|
ÖZET: 2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları, belediye şirketinin avans kullanımlarında hatalı uygulamalara rastlandığını ortaya koymuştur. İncelemeler, danışman kadrosundaki personelin temsil ağırlama harcamalarını, başka bir personel adına açılan avans üzerinden gerçekleştirdiğini göstermektedir. İSFALT A.Ş. İş Avansı Kullanımı ve Harcama Esasları’na göre, iş avansı yalnızca acil ihtiyaçlar ve stokta bulunmayan malzeme alımları için kullanılabilir. Ayrıca, bu avansın kullanımı, yalnızca yetkili personel tarafından gerçekleştirilebilir.
Denetim bulgularına göre, danışman kadrosundaki personelin temsil ve ağırlama giderleri için İnsan Kaynakları Müdürü aracılığıyla avans kullandığı tespit edilmiştir. Şirket, bu durumun, danışmanların EBYS sisteminde kullanıcı hesabı bulunmaması nedeniyle gerçekleştiğini savunmuştur. Ancak, danışmanların müdür veya şef kadrosunda yer almadıkları için, belirtilen avans kullanım tablosu kapsamında harcama yetkileri bulunmamaktadır. Temsil ve ağırlama giderleri, yalnızca belirli harcama türleriyle sınırlı olan bu düzenlemeler çerçevesinde yer almamaktadır. Sonuç olarak, temsil ve ağırlama giderleri için yetkisi olmayan personelin harcama yapmaması ve başka bir personel adına avans kullanılmaması gerektiği vurgulanmaktadır. Bu tür uygulamalar, şirketin mali yönetim ilkeleriyle çelişmektedir. |
BULGU: Avans Kullanımlarında Hatalı Uygulamalar Bulunması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Belediye Şirketi
Şirket mali tablolarının incelenmesi neticesinde, danışman kadrosunda bulanan personelin temsil ağırlama kapsamında yaptığı harcamaların başka bir personel adına açılan avans üzerinden karşılandığı görülmüştür.
İSFALT A.Ş. İş Avansı Kullanımı ve Harcama Esaslarının Tanımlar başlıklı 2’nci bölümünde iş avansının şirket stoklarında bulunmayan veya stoklanamayan yahut aciliyet arz eden mallar ile hizmet veya yapım işlerinin satın alınması için iş avansı onay belgesi mukabilinde ödeme yapılan avans türü olduğu, Genel Prensipler başlıklı 3’üncü bölümünün 2’nci maddesinde iş avansının Genel Müdürlük Makamının bu esaslar ile yetkilerini devrettiği şirket personeli tarafından kullanılacağı, 7’nci maddesinde hiç bir birimin başka birimlerin yürüttüğü iş ve işlemler için nakit iş avansı kullanamayacağı, Avans Alınması başlıklı 5’inci bölümünün 1’inci maddesinde de iş avansı alınması için iş avansı onay belgesinin kullanılacağı belirtilmiştir.
Yapılan incelemelerde, ilgili Şirket Esaslarına göre temsil ve ağırlama gideri kapsamında harcama yetkisi bulunmayan Danışman kadrosunda bulanan personelin, temsil ağırlama kapsamında harcamalar yaptığı, bu harcamaların da İnsan Kaynakları Müdürü üzerinden avans açılmak suretiyle karşılandığı görülmüştür.
Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine Şirket tarafından özetle; Danışman kadrosundaki kişiye Şirketin İş Avansı Kullanımı ve Harcama Esasları prosedürünün EK-1 Avans Kullanım Tabloları başlığı altında yer alan, Diğer Müdür ve Şeflerin Avans Kullanım Tablosunda (Tablo 6) yer aldığı düşünülerek iş avansı kullanımı gerçekleştirildiği, ilgili Danışman kadrosundaki personelin EBYS sisteminde kullanıcı hesabı olmadığından yapmış olduğu temsil ağırlama giderlerini İnsan Kaynakları Müdürüne üzerinden avans kullanmak suretiyle gerçekleştirdiği, İş Avansı Kullanımı ve Harcama Esasları prosedürünün 02.01.2025 tarihinde yenilenerek Danışman kadrosunun ayrı bir harcama yetkilisi başlığı altına alındığı ve EBYS sistemi üzerinde kullanıcı hesabı açıldığı belirtilmiştir.
Ancak Danışman, Müdür veyahut Şef kadrosunda olmadığı için savunmada belirtilen Şirketin İş Avansı Kullanımı ve Harcama Esaslarının EK-1 Avans Kullanım Tabloları başlığı altında yer alan, Diğer Müdür ve Şeflerin Avans Kullanım Tablosu kapsamında değildir. Ayrıca ilgili tabloda belirtilen kişilerin yapabilecekleri harcama tipleri;
1.Stokta mevcut olmayan sarf malzemelerden görev tanımlarına uygun ve acil olanların piyasadan temin edilmesi,
2.Görev tanımlarına göre her türlü harç, vergi ve diğer ödemeler,
3.Bakım ve arıza onarım sözleşmeleri olmayan, birim sorumluluğunda bulunan her türlü makine ve ekipmanının acil oluşan arızalarının giderilmesi
ile sınırlandırılmıştır. Temsil ve ağırlama giderleri bu kapsamda yer almamaktadır.
Yukarıda açıklanan düzenlemelere göre Şirket adına temsil ve ağırlama gideri yapma yetkisi bulunmayan personelin bu kapsamda harcama yapmaması ve başka personel adına avans kullanılmaması gerekmektedir.