Avanslar Hesabında Kayıtlı Tutarların Yıl Sonunda Kişilerden Alacaklar Hesabında Muhasebeleştirilmesi (Sayıştay)

BULGU: Avanslar Hesabında Kayıtlı Tutarların Yıl Sonunda Kişilerden Alacaklar Hesabında Muhasebeleştirilmesi

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri

Denetim elemanlarına verilen avanslardan yıl sonunda kapatılamayan tutarların 140- Kişilerden Alacaklar Hesabı’na kayıt yapıldığı görülmüştür.
Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Hesabın Niteliği” başlıklı 82’nci maddesinde; 140 Kişilerden Alacaklar Hesabı’nın kamu idarelerinin faaliyet alacakları ve kurum alacakları dışında kalan ve kamu idarelerince tespit edilen kamu zararından doğan alacaklar ile diğer alacakların izlenmesi için kullanılacağı belirtilmiştir.
Aynı Yönetmeliğin “Hesabın İşleyişi” başlıklı 104’üncü maddesinde; 161 Personel Avansları Hesabı’nda yer alan avans tutarlarının süresi içinde kapatılmayanların bu hesaba alacak, 140-Kişilerden Alacaklar Hesabı’na borç kaydedileceği belirtilmiştir.
Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’in 11’inci maddesinin beşinci fıkrasında; denetim elemanlarının, yollukları ve diğer giderleri karşılığı aldıkları avanslara ilişkin harcama belgelerini, takip eden ayın onuncu gününe kadar idarelerine vermekle yükümlü oldukları hüküm altına alınmıştır.
Aynı Yönetmelik’in 14’üncü maddesinde ön ödemelerin mahsup dönemine aktarılmasına ilişkin hususlar düzenlenmiştir. Düzenlenmeye göre; malın teslim alındığı, hizmetin gördürüldüğü veya işin yaptırıldığı, ancak belgelerin mahsup döneminde verileceği kararlaştırılan ve ilgili idare tarafından mali yılın sonuna kadar muhasebe birimine yazılı olarak bildirilen ön ödemelere ilişkin ön ödeme artıkları, mahsup dönemine ödeneği ile birlikte devredilebilmektedir. Yılı bütçesine gider kaydedilmek üzere geçici görev yolluğu ile buna ilişkin diğer giderler karşılığı verilen avanslardan, mali yılın sonuna kadar mahsubu yapılamamış olanlar hakkında da bu hükümlerin uygulanması gerektiği belirtilmiştir.
Denetim Elemanlarının Yolluk ve Diğer Ödemelerine İlişkin 47 sıra No.lu Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği’nin 4’üncü maddesinin üçüncü fıkrasında mali yılın son ayına ait harcama belgelerinin Ocak ayının yirminci gününe kadar muhasebe birimine ulaştırılabileceği hüküm altına alınmıştır.
Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’ne göre kamu idarelerinin faaliyet alacakları ve kurum alacakları dışında kalan ve kamu idarelerince tespit edilen kamu zararından doğan alacaklar ile diğer alacakların 140-Kişilerden Alacaklar Hesabı’na kaydedilmesi gerektiği ve ancak süresinde kapatılmayan avansların ilgili hesaba kayıt yapılması gerektiği belirtilmiştir.
Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmelik ile Denetim Elemanlarının Yolluk ve Diğer Ödemelerine İlişkin 47 sıra No.lu Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği birlikte değerlendirildiğinde; denetim elemanları, yollukları ve diğer giderleri karşılığı aldıkları avanslara ilişkin harcama belgelerini mahsup döneminde verebileceği, mali yılın son ayına ait harcama belgelerinin ocak ayının yirminci gününe kadar muhasebe birimine ulaştırılabileceği belirtilmiştir.
Yapılan incelemede; aralık ayı içerisinde denetim elemanlarına verilen avanslardan bir kısmının ay içerisinde kapatıldığı ancak 686.630,18 TL’nin ise kapatılmadığı, yıl sonunda avans alan 58 denetim elemanı için alacak takip dosyası oluşturularak tutarın dönem sonu kapatma işlemleri sırasında 140-Kişilerden Alacak Hesabı’na kayıt yapıldığı tespit edilmiştir.
Mevzuat hükümleri doğrultusunda; ocak ayının yirminci gününe kadar verilen avanslara ilişkin harcama belgelerinin muhasebe birimine ulaşmaması durumunda ancak 140-Kişilerden Alacaklar Hesabı’nda izlenmesi gerekmektedir. Mevcut durumda 140-Kişilerden Alacaklar Hesabı’na kayıt yapılması; kurum bilançosunun doğru bilgi üretmesine engel olabilmektedir.
İdare, Muhasebat Genel Müdürlüğünün her sene sonunda yayınladığı Dönem Sonu ve Açılış İşlemlerine İlişkin yazısına (27.12.2023 tarihli ve E-64128782-719-2748114 sayılı) istinaden 160 ve 161 no.lu hesaplarda yer alan tutarların 31.12.2023 tarihine kadar kapatılamayanların yıl sonu itibariyle 140- Kişilerden Alacaklar Hesabında izlenmesi gerektiği belirtmiştir.
Muhasebat Genel Müdürlüğü’nün 27.12.2023 tarihli ve 2748114 sayılı yazısında;
2023 yılında verilen ön ödemelerden, mahsup dönemi içerisinde kapatılması gerekenlerin mahsup işlemlerinin, doğrudan 160-İş Avans ve Kredileri Hesabı ile 161-Personel Avansları Hesabı ile kapatılarak mahsup dönemi içinde (Ocak ayı) gerçekleştirileceği, bu tutarların 165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabına aktarılmayacağı belirtilmiş,
Ayrıca 160 ve 161 Hesabına ilişkin avans artıklarının 31.12.2023 tarihine kadar kapatılması, bu tarihe kadar kapatılmayan avans artıklarının (verilen avanstan harcanmayıp kalan tutarlar) muhasebe birimleri tarafından alacak dosyası oluşturmak suretiyle 140- Kişilerden Alacaklar Hesabına aktarılması gerektiği,
Verilen avanstan harcanan ve belgeleri 31.12.2023 tarihine kadar yetişmeyen avanslar için mahsup dönemi süresi (Ocak ayı) içerisinde mahsup işlemleri gerçekleştirilebileceği,
160 ve 161 hesaplara ilişkin avans artıklarının 2024 yılında kasa veya banka hesabına yatırılarak kapatılması istenildiğinde 160 ve 161 hesaptan kapatılmayarak 140-Kişilerden Alacaklar Hesabından kapatılması veya alacak dosyası henüz oluşturulmadıysa emanete alınması gerektiği,
İfade edilmiştir.
Ayrıca 23.02.2024 tarihli düzenleme ile Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin 346’ncı maddesine “Mahsup dönemi işlemleri, mahsuba ilişkin işlemlerin ait olduğu yılın muhasebe kayıtlarında gösterilir.” hükmü eklenmiştir. Düzenleme ile en geç ocak ayı içerisinde yapılan mahsup işlemlerinin tamamlanarak ilgili olduğu mali yılın hesaplarında gösterilmesi gerektiği hüküm altına alınmıştır.
Hem Yönetmeliğin 346’ncı maddesinde hem de Hazine ve Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü’nün her yıl Aralık ayı sonunda saymanlıklara gönderdiği söz konusu yazısında, ilgili yıl içinde verilen avanslardan mahsup dönemi içerisinde kapatılması gerekenlerin mahsup işlemlerinin 160 ve 161 hesapları kapatılarak ocak ayında (mahsup dönemi) yapılacağı ve kalan avans artıklarının 31 Aralık tarihine kadar kapatılması şayet kapatılmadıysa 140 hesabına alınması, bu avans artıklarının 31 Aralık tarihine kadar belgeleri yetişmeyenlerin ise ocak ayı içerisinde mahsup işleminin yapılacağı ve 140 hesabına alınacağı belirtilmiştir.
Görüldüğü üzere, bu yazıda Muhasebat Genel Müdürlüğü, mahsup dönemi içerisinde kapatılması gerekenlerin mahsup işlemlerinin doğrudan 160 ve 161 hesapları kapatılarak mahsup dönemi içinde (Ocak ayı) gerçekleştirileceği ve mahsup dönemi içinde Kasa veya bankaya yatırılmayan avans artıklarının 140 hesabına alınması istenilmiştir. Bunun dışında 31 Aralık tarihi itibarıyla 160 ve 161 hesaplarındaki tutarların 140 hesapla doğrudan kapatılması söz konusu edilmemiştir.
Denetim elemanlarına verilen avanslardan yıl sonunda kapatılamayan tutarların mevzuat hükümleri doğrultusunda, 140-Kişilerden Alacaklar Hesabı’nda takibinin yapılmaması gerekmektedir.