Avans, Depozito ve Teminatların Sağlıklı İzlenmemesi (Sayıştay)

BULGU: Avans, Depozito ve Teminatların Sağlıklı İzlenmemesi

2022 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri

İSG DSİ tarafından, alınan sipariş avansları ve alınan depozito ve teminatların takip edilmediği; süresi geçmiş teminat mektuplarına ilişkin gerekli işlemlerin yapılmadığı görülmüştür.
Alınan Sipariş Avanslarının Takip Edilmemesi
İSG DSİ tarafından, 340 Alınan Sipariş Avansları Hesabında kayıtlı avansların takip edilmediği tespit edilmiştir.
340 nolu hesapta kayıtlı avansların yıllar itibarıyla durumu aşağıdaki tabloda yer almaktadır. 2022 yılı sonu itibarıyla bakiyesi 2.421.552,08 TL olan avansların, ne kadarının hangi yılda gerçekleştirilen işlemden kaynaklandığı belli değildir.
Tablo 3: 340 Nolu Hesapta Kayıtlı Avansların Yıllar İtibarıyla Durumu

Tablo incelendiğinde, 340 nolu hesabın açılış bakiyesinin, 2017 yılında 8.376.529,34 TL olduğu görülmüş olup, ilgili belgelerin incelenmesinde, bu tutarın neredeyse üçte birinin (2.648.309,85 TL) şahıslardan alınan avanslar açıklamasıyla önceki yıllardan devrettiği görülmüştür.
340 nolu hesapta önceki yıllardan devreden yüksek tutarlı bir bakiye olması ve bu tutarın 2022 yılı itibarıyla 2.421.552,08 TL olması nedeniyle, hizmet sunumundan önce avans olarak alınan bu tutarlara ilişkin hizmetin şimdiye kadar sunulmuş olması ve/veya ilgilisine iade edilmiş olması ihtimali yüksektir.
Kamu idaresi, alınan sipariş avanslarının takip edilmemesi hususuna katılmıştır.
340 nolu hesapta kayıtlı avansların;
• 2022 yılı ve öncesine ilişkin olanlarının, niteliklerinin araştırılarak, ilgili hesaplara kaydedilmesi,
• 2023 yılından itibaren, avansları takip edebilmek ve yönetebilmek için bir yardımcı defter sisteminin geliştirilmesi ve hizmetin gerçekleşmiş olması durumunda alınan avansların kapatılarak, faaliyet geliri olarak kaydedilebilmesi için gerekli tedbirlerin alınması, gerekmektedir.
Alınan Depozito ve Teminatların Takip Edilmemesi
İSG DSİ tarafından, 326 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabında kayıtlı avansların takip edilmediği tespit edilmiştir.
Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğine göre, alınan depozito ve teminatlar hesabı, üçüncü kişilerin belli bir işi yapmalarını, aldıkları bir değeri geri vermelerini sağlamak amacıyla ve belli sözleşmeler nedeniyle gerçekleşecek bir alacağın karşılığı olarak alınan depozito ve teminatların izlenmesi için kullanılmaktadır.
Yapılan incelemede, 326 nolu hesabın 01.01.2022 açılış kaydında 70.137,80 TL tutarında bakiye olduğu görülmüştür. Bu bakiyenin 48.699,06 TL’si geçici teminatlara, 10.830,01 TL’si kesin teminatlara, 8.452,66 TL’si ek kesin teminatlara ve 2.156,07 TL’si alınan diğer depozito ve teminatlara ilişkindir.
İSG DSİ tarafından depozito ve teminatların hangi amaçla yatırıldığı ve hesaptan çıkarılması gerekip gerekmediği bilinememektedir.
326 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabının 2018, 2019, 2020 ve 2021 yıllarına ilişkin döküm cetvelleri incelendiğinde aşağıdaki sonuçlara ulaşılmıştır:
• Geçici teminatların; 22.814,55 TL’si 2019 yılından, 24.709,00 TL’si 2018 yılından, 1.175,51 TL’si 2018 yılından,
• Kesin teminatların; 6.330,01 TL’si 2019 yılından, 4.500,00 TL’si 2019 yılından,
• Ek kesin teminatların; 2.378,12 TL’si 2019 yılından, 1.536,19 TL’si 2018 yılından, 4.538,35 TL’si 2019 yılından,
• Alınan diğer depozito ve teminatların; 1.127,73 TL’si 2021 yılından, 1.028,34 TL’si 2018 yılından gelmektedir.
1 nolu açılış kaydında yer alan yukarıdaki tutarlar, 2023 yılına aynen devretmiştir.
Muhasebe Birimi tarafından gerekli inceleme yapılarak, söz konusu tutarların hangi işlemden kaynaklandığının tespit edilmesi ve gerekenlerin muhasebe kayıtlarından çıkarılması gerekmektedir.
Süresi Geçmiş Teminat Mektuplarına İlişkin Gerekli İşlemlerin Yapılmaması
İSG DSİ tarafından süresi geçmiş teminat mektupları için 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ile Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliğinde (Sıra no: 15) belirtilen işlemlerin yapılmadığı görülmüştür.
Yapılan incelemede, 2022 yılı sonu itibarıyla 900 Alınan Teminatlar ve 901 Alınan Teminatlar Alacaklı Hesabının bakiyesinin 1.873.036,77 TL olduğu ve bu tutarın yaklaşık %69’u olan 1.286.283,77 TL’sinin süresi geçmiş teminat mektuplarına ilişkin olduğu tespit edilmiştir.
Süresi geçmiş teminat mektuplarının süreleri 2016-2021 tarihleri arasında dolmuştur.
4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’nun “Kesin teminat ve ek kesin teminatların geri verilmesi” başlıklı 13’üncü maddesinde, taahhüdün, sözleşme ve ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirildiği ve yüklenicinin bu işten dolayı idareye herhangi bir borcunun olmadığı tespit edildikten sonra alınmış olan kesin teminat ve varsa ek kesin teminatların, yükleniciye iade edileceği belirtilmektedir.
Aynı Kanun’un “İade edilemeyen teminatlar” başlıklı 14’üncü maddesinde ise, mahsup işlemi yapılmasına gerek bulunmayan hallerde; yapım işlerinde kesin hesap ve kesin kabul tutanağının onaylanmasından, diğer işlerde ise işin kabul tarihinden veya varsa garanti süresinin bitim tarihinden itibaren iki yıl içinde idarenin yazılı uyarısına rağmen talep edilmemesi nedeniyle iade edilemeyen kesin teminat mektuplarının hükümsüz kalacağı ve bankasına iade edileceği ile teminat mektubu dışındaki teminatların ise sürenin bitiminde Hazineye gelir kaydedileceği hüküm altına alınmıştır.
20.02.2004 tarih ve 25379 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Teminat Mektupları konulu 15 sıra nolu Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliğinde, Saymanlık kayıtlarında yer alan ve sürekli devredilerek gelen eski yıllara ait teminatların kayıtlardan nasıl çıkarılacağı hususu düzenlenmiştir. Tebliğin “II- Eski Yıllara Ait Banka Teminat Mektupları ve İpotek Senetlerinin Tasfiyesi Hakkında Yapılacak İşlemler” Bölümünde, Saymanlıklarca ve İdarelerce yapılacak işlemler detaylı olarak düzenlenmiştir.
İSG DSİ tarafından, süresi geçmiş teminat mektuplarına ilişkin olarak, Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ile Muhasebat Genel Müdürlüğü 15 sıra nolu Genel Tebliğindeki işlemlerin yapılması ve böylece 900 Alınan Teminatlar Hesabı ve 901 Alınan Teminatlar Alacaklı Hesabının gerçeği göstermesinin sağlanması gerekmektedir.