Aşırı düşük teklif sorgulamasında örnek menülerin teknik şartname ile uyumsuzluğu teklif değerlendirmesini nasıl etkiler (KİK)

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, Serik İlçe Devlet Hastanesi ve Manavgat İlçe Devlet Hastanesi için sunmuş oldukları tekliflerin aşırı düşük teklif olarak belirlendiği ve her iki hastane için ayrı ayrı örnek menüler verilerek 5 (beş) iş günü süre tanınmak suretiyle kendilerinden açıklama istenildiği, idarece belirtilen açıklama isteme yazısında ihale dokümanında belirtilen örnek menüler haricinde yeni örnek menüler oluşturularak açıklama istenilmiş olması nedeniyle idareden süre uzatımı talep edildiği, idare tarafından taleplerinin reddedildiği, firmalarının ihale öncesinde ihale dokümanına göre maliyet çalışması yaparak teklifini verdiği, idare tarafından ihaleden sonra farklı menüler üzerinden açıklama istenilmesinin tekliflerin açıklanması kuralı ile örtüşmediği, sonradan bildirilen menülerdeki farklı yemek ve farklı malzemelere göre bütünüyle değişen maliyet hesaplarının belirlenen süre içerisinde belgelendirilmesi ve verilen teklif ile kıyaslanmasının mümkün olmadığı, zira yeni menülere göre teklif fiyatının kâr ihtiva etmemesi durumunda yeni bir pazar araştırması ve daha uygun fiyatlı ürün temin edilmesi ve temin edilebilecek bu ürünler için yeniden proforma fatura ya da Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesinde belirtilen tevsik edici belgelerin temin edilmesi gerektiği, ihalede verilen tekliflerin ihale dokümanında belirtilenin dışındaki bileşenlerle açıklanması zaten mümkün değilken bir de bu değişikliklere rağmen çok az süre verilmesinin firmalarının ihalenin yapıldığı il ve çevresinde faaliyet gösteren firmalarla rekabet etmesini imkansız hale getirdiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İhalenin şikâyete konu 4’üncü kısmına ait yaklaşık maliyetin 2.820.350,00TL olarak hesaplandığı, 02.09.2013 tarihinde yapılan ihalenin şikâyete konu kısmına 21 isteklinin katıldığı, 17 isteklinin teklifinin geçerli bulunduğu, ihale komisyonu tarafından kârsız yaklaşık maliyetin altında teklif veren Saiş İnş. Gıda Teks. Tem. Nak. İth. İhr. San. Tic. Ltd. Şti., Evrensel Hazır Gıda Özel Sağ. Spor İşl. San. ve Tic. A.Ş., Danış Müt. Yem. Tem. Gıda Pet. Ür. Otom. Tarım San. ve Tic. Ltd. Şti., Tuğra Yemekçilik Gıda Tem. İnş. Tic. ve San. Ltd. Şti., Dilkent Gıda İnş. ve Taah. San. Ltd. Şti., Hanoğlu Tem. Hiz. Taah. Yem. Yön. Dan. Rek. Cen. Bil. Hiz. İnş. Mad. Nak. San. Tic. Ltd. Şti. – Buğrahan Müt. İnş. Yem. Tem. Tur. Gıda San. Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı, MKİ Ömsan İyiollar Turz. Org. Otel Lok. Taş. Tem. İlaç. Orm. Hay. İnş. Tic. Ltd. Şti., Çankallar Oto Doğrultma Oto Boyacılık Lokanta ve Unlu Mamuller İşletmesi San. Tic. Ltd. Şti. ve Antgurme Yem. Gıda Turz. Taş. End. Tem. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin tekliflerinin aşırı düşük teklif olarak belirlendiği ve isteklilerden teklifleri ile ilgili yazılı açıklama istenildiği, Saiş İnş. Gıda Teks. Tem. Nak. İth. İhr. San. Tic. Ltd. Şti. ve Dilkent Gıda İnş. ve Taah. San. Ltd. Şti. dışında diğer isteklilerin açıklamada bulunmadığı, ihale komisyonu tarafından anılan isteklilerin açıklamalarının uygun bulunduğu, 25.10.2013 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin 4’üncü kısmının Saiş İnş. Gıda Teks. Tem. Nak. İth. İhr. San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı,

İhalenin şikâyete konu 5’inci kısmına ait yaklaşık maliyetin 2.693.312,00 TL olarak hesaplandığı, 02.09.2013 tarihinde yapılan ihalenin şikâyete konu kısmına 17 isteklinin katıldığı, 13 isteklinin teklifinin geçerli bulunduğu, ihale komisyonu tarafından kârsız yaklaşık maliyetin altında teklif veren Evrensel Hazır Gıda Özel Sağ. Spor İşl. San. ve Tic. A.Ş., Pendaş Gıda İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti., Danış Müt. Yem. Tem. Gıda Pet. Ür. Otom. Tarım San. ve Tic. Ltd. Şti., Tuğra Yemekçilik Gıda Tem. İnş. Tic. ve San. Ltd. Şti., MKİ Ömsan İyiollar Turz. Org. Otel Lok. Taş. Tem. İlaç. Orm. Hay. İnş. Tic. Ltd. Şti., Asil Yem. Tem. Bilg. Özel Sağ. Hiz. Tem. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti., Mete Tem. Özel Sağ. Hiz. Bil. Gıda İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti., Dilkent Gıda İnş. ve Taah. San. Ltd. Şti., Çankallar Oto Doğrultma Oto Boyacılık Lokanta ve Unlu Mamuller İşletmesi San. Tic. Ltd. Şti., Antgurme Yem. Gıda Turz. Taş. End. Tem. San. ve Tic. Ltd. Şti. ve Fesleğen Tem. Bilg. Yem. Gıda Org. Turz. San. Tic. Ltd. Şti. tekliflerinin aşırı düşük teklif olarak belirlendiği ve isteklilerden teklifleri ile ilgili yazılı açıklama istenildiği, Dilkent Gıda İnş. ve Taah. San. Ltd. Şti. ve Fesleğen Tem. Bilg. Yem. Gıda Org. Turz. San. Tic. Ltd. Şti. dışında diğer isteklilerin açıklamada bulunmadığı, ihale komisyonu tarafından anılan isteklilerin açıklamalarının uygun bulunduğu, 25.10.2013 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin 5’inci kısmınınDilkent Gıda İnş. ve Taah. San. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

İhale komisyonu tarafından yapılan inceleme neticesinde, her sağlık tesisi için farklı sürelerde menü belirlenmiş olması ve menülerin bir çoğunun reçetelerinin ihale dokümanında olmaması, fırsat eşitliği sağlamak ve reçetesi bulunan menülerle sorgulama işlemlerinin yapılabilmesi için 1’er aylık örnek menü oluşturularak isteklilerden aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamında açıklama istenildiği görülmüştür.

İşe ait Teknik Şartnameler incelendiğinde; Serik Devlet Hastanesine ait Teknik Şartname’de, her hastaya ortalama olarak bir öğünde 6 çeşit diyet yemeği verileceği, çeşit sayısının hastalığa göre arttırılıp azaltılabileceği açıklamasına yer verildiği ve bir haftalık diyet yemeği menü örneğinde, öğle için 4 çeşit yemek belirtilmiş olmasına rağmen aşırı düşük teklif açıklamasında oluşturulan örnek menüde bu sayının 5 adet olduğu, Manavgat Devlet Hastanesine ait Teknik Şartname’de, hastane diyetisyenlerinin uygun gördüğü on çeşide kadar diyet yemeği yaptırılacağı açıklamasına yer verildiği ve bir haftalık diyet yemeği menü örneğinde, öğle ve akşam için 4 çeşit yemek verileceği belirtilmiş olmasına rağmen aşırı düşük teklif açıklamasında oluşturulan örnek menüde bu sayının 6 adet olduğu görülmüştür.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4’üncü maddesinde “İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.” açıklamasına yer verilmiştir.

İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir. Aşırı düşük teklif açıklamasına ilişkin belirlenen bu sürede idarenin takdir yetkisi bulunmaktadır. İncelenen ihalede idarece verilen sürenin beş (5) iş günü olduğu anlaşılmıştır. Bununla birlikte, ihale komisyonu tarafından Teknik Şartname’de yer alan örnek menülerde reçetesi olmayan yemekler tespit edildiğinden yeni menü belirlenerek fırsat eşitliği sağlamak ve reçetesi bulunan yemeklerle sorgulama işlemlerinin yapılabilmesi için 1’er aylık örnek menü oluşturularak isteklilerden aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamında açıklama istenilmesi yerinde bulunmuştur. Ancak, Teknik Şartname’de belirtilen menülerdeki yemek sayısı ile aşırı düşük teklif açıklamasında yer alan menülerdeki yemek sayılarının birbiriyle uyumlu olmadığı tespit edilmiştir. İstekliler tekliflerini Teknik Şartname’de belirtilen sayı ve miktarları esas alarak oluşturmaktadır. Bu durum isteklilerin açıklama yapmasını zorlaştıracağından, aşırı düşük teklif sorgulamasının sağlıklı olarak değerlendirilebilmesi için açıklama kapsamında belirlenen örnek menülerdeki sayılar ile Teknik Şartname’de belirtilen sayıların birebir uyumlu olması gerekmektedir. Her ne kadar başvuru sahibi tarafından aşırı düşük teklif açıklaması için idareden ek süre talep edilmiş olsa da idare tarafından Teknik Şartname’de ki reçetesi olan yemeklere göre örnek menü sayılarıyla uyumlu örnek menüler oluşturularak aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, idarece ihalenin şikayete konu dördüncü ve beşinci kısımlarına ilişkin olarak aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.