Aşı ve Antiserum Soğuk Zincir ve Stok Yönetim Sistemi Hizmet Alımına İlişkin Süreçlerin İhale Dokümanına Uygun Sürdürülmemesi (Sayıştay)

BULGU: Aşı ve Antiserum Soğuk Zincir ve Stok Yönetim Sistemi Hizmet Alımına İlişkin Süreçlerin İhale Dokümanına Uygun Sürdürülmemesi

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri

Aşı ve Antiserum Soğuk Zincir ve Stok Yönetim Sistemi hizmet alımında Şartname’de belirtilen sayıda personel çalıştırılmadığı, teknik personel arasında iş deneyimi veya mezuniyet şartlarını taşımayanların bulunduğu, işin yürütülmesine ilişkin süreçlerde aksamalar bulunduğu ve hakedişlerin aylık düzenlenmemesi nedeniyle ceza hükümlerinin uygulanmadığı görülmüştür.
Aşı ve Antiserum Soğuk Zincir ve Stok Yönetim Sistemine ilişkin hizmet alımı 60 aylık süre ve 87.508.740,00 TL bedel üzerinden 13.05.2022 tarihinde sözleşmeye bağlanmıştır. Bu hizmet alımı ile; ülke genelinde Bakanlık tarafından sevk ve idaresi gerçekleştirilen soğuk zincire tabi aşı ve anti serumların tüm noktalarda, saklandıkları depo ve dolaplarla, nakledildikleri araçlardaki sıcaklık ve ürünlerin stok takibinin gerçek zamanlı olarak, kesintisiz ve düzenli bir şekilde yapılması, gerekli bilgilerin kayıt altına alınması, raporlanması, ilgili merkezlerden izlenilmesi ve gerekli durumlarda ilgililere uygun yöntemlerle uyarı yapılması amacıyla oluşturulan Aşı Takip Sisteminin (ATS) sürdürülmesi amaçlanmaktadır.
İşe ait İdari Şartname’nin 2’nci maddesinde ihale konusu iş kalem bazında ifade edilmiştir. Buna göre bahse konu hizmet alımı ATS Merkez Yazılım, Bakım, Geliştirme ve Güncelleme Hizmet Alımı, Çağrı Merkezi Hizmet Alımı, Sıcaklık Takip Cihazı (STC) Cihaz Bakım Destek Hizmet Alımı, Mobil Araç Cihaz Takip Hizmeti Alımı ve Akıllı Aşı Dolabı Alımı (1000 adet) olmak üzere 5 kalemden oluşmaktadır:
Teknik Şartname’nin 2’nci maddesinde de hizmetin amacı ve kapsamı; mevcut bulunan 13850 adet sensör ve 12890 STC cihazı ile 233 adet mobil araç ve soğuk zincir cihazının saha operasyonu, teknik servis ve arızalarının giderilmesi hizmetlerinin yürütülmesi, farklı donanım veya sistemler ile entegrasyonu konusunda, web ara yüzü veya bulut teknolojileri kullanılarak ihtiyaç duyulan geliştirme ve güncellemelerin yapılması, 7/24 esasına uygun olarak çalıştırılacak Çağrı Merkezi oluşturulması, 1000 adet akıllı aşı dolabının temini ile kurulumlarının yapılması olarak belirlenmiştir.
İşin yürütülmesine ilişkin yapılan incelemeler neticesinde;
– İlerleme Raporlarına göre; ilk 2 ay haricinde sensör, cihaz ve araç sayılarında azalmalar olduğu ve bu azalmaların tüm raporlarda mevcudiyetini devam ettirdiği, Nisan 2023 tarihine ait son İlerleme Raporunda sensör sayısının 75 adet, cihaz sayısının 165 adet ve araç sayısının ise 231 adet olarak gerçekleştiği anlaşılmıştır. Teknik Şartname’nin 7.2. maddesinde arıza veya teknolojik yetersizlik nedeniyle hizmet veremeyen cihaz ve malzemelerin ücretsiz olarak şartnameye uygun hizmet verebilir hale getirileceği belirtilmiş olup uygulamada bu hükme uyulmadığı tespit edilmiştir.
– Şubat 2023 tarihli İlerleme Raporuna göre 648 adet akıllı aşı dolabının teslim edildiği, Mart 2023 tarihli İlerleme Raporuna göre ise bunlardan 529 adetinin ID tanımlamasının yapıldığı anlaşılmıştır. Teknik Şartname’nin 7.1. maddesinde, Şartname’de belirtilen sayıda akıllı aşı dolabının sözleşme sonrası en geç altı ay içerisinde temin edilerek kurulumlarına başlanılacağı ve kurulumların en geç dokuz ay sonra tamamlanacağı belirtilmiş olup uygulamada bu hükme uyulmadığı tespit edilmiştir.
– Teknik Şartname’nin 7.2.1.11. maddesinde ATS kullanıcı ara yüzünde görsel iç bütünlük sağlanacağı ve sayfalarda benzer tasarımlar kullanılacağı, Android, IOS vb. işletim sistemlerine sahip tablet ve telefonlar ile web tabanlı görüntülerin eşlenik ve tam fonksiyonlu olacağı düzenlenmiştir. 7.2.1.20. maddesinde mevcut kullanılan veri tabanlarının (Oracle), PostgreSQL veri tabanlarına taşınmasının sözleşme sonrası en fazla 12 ayda yüklenici tarafından tamamlanacağı belirtilmiştir. 7.2.1.13. maddesinde mobil yazılımın güncellemesinin ve geliştirmesinin yapılacağı ifade edilmiştir. İlerleme raporlarının incelenmesi neticesinde bahse konu yazılım hizmetlerinin tamamlanmadığı tespit edilmiştir.
– Teknik Şartname’nin 7.6.3. maddesinde; yüklenicinin zaman planına dahil edilen işleri, planlanan zamanda bitiremeyeceği durumlarda sebepleri ile ATS Komisyonuna bildirip ek süre isteyebileceği, ATS Komisyonu tarafından gerekçeler uygun görüldüğü takdirde en fazla başlangıçta öngörülen süre kadar ek süre verilebileceği düzenlenmiştir. Yapılan incelemede planlanan zamanda bitirilemeyen işler bulunmasına rağmen bu kapsamda bir süre uzatımı bulunmadığı tespit edilmiştir.
– Teknik Şartname’nin 6.24. maddesi uyarınca yüklenici tarafından sunulması gereken ProjeYönetim Planının hazırlanmadığı tespit edilmiştir.
– İş kapsamında çalışan personelin, yüklenici tarafından istihdam edilmediği ve bu hizmet için alt yüklenici kullanıldığı tespit edilmiştir.
İdari Şartname’nin 18’inci maddesinde; isteklilerin ihale konusu hizmet kapsamında alt yüklenicilere yaptırmayı düşündükleri işlere ait listeyi, teklifleri ekinde verecekleri, ihalenin bu şekilde teklif veren isteklinin üzerine kalması durumunda, isteklinin işe ait sözleşme imzalanmadan önce alt yüklenicilerin listesini İdarenin onayına sunması gerektiği ifade edilmiştir.
Teknik Şartname’nin 7.1.5.6, 7.2.1.29 ve 7.3.14 maddelerinde; yüklenicinin maddede belirtilen hizmeti vermek üzere yeterli sayıda, Personel Nitelik Tablosuna uygun ve ATS Komisyonunun onaylayacağı personel istihdam edeceği düzenlenmiştir. 10.4.5. maddesinde ise yüklenicinin, proje kapsamında Personel Nitelik Tablosunda yer alan nitelik ve sayıdaki personeli görevlendireceği; tabloda belirtilen personel sayısının en az olduğu, hizmetin aksamaması ve belirlenen iş planlarının zamanında yapılabilmesi için yüklenicinin gerektiğinde tabloda belirtilen nitelikte personel çalıştırabileceği veya yönetim onayı ile alt yüklenici kullanabileceği düzenlenmiştir.
Yüklenicinin teklifinin incelenmesi neticesinde teklif ekinde alt yüklenici çalıştırmaya ilişkin bir belge sunmadığı görülmüştür. Diğer taraftan Teknik Şartname’nin ilgili hükümlerinde de ATS Merkez Yazılım, Bakım, Geliştirme ve Güncelleme, Çağrı Merkezi Hizmet Alımı, STC Cihaz Bakım Destek kapsamındaki hizmetler için yüklenicinin ilgili personeli istihdam edeceği düzenlenmiştir. Teknik Şartname’nin 10.4.5. maddesinde yer alan alt yüklenici düzenlemesi ise hizmetin aksamaması için çalıştırılacak ilave personele ilişkin bir düzenlemedir.
İş kapsamında çalışan personele ait dosyaların incelenmesi neticesinde iş kapsamında çalışan personelden sadece bir kişinin yüklenici tarafından istihdam edildiği bu personel hariç tüm personelin alt yükleniciler vasıtasıyla istihdam edildiği tespit edilmiştir.
– Teknik Şartname’nin 10.4.6. maddesinde; yüklenicinin, nitelikleri Personel Nitelik Tablosunda belirtilen özellikte personel istihdam edeceği düzenlenmiştir. 20.07.2023, 24.08.2023 ve 17.10.2023 tarihli Toplantı Tutanak Formlarından ve sunulan personel dosyalarından proje kapsamında çalıştırılması gereken Uzman Yazılımcı, Yazılımcı, Yöneylem Uzmanı, Teknik Destek ve Elektrik/Elektronik personelinin uzun sürelerle istihdam edilmediği tespit edilmiştir.
– Personel Nitelik Tablosunda; teknik destek personelinin, tercihen üniversite mezunu veya en az iki yıl eğitim verilen Elektrik/Elektronik, Bilgisayar Programcılığı, Bilgisayar Teknolojileri vb. eğitim verilen diğer bölümlerin birinden ile meslek liselerinin ilgili bölümlerinden mezun ve arızalı cihazların tamiri, uzaktan problem tespiti, saha iletişimi ve yönetimi konularında en az üç yıllık tecrübesi olması gerektiği düzenlenmiştir. Yapılan incelemede bu kapsamda istihdam edilen beş personelden üçünün eğitim ve/veya iş tecrübesi şartlarını sağlamadıkları tespit edilmiştir.
– Teknik Şartname’nin 12.1. maddesinde; sözleşme kapsamında idare tarafından, sağlanan hizmetler için her hakediş döneminde tek bir hakediş olmak üzere aylık dönemlerde hakediş düzenleneceği belirtilmiştir.
Yapılan incelemede 2023 yılı içerisinde 12 aylık dönem için düzenlenmiş 4 adet hakediş bulunduğu, son iki hakediş arasında 5 aylık bir süre olduğu, son hakedişin Nisan 2023 dönemine ait olduğu ve kasım ayında düzenlendiği görülmüştür.
Teknik Şartname’nin; 14.21. maddesinde ATS Komisyonu tarafından belirlenen güncelleme ve geliştirmelerin zamanında yapılamaması durumunda, 14.23. maddesinde yüklenicinin zaman planına uymadığı hallerde, 14.29. maddesinde talep edilen sayı ve nitelikte personel istihdam edilmemesi durumunda kesilecek cezalar düzenlenmiştir.
Hakedişlerin Teknik Şartname’ye uygun olacak biçimde aylık düzenlenmemesi, işin yürütülmesi esnasında karşılaşılan ve Şartname’nin 14’üncü bölümü kapsamında ceza uygulanması gereken durumlar için işlem yapılamamasına veya geç işlem yapılmasına sebep olmaktadır. Nitekim yapılan incelemelerde işin yürütülmesinde bir kısım aksamalar yaşanmasına ve bunların Toplantı Tutanak Formlarına yansımasına rağmen bu aksamalar için tahakkuk ettirilmiş bir ceza bulunmadığı tespit edilmiştir.
Kamu idaresi cevabında, Teknik Şartname’ye göre teknik destek personeli ünvanında bir kişinin çalışması gerektiği ve bu ünvan ile çalışan personelin gerekli mezuniyet belgesine ve iş deneyimine sahip olduğu ifade edilmiştir. Teknik Şartname’nin 10.4.5. maddesinde Personel Nitelik Tablosunda belirtilen personel sayısının en az olduğu belirtilmiş olup gerekli nitelikleri taşıması kaydıyla Tabloda belirtilenden fazla sayıda personel çalıştırılması mümkündür. Nitekim iş kapsamında çalıştırılan personele ilişkin olarak İdare tarafından sunulan dosyaların incelenmesi neticesinde teknik destek personeli olarak 5 kişinin çalıştığı ve bunlardan 3’ünün gerekli nitelikleri haiz olmadıkları tespit edilmiştir.
Kamu idaresi cevabında, tespit edilen aksaklıklara ilişkin yüklenici firmaya ihtar yapıldığı ve gerekli cezai yaptırımların uygulanacağı ifade edilmiştir. Ancak cevaptan Nisan 2024 itibarıyla halen bir hakediş düzenlenmediği dolayısıyla gerekli cezai yaptırımların uygulanmadığı anlaşılmıştır.
Kamu idaresi cevabında, STC cihazının ücretsiz değişiminin yüklenici tarafından yaptırılmasıyla ilgili bir hüküm bulunmadığı ifade edilmekte ise de Teknik Şartname’nin 7.2. maddesinde arıza veya teknolojik yetersizlik nedeniyle hizmet veremeyen cihaz ve malzemelerin ücretsiz olarak şartnameye uygun hizmet verebilir hale getirileceği hüküm altına alınmıştır.
Kamu idaresi cevabında, hakedişe esas evrakların yüklenici tarafından teslim edilmediği için aylık hakediş düzenlenemediği ifade edilmiştir. Ancak Teknik Şartname’nin 12.1. maddesinde, sağlanan hizmetler için her hakediş döneminde tek bir hakediş olmak üzere aylık dönemlerde hakediş düzenleneceği açıkça düzenlenmiş olup son hakedişin Nisan 2023 tarihinde düzenlendiği dikkate alındığında ihale dokümanına aykırılık halinin geçici bir durum olmadığı ve yaklaşık bir yıllık süreyi kapsadığı tespit edilmiştir.
Bu itibarla, Aşı ve Antiserum Soğuk Zincir ve Stok Yönetim Sistemi hizmet alımı kapsamında hakedişlerin zamanında düzenlenmesi öncelikli olmak üzere işe ait Teknik Şartname hükümlerinin yerine getirilmesi gerekmektedir.