|
ÖZET: İstanbul Üniversitesi tarafından yürütülen Avrupa Birliği projeleri kapsamında, Proje Yönetim ve Uygulama kaleminden yapılan harcamalara ilişkin fatura veya fatura yerine geçen belgelerin eklenmeden ödeme yapıldığı tespit edilmiştir. Erasmus+ hibesinin, projenin toplam maliyetini karşılamaktan ziyade, belirli maliyetlere katkı sağlamak amacıyla tasarlandığı belirtilmektedir. Bu kapsamda, proje yönetimi ve uygulama kalemi altında yer alan personel giderleri, eğitim materyalleri ve bilgilendirme faaliyetleri gibi masrafların uygun maliyetler arasında sayıldığı ifade edilmektedir.
Ayrıca, 5234 sayılı Kanun ve buna dayanan yönetmeliklerde, harcamalara ilişkin belgelerin düzenli bir şekilde muhafaza edilmesi gerektiği vurgulanmaktadır. Bu belgelerin, projenin denetimi için gerekli olduğu ve harcama birimi tarafından onaylı suretlerinin muhasebe birimine sunulması gerektiği belirtilmiştir. Ödemelere ilişkin belgelerin eksikliği, mevzuata aykırı bir durum teşkil etmekte ve bu nedenle, Erasmus+ projeleri kapsamında yapılan harcamalarda fatura veya fatura yerine geçen belgelerin ibrazı zorunlu hale getirilmiştir. Sonuç olarak, Proje Yönetimi ve Uygulama kaleminden yapılacak harcamalarda, ilgili belgelerin eklenmesi, mevzuat hükümlerine uygunluk açısından büyük önem taşımaktadır. Bu durum, hem denetim süreçlerinin sağlıklı yürütülmesi hem de proje bütçelerinin etkin kullanımı açısından kritik bir gereklilik olarak öne çıkmaktadır. |
BULGU: Avrupa Birliği Projeleri Kapsamında Proje Yönetim ve Uygulama Kaleminden Yapılan Harcamalar İçin Fatura veya Fatura Yerine Geçen Belgeleri Eklemeden Ödeme Yapılması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite
İstanbul Üniversitesi tarafından Avrupa Birliği Projeleri Kapsamında Proje Yönetim ve Uygulama Kaleminden yapılan harcamalar için fatura veya fatura yerine geçen belgeleri eklemeden ödemenin yapıldığı görülmüştür.
Stratejik Ortaklıklar Uygulama Rehberi’nin “Finansal Yönetim” başlıklı 7’nci Bölümünde,
Erasmus+ hibesinin projenin toplam maliyetini karşılamaktan ziyade proje maliyetlerine bir katkı olarak tasarlandığı ve Hibelerin bütçe başlıklarından bir tanesinin de Proje Yönetimi ve Uygulama kalemi olduğu,
Proje genel yönetimine yönelik personel giderleri (örn. planlama, koordinasyon, finans ve iletişim), küçük ölçekli öğrenme/öğretme/öğretim materyal ve yaklaşımları, sanal işbirliği ve yerel proje faaliyetleri, ve bilgilendirme, promosyon ve yaygınlaştırmayı (örn. broşür, kitapçık ve web siteleri) bu bütçe kategorisine uygun bulunan maliyetler olduğu,
belirtilmiştir.
21.09.2004 tarih ve 25590 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 5234 sayılı Kanunun ek 32’nci maddesine dayanılarak hazırlanan 27.11.2007 tarih ve 26713 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Avrupa Birliği ve Uluslararası Kuruluşların Kaynaklarından Kamu İdarelerine Proje Karşılığı Aktarılan Hibe Tutarlarının Harcanması ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin Yönetmelik’in;
“Harcamalara ilişkin gerçekleştirme belgelerinin muhafazası” başlıklı 14’üncü maddesinde; temin edilen hibeler ve bu hibelerden yapılacak ödemelere ilişkin belgelerin asıllarının, gerektiğinde projenin denetimi ile görevli denetçiye verilmek üzere harcama birimi tarafından, onaylı suretleri ise projenin ödemelerini gerçekleştiren muhasebe birimi tarafından, muhasebeleştirme belgesine ekli olarak düzenli bir şekilde muhafaza edileceği,
“Yapılacak harcamalara ilişkin kanıtlayıcı belgeler” başlıklı 15’inci maddesinde; yapılacak mal veya hizmet alımlarına ilişkin ödemelerde, ödeme karşılığında alınan fatura veya fatura yerine geçen belge, ücret bordrosu gibi belgelerin bağlanması esas olup, bunun dışında 31/12/2005 tarih ve 26040 mükerrer sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği hükümlerinin kıyasen uygulanacağı, yapılan harcamalarda kullanılan kanıtlayıcı belgelerin, harcamalara esas teşkil ettiği, bu belgelerin içeriğinden ve doğruluğundan harcamayı gerçekleştirenlerin sorumlu olduğu,
hüküm altına alınmıştır.
Yukarıda belirtilen Yönetmelik’in 14 ve 15’inci hükümleri gereği, ERASMUS+ programı kapsamında yer alan projelerin bütçe başlıklarından bir tanesi olan Proje Yönetimi ve Uygulama kaleminden yapılacak mal veya hizmet alımlarına ilişkin ödemelerde, ödeme karşılığında alınan fatura veya fatura yerine geçen belgelerin kanıtlayıcı belge olarak eklenmesi ve yapılan harcamalarda kullanılan kanıtlayıcı belgelerin de, harcamalara esas teşkil etmesi gerekmektedir.
Üniversite tarafından ERASMUS+ programı kapsamında yer alan projelerin bütçe başlıklarından bir tanesi olan Proje Yönetimi ve Uygulama kaleminden yapılacak mal veya hizmet alımlarına ilişkin ödemelerde, ödeme karşılığında alınan fatura veya fatura yerine geçen belgelerin kanıtlayıcı belge olarak eklenmeden, proje yürütücüsünün bu kalemden neler harcandığına ilişkin beyanı esas alınarak bu kalemden ödeme yapıldığı görülmüştür.
Kamu İdaresince, Avrupa Birliği Erasmus+ projelerinde Proje Yönetimi ve Uygulaması kaleminden yapılacak tüm harcamalarda, fatura veya fatura yerine geçebilecek belgelerin ibraz edilmesi zorunlu hale getirildiği belirtilmiştir.
Mevzuat hükümlerine uygun olarak Proje Yönetimi ve Uygulama kaleminden yapılacak mal veya hizmet alımlarına ilişkin ödemelerde fatura veya fatura yerine geçen belgelerin eklenmesi gerekmektedir.