|
ÖZET: 2021 yılı Sayıştay denetim raporları, Bakanlığa bağlı il sağlık müdürlükleri ve sağlık tesislerinde taşınır mal yönetiminde önemli aksaklıkların bulunduğunu ortaya koymaktadır. Taşınır Mal Yönetmeliği çerçevesinde, ambarlarda kayıtlara göre mevcut taşınır miktarının fiili durumla uyuşmadığı tespit edilmiştir. Özellikle ilaç ve tıbbi sarf malzemeleri gibi kalemlerde, kayıtlara göre mevcut olan miktarın fazlasıyla karşılaşılması, iade edilen ürünlerin kayıtlara alınmamasından kaynaklanmaktadır. Ayrıca, bazı durumlarda sayım noksanlıkları da gözlemlenmiştir. Bu durum, kamu idaresinin mali tablolarının güvenilirliğini zedelemekte ve taşınır mal yönetiminin şeffaflığını tehlikeye atmaktadır.
Yerinde denetimlerde, sağlık tesislerinde cep depo ve ara depo gibi alanlarda makul seviyenin üzerinde taşınır bulundurulduğu ve bu durumun kayıt dışılıkla birlikte kayıp veya çalıntı riskini artırdığı belirlenmiştir. Taşınır Mal Yönetmeliği gereğince, bu tür depolarda azami beş günlük stok bulundurulması gerektiği ifade edilmiştir. Ayrıca, taşınırların kişilerin kullanımına verilmesi sırasında taşınır teslim belgelerinin düzenlenmemesi, kayıtların güvenilirliğini olumsuz etkilemektedir. Dayanıklı taşınırların sicil numaralarının taşınırların üzerinde gösterilmemesi de, varlıkların izlenebilirliğini zorlaştırmaktadır. Kamu İdaresi, bu sorunların asgariye indirilmesi amacıyla geçmişte çeşitli önleyici faaliyetler yürütüldüğünü ve gelecekte de bu konularla ilgili resmi yazılar yazılarak gerekli tedbirlerin alınacağını belirtmiştir. Taşınır mal yönetiminin etkin bir şekilde yürütülmesi için kayıtların düzenli tutulması, taşınır teslim belgelerinin zamanında düzenlenmesi ve dayanıklı taşınırların üzerindeki sicil numaralarının belirtilmesi gerekmektedir. Bu önlemler, kayıpların önlenmesi ve mali tabloların gerçeği yansıtması açısından kritik öneme sahiptir. |
BULGU: Bakanlığa Bağlı İl Sağlık Müdürlükleri ile Sağlık Tesislerindeki Taşınır Mal Yönetimine İlişkin Aksaklıklar
2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri
Bakanlığa bağlı il sağlık müdürlükleri ile sağlık tesislerinde yapılan yerinde denetimlerde, ilgili birimlerin taşınır mal yönetimlerinde 18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği uyarınca getirilen yükümlülüklere aykırılıkların mevcut olduğu görülmüştür.
Kayıtlara Göre Ambarlarda Görünen Taşınırların Miktarı ile Fiilen Mevcudun Eşit Olmaması
Bakanlığa bağlı il sağlık müdürlükleri ile sağlık tesislerinin ambarlarında yapılan yerinde denetimlerde, kayıtlara göre olması gereken taşınır miktarı ile fiilen mevcudun eşit olmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde ambar; Kamu idarelerine ait taşınırların kullanıma verilinceye kadar veya kullanımdan iade edildiğinde muhafaza edildiği yer olarak tanımlanmıştır.
Yine Yönetmelik’in “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinin dördüncü fıkrasında;
cc
a) Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek.
c) Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır mal yönetim hesap cetvellerini istenilmesi halinde konsolide görevlisine göndermek.
…” taşınır kayıt yetkililerinin görev ve sorumlukları arasında sayılmıştır.
Bahsi geçen Yönetmelik’in 18’inci maddesinin birinci fıkrasına göre; kullanıma verilen tüketim malzemelerinden herhangi bir nedenle iade edilenlerin, iadeyi yapan birim yetkilisinin onayını taşıyan ve iade edilen malzemenin cins ve miktarını belirten belge karşılığında teslim alınması ve taşınır işlem fişi düzenlenerek tekrar giriş kaydedilmesi gerekmektedir.
Yukarıda yer verilen Yönetmelik hükümleri doğrultusunda kamu idarelerinin ambarlarında fiilen mevcut olan taşınırların kayıtlara göre olması gerekenle eşitliğin sağlanmasından taşınır kayıt yetkilileri sorumludurlar.
Bakanlığa bağlı il sağlık müdürlükleri ile sağlık tesislerinde gerçekleştirilen yerinde denetimlerde, büyük ölçüde ilaç ve tıbbi sarf ambarlarında olmak üzere, MKYS ve HBYS verilerine göre anlık depo durumları temin edilmiş ve fiili ve fiziki sayım yaptırılması suretiyle mevcut taşınır miktarının kayıtlara göre olması gerekenle uyumluluğu kontrol edilmiştir.
Bu kapsamda, fiili ve fiziki sayımlara göre rastgele seçilen kalemlerin önemli bir bölümünde mevcutta bulunan taşınır miktarının kayıtlara göre olması gerekenden fazla olduğuna ilişkin sonuçlar elde edilmiştir. Sayım fazlalıklarının ortaya çıkmasına ilişkin en önemli sebeplerden birinin ise ilgili servislerde kullanılmayarak iade edilen ürünlerin kayıtlara alınmaması olduğu anlaşılmaktadır. Bunun dışında birkaç kalemde ise sayım noksanlığı tespitleri de söz konusu olmuştur.
Muhasebe kayıtlarında izlenemeyen taşınırların her zaman kayıp veya çalıntı riski altında olduğu, ayrıca kamu idaresinin mali tablolarının taşınırlarla ilgili 15 Stoklar hesap grubu ile 25 Maddi Duran Varlıklar hesap grubundaki ilgili hesapların bakiyelerinin gerçek durumu yansıtmamasına sebebiyet verdiği ve nihayetinde kamu idaresinin taşınır mal yönetiminin şeffaflığına zarar verdiği değerlendirilmektedir.
Kamu İdaresi cevabında özetle; bulguda yer alan tespitlerin asgari düzeye indirgenebilmesi için geçmiş dönemlerde muhtelif önleyici faaliyetlerin yürütüldüğü, ilerleyen dönemde de bahsi geçen hususların gereğinin yapılması adına taşra birimlerine resmi yazı yazılacağı ve önleyici faaliyetlerin devam ettirileceği ifade edilmektedir.
Bu itibarla, Bakanlığa bağlı il sağlık müdürlükleri ile sağlık tesislerinin ambarlarında mevcut taşınırların fiili durumu yansıtmasını temin etmek üzere taşınır kayıt yetkililerince kayıtların düzenli tutulmasını ve böylece ilgili idarelerin mali tablolarının gerçeği yansıtmasını sağlamak, diğer yandan kayıtlarda yer almamasına rağmen fiilen mevcut taşınırların kayıp veya çalıntı riskini önlemek yahut kayıtlara göre olması gereken ancak fiilen eksik olduğu tespit edilen taşınırlar için noksanlığın sebeplerinin araştırılıp tüm bu hususlara dair düzeltici işlemler ile önleyici tedbirlerin uygulanmasını sağlamak gerekmektedir.
Ana Depolardan Cep Depo, Ara Depo veya 7/24 Depo Şeklinde Adlandırılan Ambarlara Devirlerde Tüketim Gibi Muhasebeleştirme Yapılması ve Bu Ambarlarda Makul Seviyenin Üstünde Taşınırın Bekletilmesi
Sağlık tesislerindeki ana depolar haricinde, ilgili servislerde kullanılmak üzere tüketim çıkışı yapılan ilaç ve tıbbi sarf malzemelerin bekletildiği cep depo, ara depo veya 7/24 depo şeklinde adlandırılan ambarlarda makul seviyenin üzerinde taşınırın bulundurulduğu yerinde denetim faaliyetleri sırasında görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Belgeler ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinin birinci fıkrasının (a) bendine göre; ilgili mevzuatı çerçevesinde kabul edilerek teslim alınan taşınırların girişleri ile taşınırların çıkış ve ambarlar arasında devir işlemlerinde taşınır işlem fişi düzenlenmelidir.
Aynı Yönetmelik’in “Devir suretiyle çıkış” başlıklı 24’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca; aynı harcama biriminin ambarları arasındaki taşınır devirlerinde de taşınır işlem fişi düzenleneceği hükme bağlanmıştır.
Mezkur Yönetmelik’in “Kayıt zamanı, kayıt değeri ve değer tespit komisyonu” başlıklı 13’üncü maddesi gereğince taşınırların, tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağışlandığında veya yardım yapıldığında, çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde çıkış kaydedileceği belirtilmektedir.
Sağlık Bakanlığı Kamu Hastaneleri Genel Müdürlüğünün 81 ilin il sağlık müdürlüklerine gönderilen 07.09.2019 tarihli 80981279-809.99 sayılı yazısında da cep depolarda azami 5 günlük stok bulundurulması hususu ifade edilmektedir.
Bakanlığa bağlı sağlık tesislerinde yaygın olarak görülen ara depo, cep depo veya 7/24 depolara servislerin kullanımına verilmek üzere ana depodan ürün devredilirken tüketim gibi muhasebeleştirme yapılmaktadır.
Söz konusu depolarda Bakanlıkça belirtilen standartlara göre azami beş günlük stok bulundurulmalı, geriye kalan ürünler ise taşınır mal yönetimine ilişkin düzenlemelere uyacak şekilde fiziken ana depolarda muhafaza edilmeli, MKYS kayıtlarında görünmeli ve sağlık tesislerinin muhasebe sisteminde izlenebilecek durumda olmalıdır.
Bu kapsamda yapılan yerinde denetim çalışmalarında bazı sağlık tesislerinin bünyesinde bulunan ara depolarda, cep depolarda veya 7/24 depolarda azami seviyenin üzerinde stok bulundurulduğu, bu durumun kayıt dışılıkla beraber kayıp veya çalıntı riskini doğurduğu, ilaveten MKYS ile HBYS arasında uyumsuzluk meydana getirdiği anlaşılmaktadır.
Şayet ara depolarda, cep depolarda veya 7/24 depolarda makul kabul edilebilecek seviyenin üzerinde ürün bulundurulacaksa, bu depolar ambar olarak tanımlanmalı ve sorumluluk temin edilmesi bakımından birer taşınır kayıt yetkilisi atanmalıdır. Böylece ana depolardan bu depolara yapılacak aktarımlar ambarlar arası devir niteliği kazanacak ve kayıt dışılığın önüne geçilmesi sağlanacaktır.
Kamu İdaresi cevabında özetle; bulguda yer alan tespitlerin asgari düzeye indirgenebilmesi için geçmiş dönemlerde muhtelif önleyici faaliyetlerin yürütüldüğü, ilerleyen dönemde de bahsi geçen hususların gereğinin yapılması adına taşra birimlerine resmi yazı yazılacağı ve önleyici faaliyetlerin devam ettirileceği ifade edilmektedir.
Bu itibarla, öncelikle ana depolardan bahsi geçen depolara tüketim gibi çıkışı yapılan taşınır devirlerinde 5 günlük azami stok seviyesi hususuna riayet edilmeli ve makul seviyenin üzerinde ürün bekletilecek alanlar ambar olarak tanımlanmalıdır. Ardından, taşınırların MKYS- HBYS uyumunu sağlayacak şekilde kayıtlarda görünmesinin sağlanması adına, ürün bazında fiili tüketim gerçekleştiğinde, her iki sistemde de tüketimin eş güdümlü olarak kayıtlarda görünmesini sağlayacak mekanizmaların oluşturulması ve nihayetinde kayıp, çalıntı veya suistimal riskinin azaltılması gerekmektedir.
Kişilerin Kullanımına Verilen Taşınırlar İçin Taşınır Teslim Belgelerinin Düzenlenmemesi
Yapılan yerinde denetim çalışmalarında, Bakanlığa bağlı bazı birimlerde kamu görevlilerinin kullanımına verilen taşınırlar için taşınır teslim belgelerinin düzenlenmediği ve bu taşınırların fiili durumun aksine kayıtlara göre ambarlarda görünmeye devam ettiği görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi” başlıklı 23’üncü maddesinin birinci fıkrası uyarınca; tesis, taşıt ve iş makineleri haricindeki dayanıklı taşınırların taşınır istek belgesi düzenlenmek suretiyle talep edileceği ve talep edilen dayanıklı taşınırların taşınır teslim belgesi düzenlenerek kullanıma verileceği hüküm altına alınmıştır.
Taşınır teslim belgesi, taşınır mal yönetimi kapsamında kişilerin kullanımına verilen taşınırların gözetim ve muhafaza sorumluluğunun da ilgili taşınırı devralan kişiye aktarılmasını sağlama işlevi görmektedir. Böylece kayıtlara göre ilgili taşınır ambarlarda görünmemekte ve taşınır kayıt yetkililerinin gözetim ve muhafaza sorumluluğu ortadan kalkmaktadır.
Yerinde denetim faaliyetleri kapsamında Bakanlığa bağlı il sağlık müdürlükleri ve sağlık tesislerinin ayniyat depolarında incelemeler yapılmış, bu kapsamda MKYS ve HBYS verilerine göre anlık depo durumları ile fiili ve fiziki olarak taşınırların mevcudiyeti karşılaştırılmıştır. Netice itibarıyla bazı birimlerde kayıtlara göre ambarda görünen ancak fiilen kişilerin kullanımında olan taşınırların mevcut olduğu tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında özetle; bulguda yer alan tespitlerin asgari düzeye indirgenebilmesi için geçmiş dönemlerde muhtelif önleyici faaliyetlerin yürütüldüğü, ilerleyen dönemde de bahsi geçen hususların gereğinin yapılması adına taşra birimlerine resmi yazı yazılacağı ve önleyici faaliyetlerin devam ettirileceği ifade edilmektedir.
Bu itibarla, hesap verme sorumluluğu çerçevesinde taşınır mal yönetiminin Yönetmelik hükümlerine uygun yürütülmesi, kişilerin kullanımına verilen taşınırlar için taşınır teslim belgelerinin fiilen teslim sırasında düzenlenip imza altına alınması ve böylece gözetim ve muhafazaya ilişkin sorumluluğun zamanında ve doğru bir şekilde tesis edilmesi gerekmektedir.
ç) Dayanıklı Taşınırların Sicil Numaralarının Taşınırın Üzerinde Gösterilmemesi
Bakanlığa bağlı bazı birimlerde dayanıklı taşınırlara ait sicil numaralarının taşınırların üzerinde gösterilmediği görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36’ncı maddesinin birinci fıkrasında; giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarasının verilmesi ve bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmesi hususları düzenlenmektedir.
Yerinde denetim çalışmalarında Bakanlığa bağlı il sağlık müdürlükleri ve sağlık tesislerinin bazılarında dayanıklı taşınırların üzerinde taşınır sicil numaralarının Taşınır Mal Yönetmeliği düzenlemelerine uygun şekilde belirtilmediği tespit edilmiştir. Dayanıklı taşınırların üzerinde sicil numarasının kalıcı bir şekilde belirtilmesi muhasebe kayıtlarıyla fiziki varlıkların eşleştirilmesini sağlamakta ve taşınırın takibi, sayımı ve sorumluluk tayini gibi hususların gerçekleştirilmesini desteklemektedir.
Kamu İdaresi cevabında özetle; bulguda yer alan tespitlerin asgari düzeye indirgenebilmesi için geçmiş dönemlerde muhtelif önleyici faaliyetlerin yürütüldüğü, ilerleyen dönemde de bahsi geçen hususların gereğinin yapılması adına taşra birimlerine resmi yazı yazılacağı ve önleyici faaliyetlerin devam ettirileceği ifade edilmektedir.
Bu itibarla, Bakanlığa bağlı birimlerde Yönetmelik hükümlere uygun şekilde dayanıklı taşınırların numaralarının üzerlerinde belirtilmesi hususuna riayet edilmesi ve bu bağlamda eksiklik söz konusu olan birimlerde düzeltici işlemlerin tesis edilmesi gerekmektedir.