuttur. Taşıt takip sisteminden sinyal alınıp alınmadığı Baş Şoför tarafından günlük olarak kontrol edilir. Sorun tespit edilmesi İZENERJİ İnsan Kaynakları Temizlik Bakım Onarım Enerji Güvenlik Hizmetleri 22
halinde, ivedilikle İdari İşler Müdürlüğü’ne bilgi verilir. Araç Takip Sistemi, İdari İşler Müdürlüğü /Baş Şoför tarafından kontrol edilir. Araç Takip sistemi şifresi, Baş Şoför, İdari İşler Müdürü, Genel Müdür Yardımcısı ve Genel Müdür’ de bulunur. Araç Takip Sistemi günlük olarak İdari İşler Müdürlüğünce görevlendirilen Baş Şoför tarafından yazılı olarak sistemden alınır ve onaylı “Hizmet Aracı Görev ve Talep Formu” ile karşılaştırılarak kontrolleri sağlanır. Aksi tespitler ivedilikle İdari İşler Müdürlüğü’ ne bildirilir.” denilmektedir.
Şirket bünyesinde kullanılan araç takip sistemi ve görevlendirmelerin karşılaştırılması sonucunda, araçlara ait konum verilerinin pek çok kez alınamamasına rağmen gerekli önlemler alınmamıştır. Araçlara ilişkin konum ve görevlendirme verilerinin karşılaştırması neticesinde;
* Bir yönetim kurulu üyesinin diğer Şirket personelinden farklı olarak araç/şoför görevlendirmesi olmaksızın Haziran 2024 tarihine kadar bazen şoförlü bazen şoförsüz olarak şirket aracını kullandığı, bazı günlerde Şirketin faaliyet gösterdiği adreslerin dışında bulunduğu,
* Şirket Genel Müdür Yardımcısının işe ilk girişinden itibaren 2024 yılı sonuna kadara kendisine herhangi bir müdürlüğün bağlı olmadığı, şirket aracını şoförlü olarak kullandığı, bazı günlerde şirkete hiç gelmediği bazı günlerde ise birkaç saat uğrayıp Şirketten ayrıldığı, bazı günlerde Şirketin faaliyet gösterdiği adreslerin dışında bulunduğu,
* Şirket Genel Müdür Vekilinin mart ayı araç ve şoför görev emrinde İzmir merkezde görevli olduğu belirtilmesine rağmen başka il konumlarında bulunduğu,
anlaşılmıştır. Sayılan uygulamaların gerek mevzuat gerekse de şirket tarafından çıkarılan yönergeleriyle bağdaşmadığı açıktır. Şirket yönetimi ve sorumlu olan personel şirket menfaatleri doğrultusunda işlem tesis etmelidir.
*Şirket cevabında özetle, bahsi geçen Yönetim Kurulu üyesinin şirkette üstlenmiş olduğu görevleri nedeniyle kendisine araç tahsis edildiği, iş yoğunluğunun fazla olduğu, aracın Şirket işleri için kullanıldığı ifade edilmiştir. Bulgunun yönetim kurulu üyesine ilişkin bölümünde, araç/şoför görevlendirmesinin bulunmaması ve bazı günlerde Şirketin faaliyet gösterdiği adreslerin dışında bulunması hususu irdelenmiştir. Haziran ayı sonrasında aynı personelin iş yoğunda bir değişiklik olmadığı halde araç/şoför görevlendirmesinin bulunduğu öncesinde ise bulunmadığı konusunda herhangi bir açıklama yapılmamıştır. Ayrıca ilgili personelin, Şirketin faaliyet gösterdiği adreslerin dışında (güvenlik noktaları, şirketin hizmet binaları, büyükşehir, bağlı ortaklıkları, şirketleri vb. adreslerin dışında) bulunduğu konularına ilişkin de objektif açıklamalar yapılmamıştır.
*Şirket cevabında Genel Müdür yardımcısının ilk giriş tarihi itibari ile Şirketi ve Şirketin personel yapısını, çalışma alanlarını daha iyi kavraması açısından oryantasyon süreci yaşadığı, bu süreçte İzmir genelinde hizmet noktalarına birebir ziyaretler gerçekleştirdiği ifade edilmiştir. İlgili personele şirket Yönetim Kurulunun 28.01.2025 tarih ve 10 sayılı karar ile İdari İşler Müdürlüğü bağlanmıştır. İdari İşler Müdürlüğünün görevlerinin esas itibariyle Şirket Genel Müdürlük binasında olduğu dikkate alındığında personelin oryantasyon sürecinin büyük çoğunluğunu şirket dışındaki birimlerden ziyade genel müdürlük içerisinde yapması beklenmektedir. Kaldı ki şirketin personel istihdamında oryantasyon uygulamasına ilişkin ilişkin herhangi bir yönerge ve/veya süreci de bulunmamaktadır.
*Şirket cevabında özetle, Genel Müdür Vekilinin mart ayı araç ve şoför görev emrinde İzmir merkezde görevli olduğuna ilişkin kaydın ilgili personel tarafından sehven yapıldığı, Genel Müdür Vekilinin Özel Güvenlik yöneticisi yetkisi alma aşamasında İzmir dışı görüşmeler yapmak üzere il dışına gitmesinin gerektiği ifade edilmiştir. Şirketin örneklem yoluyla seçilen araç görev emirlerin hiçbirinde İzmir ve Manisa illerinin veya başka illerin birbiri yerine sehven de olsa kayıt altına alındığı görülmemiştir. Genel Müdür Vekilinin Özel Güvenlik yöneticisi yetkisi alabilmesinde nasıl bir prosedür işlediği, söz konusu yetkinin alınması için görüşme yapılmasının yeterli olup olmadığı, il il görüşme yapılmasının zorunlu olup olmadığına ilişkin herhangi bir bilgi sunulmamıştır. Ayrıca söz konusu yetki için Manisa iline gidildi ise yetkinin alınıp alınmadığı konusu açıklanmamıştır. Kaldı ki Şirket Seyahat Yönergesinin “Görevlendirme Yetkisi” başlıklı 5’inci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde “Genel Müdür’ün Yurtiçi seyahatleri için Yönetim Kurulundan onay alınır” denilmesine rağmen söz konusu Manisa ziyaretine ilişkin herhangi bir onay da alınmamıştır.
Şirket cevabında belirtilen ifadelere ilişkin yukarıda yapılan açıklamalar yeterli olup ilave açıklama yapılmasını gerektiren bir durum bulunmamaktadır.
Bu bağlamda şirket yeni yönetim Kurulunun şirket Genel Müdür Vekili ve Yardımcısı ile araçların usule aykırı kullanılmasında ihmali olan İdari İşler Müdürü ve Araç Sevk Birimindeki personelden söz konusu kullanımlar nedeniyle oluşan zararların tahsiliyle ilgili gerekli süreci işletmesi gerekmektedir.