Aşırı düşük teklif açıklamasında personel sayısı eksikliği ve sözleşme giderlerinin kârsız hesaplanması mevzuata uygun mudur (KİK)

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,ihale üzerinde bırakılan isteklinin sunmuş olduğu aşırı düşük teklif açıklamasında işçilik maliyetinin, sözleşme giderlerinin, demirbaş malzeme giderinin, ihalede kullanılacak araca ilişkin maliyetin, menüde yer alan yemek girdilerine ilişkin maliyetin ve tevsik edici belgelerin, elektrik, su, LPG giderlerine ilişkin giderlerin mevzuata uygun olarak açıklanmadığı iddiasına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Başvuruya konu ihaleye ait İdari Şartname’nin 2.1.(a) maddesinde ihale konusu işin miktarı ve türünün “Karabük Üniversitesi I. Öğretim ve II. Öğretim öğrencilerine ve personeline 1 öğünde 4 çeşitten oluşan toplam 1.400.000 (BirmilyonDörtyüzbin) adet yemeğin malzeme dâhil yapım, servis ve servis sonrası temizlik hizmeti alımı ihalesi” şeklinde belirlendiği,

Anılan Şartname’nin “Teklif fiyata dahil giderler” başlıklı 25.3’üncü maddesinde “1.400.000 adet 1 öğünde 4 çeşitten oluşan yemek, servis hizmeti, yemek sonrası temizlik hizmeti ayrıca teknik şartnamede belirtilen yükümlülükler teklif fiyata dâhildir.” düzenlemesinin bulunduğu görülmüştür.

Söz konusu ihaleye ilişkin Sözleşme Tasarısı’nın “İşin süresi” başlıklı 9’uncu maddesinde işin başlangıç tarihinin “01.01.2014” ve işin bitiş tarihinin “31.12.2015” olarak düzenlendiği görülmüştür.

Bahse konu ihaleye ilişkin Teknik Şartname’nin A bölümünde ihale konusu işin mahiyeti “1.Bu teknik şartname Karabük Üniversitesi Rektörlüğü Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı mutfak ve servis hizmetlerinin merkezi mutfak ve diğer yemekhanelerde nasıl yürütüleceğini kapsar.

2.Yüklenici yiyeceklerin siparişi, satın alması, depolanması, hazırlanması, pişirilmesi ile öğrenci, idari ve akademik personel yemekhanelerine yemeğin taşınması, yemeğin servisi, bulaşık kaplarının toplanması, yıkanması, çöplerin kaldırılması işi ile yemekhanelerde kullanılan masaların, sandalyelerin, tezgâhların, yerlerin vb. cihazlar ile bina içi ve etrafının temizlenmesi işini üstlenir.

3.Karabük Üniversitesi I. Öğretim öğrencilerine ve personeline öğle yemeği ve II. Öğretim öğrencilerine de akşam yemeği olmak üzere 1 öğünde 4 çeşitten oluşan toplam 1.400.000 adet yemeğin malzeme dâhil yapım, servis ve servis sonrası temizlik hizmeti alımı işidir.

4.Dört çeşitten oluşan bir öğün yemekte B grubu esas yemektir. Öğünlerde her gruptan birer çeşit yemek bulunacaktır. Aynı gruptan iki çeşit yemek bulunmayacaktır.” şeklinde açıklanmıştır.

Anılan Şartnamenin O bölümünde çalışan personelle ilgili şartlar “Yüklenici yemek pişirilmesi, personel ve öğrenci yemekhanelerine yemeğin ulaşması, öğrenci ve personele yemek servisinin yapılması, servis sonrası bulaşık ve temizlik işlemlerinin gerçekleştirilmesi için çalıştırılacak asgari personel sayısı aşağıdaki tabloda belirtilmiştir.

” olarak belirlenmiştir.

Anılan Şartnamenin Ö kısmında ise yemekhaneler arası uzaklıkların km cinsinden verildiği ve 2012-2013 eğitim öğretim dönemine ait elektrik, su ve LPG giderlerinin belirtildiği görülmüştür.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde, başvuruya konu ihaleye 10 isteklinin katıldığı, 9 isteklinin teklifinin geçerli teklif olarak belirlendiği, 2 isteklinin teklifinin aşırı düşük teklif olarak değerlendirildiği ve 03.09.2013 tarihli yazılarla aşırı düşük teklif açıklamalarını sunmalarının istenildiği, söz konusu yazılarda “…

1- Yemek maliyeti

2-İşçilik maliyeti ( Yol, yemek, portör ve kıyafet giderleri dâhil)

3-Sözleşme maliyeti

4- Elektrik maliyeti

5- Su maliyeti

6-LPG maliyeti

7- Merkez kampüsten diğer birimlere taşıma maliyeti

8-İlaçlama maliyeti

9- Temizlik giderleri

10-Teknik şartnamedeki Ek-2 tabloda belirtilen malzeme giderleri

11- Kâr” unsurlarının önemli teklif bileşenleri olarak belirtildiği, Tur-Av Yemek Temizlik Hizmetleri İnşaat Nakliyat Hayvancılık Besicilik ve Ticaret Ltd Şti.- Ant Pa End. Yem. Tem. Gı. Oto. İnş. Bil. ve Dan Tic.ve San. Ltd. Şti. Ortak Girişimi tarafından aşırı düşük teklif açıklamasının sunulduğu, sunulan açıklamanın uygun bulunarak ihalenin anılan isteklinin üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

4734 sayılı Kanun’un “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde ihale komisyonunun verilen teklifleri aynı Kanun’un 37’nci maddesine göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit edeceği, bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak isteyeceği, verilen hizmetin ekonomik olması, teklif sahibinin hizmetin temini işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar ve teklif edilen hizmet işinin özgünlüğü hususlarında yapılacak açıklamaları değerlendirerek ihaleyi sonuçlandıracağı hüküm altına alınmıştır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.4.1. İsteklilerce yapılacak aşırı düşük teklife ilişkin açıklamalar belgelere dayanmalıdır. Belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamalar kabul edilmeyerek söz konusu teklifler reddedilecektir.

79.4.2. İhale komisyonu tarafından yapılacak aşırı düşük teklif değerlendirmesinde aşağıdaki hususların dikkate alınması gerekmektedir.

79.4.2.1. İhale komisyonu, teklifin önemli bileşenlerine ilişkin olarak;

a) Verilecek hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve hizmetlerin temininde kullanılacak avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

hususlarında istekliler tarafından belgelere dayalı olarak yapılan yazılı açıklamaları da dikkate almak suretiyle aşırı düşük teklifleri değerlendirerek ihaleyi sonuçlandıracaktır. 79.4.2.2. Verilecek hizmetin ekonomik olması, seçilen teknik çözümler, hizmetin yerine getirilmesinde kullanılacak avantajlı koşullar veya hizmetin özgünlüğü hususunda bir açıklamada bulunulması durumunda; sadece bu hususların neler olduğu değil, belirtilen çözüm, avantajlı koşul, özgünlük ya da hizmetin ekonomik olması sayesinde elde edilen maliyet avantajının da bilgi ve belgelere dayalı olarak açıklanması gerekmektedir.

79.4.2.3. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b. Fiyat teklifleri,

c. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilmiş fiyat tarifeleri veya bunlardan alınmış fiyat teklifleri,

ç. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilgili mala ilişkin ilan edilen asgari fiyatlar,

d. Perakende satış yapan zincir mağaza veya marketlerin yayımladıkları fiyat kataloglarında yer alan fiyatlar,

e. Ticaret borsalarına kayıtlı mallara ilişkin olarak 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

f. Yaş sebze ve meyve için, Yaş Sebze ve Meyve Ticaretinin Düzenlenmesi ve Toptancı Halleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

g. İsteklinin ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarıdır.

İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (79.4.2.4-79.4.2.13) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.

Yukarıda sayılan belge ve bilgilerden hiçbiri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle ilgili mevzuatına göre son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer belge ve bilgiler kullanılarak da açıklama yapılabilir. (Örnek: Yurt dışından ithal edilen mallara ilişkin olarak gümrük giriş beyannamesi kullanılarak açıklama yapılabilir.)

79.4.2.4. Tedarikçi veya üreticilerden alınan birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

79.4.2.5. İsteklilerce yapılan açıklamalarda; teklifin bir bölümünü oluşturan iş kalemlerine/gruplarına ilişkin olarak piyasada o alanda faaliyet gösteren kişilerden alınan fiyat tekliflerinin sunulması halinde, fiyat teklifinde belirtilen veya fiyat teklifine göre hesaplanan birim fiyat;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında (Ek-O.6) yer alan toplam birim maliyet tutarının,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında (Ek-O.6) yer alan ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından fiyat teklifinin üzerine; “Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından fiyat teklifinin üzerine; “Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…

79.4.2.14. Proforma fatura ve fiyat tekliflerinin, proforma fatura veya fiyat teklifine konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.

79.4.2.15. Maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarının; 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanununa göre çalışan meslek mensuplarından, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olanlar tarafından düzenlenmesi, bütün belge ve tutanakların her sayfasının taraflar tarafından imzalanarak kaşelenmesi gerekmektedir.

(79.4.2.4.) maddesine göre düzenlenen tutanak meslek mensubu ve proforma fatura veren tedarikçi veya imalatçı tarafından, (79.4.2.5.) maddesine göre düzenlenen tutanak meslek mensubu ile istekliye fiyat teklifini veren kişi tarafından imzalanarak kaşelenecek ancak bu tutanaklar proforma fatura veya fiyat teklifi ekinde idareye verilmeyecek ve düzenleyen meslek mensubu tarafından muhafaza edilecektir.

(79.4.2.12.) maddesine göre düzenlenen tutanaklar ise meslek mensubu ile ihaleye katılan istekli tarafından imzalanarak kaşelenecek ve açıklama ekinde idareye sunulacaktır.

Meslek mensubu, proforma fatura veya fiyat teklifi üzerindeki beyanı ile O-5, O-6, O-7 nolu tutanaklardaki beyanların doğruluğundan sorumludur.

Gerekli görülmesi durumunda ihaleyi yapan idare, proforma fatura ve fiyat tekliflerine ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarını, incelemek üzere muhafaza eden meslek mensubundan isteyebilir.

İhale komisyonunun, gerek meslek mensubundan istenen tutanaklar gerekse istekliler tarafından açıklama kapsamında ihale komisyonuna sunulan tutanaklar üzerinde yaptığı inceleme sonucunda sunulan proforma fatura / fiyat teklifi ile bu belgeler arasında uyumsuzluk olduğunu tespit etmesi durumunda teklif reddedilerek uyumsuzluğun niteliğine göre söz konusu belgeler mükellef ve/veya isteklinin bağlı olduğu vergi dairesine gönderilir ve gerekli olması halinde Cumhuriyet Savcılığına bildirim yapılır.

İhale komisyonunca yapılan inceleme sonucunda, yukarıda belirtildiği şekilde bir uyumsuzluk olduğu tespit edilmemekle birlikte, belgelerde yer alan bilgilerin ticari hayatın olağan durumu ve ekonomik verilerle ilgili genel bilgilerle uyumlu olmadığının değerlendirilmesi durumunda isteklinin teklifi reddedilmeyecek ancak proforma fatura ve fiyat teklifleri ile maliyet/satış tutarı tespit tutanakları mükellef ve/veya isteklinin bağlı olduğu vergi dairesine gönderilecektir.

…

79.4.2.24. Yemek hizmet alımı ihalelerinde, çalıştırılacak personelin giyim gideri ile su, tuz, baharat, peçete ve masa örtüsü giderleri için yapılacak açıklamalara ilişkin olarak isteklilerden belge sunmaları istenmeyecektir. İhale komisyonu ayrıca, bu girdiler dışındaki girdilerden de belgelendirilmesine gerek bulunmayanları tespit edebilecektir…” açıklamaları bulunmaktadır.

İhale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde, teklif bileşenlerinin aşağıdaki tabloda yer verildiği şekilde açıklandığı görülmüştür.

Teknik Şartname’de yemek pişirilmesi, personel ve öğrenci yemekhanelerine yemeğin ulaşması, öğrenci ve personele yemek servisinin yapılması, servis sonrası bulaşık ve temizlik işlemlerinin gerçekleştirilmesi için çalıştırılacak asgari personel sayısı olarak 37+13 kişi olarak toplam 50 kişi çalıştırılmasının öngörüldüğü, söz konusu hususun Teknik Şartname’nin O kısmının 19 uncu maddesinde “I. Öğretim öğlen yemeği yapımı, servis ve servis sonrası temizlik işlerinde çalışan personel II. Öğretim akşam yemeği yapımı, servis ve servis sonrası temizlik işlerini yapmak için çalıştırılmayacaktır.” şeklinde düzenlendiği görülmüştür.

İhale üzerinde bırakılan isteklinin ise 37 kişilik personel sayısını esas alarak toplam işçilik maliyetine ulaştığı anlaşılmıştır. İdare tarafından, isteklinin dokümanda belirtilen 50 personel yerine 37 personel için maliyet öngörmesinden kaynaklanan 137.219,59 TL’lik farkın kârdan karşılanabileceği kabulüyle isteklinin açıklamasının yeterli olarak değerlendirildiği anlaşılmıştır. Ancak, söz konusu farkın kârdan karşılanacağı yönünde yapılan değerlendirme mevzuata aykırı olacağından, anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.

Ayrıca, ilgili mevzuatı uyarınca hesaplanacak sözleşme giderlerinin de idarece önemli teklif bileşeni olarak belirtildiği görülmüş olup, istekli tarafından sözleşme giderlerine ilişkin hesaplamanın kârsız teklif bedeli üzerinden hesaplanarak, 87.093,86 TL olarak hesaplanması gereken tutarın 82.932,86 TL olarak aşırı düşük teklif açıklamasına dâhil edildiği anlaşıldığından, söz konusu giderin de mevzuata uygun şekilde tevsik edilmediği sonucuna varılmıştır.

İhale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının yukarıda belirtilen nedenlerle uygun olmadığı anlaşıldığından, anılan isteklinin açıklamalarının kabul edilmeyerek teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Tur-Av Yemek Temizlik Hizmetleri İnşaat Nakliyat Hayvancılık Besicilik ve Ticaret Ltd Şti.- Ant Pa End. Yem. Tem. Gı. Oto. İnş. Bil. ve Dan Tic.ve San. Ltd. Şti. Ortak Girişimi’nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.