Bakım Onarım Hizmet Alım İşinde Aksaklıklar Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Bakım Onarım Hizmet Alım İşinde Aksaklıklar Bulunması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Belediyesi

Belediyece ihale edilen “Manisa Büyükşehir Belediyesi Kent Estetiği Sorumluluk Sahası Içerisindeki Süs ve Gösteri Havuzları ile Otomatik Sulama Sistemlerinin Bakım Onarım Hizmet Alımı” işinde teknik şartnamenin yaklaşık maliyet hesabı için firmalara gönderilenden farklı bir şekilde ihale dokümanına eklendiği ve bu nedenle teklif kalemlerinden birinin hiçbir teknik tanımı ve açıklamasının bulunmadığı, teknik şartnameye göre işin yürütülmesinde işletilmesi gereken süreçlerin işleme koyulmadığı ve yüklenicinin sağlaması gereken vinç ve taşıt işlerinin idarenin araçlarıyla yerine getirildiği tespit edilmiştir.

Manisa Büyükşehir Belediyesi kent estetiği sorumluluk sahası içerisindeki süs ve gösteri havuzları ile otomatik sulama sistemlerinin bakım onarım hizmet alımı işine ait sözleşmenin “İş tanımı” başlıklı 5 inci maddesinde;

“Sözleşme konusu iş; Manisa Büyükşehir Belediyesi Kent Estetiği Sorumluluk Sahası İçerisindeki Süs ve Gösteri Havuzları ile Otomatik Sulama Sistemlerinin Bakım Onarımı Hizmet Alım İşi İşin teknik özellikleri ve diğer ayrıntıları sözleşme ekinde yer alan ve ihale dokümanını oluşturan belgelerde düzenlenmiştir.”

Denilmektedir.

Söz konusu işin teknik şartnamenin,

“Genel” başlıklı 1’inci kısmının (b) bendinde;

“Bu işin süresi sözleşme imzalanmasına müteakip 5 Ay’dır. Hizmet alımına ait Hak edişler aylık olarak düzenlenecektir. Bu iş kapsamında kullanılacak olan her türlü malzeme(mi,fan,çark,rulman,salmastra,kaplin,kablo,klemens,pervane,vs.),araç,donanım,vinç, vs. yüklenici tarafından temin edilecektir.”

“Bildirme ve süreler” başlıklı 3’üncü kısmında;

“a-İdare , bakım, sarım ve onarımının yapılmasına karar verilen pompayı ve motoru aşağıda belirtilen bilgileri içeren bir e-posta aracılığı ile yüklenicinin belirttiği bir e-posta adrese bildirir ve ardından telefonla bilgi verir. Arıza bildirim zamanı olarak e-posta gönderim zamanı dikkate alınır. E-posta adresi sözleşmede belirtilen irtibat e-posta adresi veya yüklenicinin yazılı olarak deklare ettiği bir e-posta adresidir.

Yüklenici, arızalı pompanın veya motorun kendisine teslim edilmesi veya idareye belirtmiş olduğu mail adresinden arıza bildiriminin yapılmasından sonra 48 saat içerisinde arızayı gidermiş ve montajını yaparak idareye teslim etmiş olacaktır. Bu süre içerisinde arızanın giderilmemesi durumunda yüklenici hak ediş üzerinden % 0,06 ( on binde altı ) oranında cezai işlem uygulanacaktır.”

“Güvenlik ve iş güvenliği” başlıklı 4 üncü kısmında;

“a.Yüklenici çalışma sahasında 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunun ve yönetmelikleri gereğince tüm gerekli iş güvenliği tedbirlerini almakla yükümlüdür.

b.Çalışma sahası bir güvenlik bandı ile çevrilecek ve görevli olmayanların güvenl,ik bandının içerisine girmesine izin verilmeyecektir.

Çalışma esnasında, Kişisel koruyucu donanımları ( baret,çelik burunlu ayakkabı, eldiven, koruyucu gözlük vb.) kullanılacaktır.

Sahaya görevli olsa dahil kişisel koruyucu donanımı olmayan personelin girmesine izin verilmeyecektir. …”

“Yaptırımlar” başlıklı 10 uncu maddesinde;

“a.Verilen iş emrinin yerine getirilmemesi durumunda her arıza için sözleşme bedelinin % 0,06 on binde altı oranında ceza kesilir.

Arızalara zamanında müdahale etmeme durumun da idarenin iletişimin organına cevap vermeme, her arıza duru için sözleşme bedelinin % 0,06 on binde altı oranında ceza kesilir.

Sözleşme başlangıcından sonun kadar yüklenicinin toplam 3 adet para cezası alması durumunda idare sözleşmeyi tek taraflı fesih edebilir. Fesih durumunda yüklenicinin teminatı ve sair alacakları irat kaydedilecektir.” denilmektedir.

Yapılan incelemede söz konusu işin imalat kalemleri içinde “ters yıkamalı kum filtresi” işinin olduğu fakat ihale dokümanında bu işe ait bir açıklama bulunmadığı görülmüştür. Yaklaşık maliyetin hazırlanması için içlerinde ihaleyi alan firmanın da bulunduğu bazı firmalardan fiyat teklifleri alınmıştır. Firmalardan teklifler istenirken teknik şartname firmalara gönderilmiştir. Gönderilen teknik şartnamede “ ters yıkamalı kum filtresi” kalemi için teknik detay ve açıklama bulunmaktadır. Bu surette alınan fiyatlar ile yaklaşık maliyet oluşturulmuştur. Fakat ihale dokümanı teknik şartnameden söz konusu kaleme ait madde çıkartılarak oluşturulup EKAP’a yüklenmiştir. İşin tanımının bakım onarım olması ve “ters yıkamalı kum filtresi” kalemi için herhangi bir açıklama olmaması anılan kalemin filtre bakımı olduğu izlenimini oluşturmaktadır. Ödeme evrakı incelendiğinde ise bu kalemden filtre alındığı yani malzeme alımı olarak bu kalemin gerçekleştirildiği görülmektedir.

İhale üzerine kalan firma yaklaşık maliyet sürecinde kendisinden teklif alındığı için bu kalemin nasıl işletileceğini biliyor ve ona göre teklif vermişken diğer istekli olacaklar için bu iş kalemi daha düşük bedelli bakım işi olarak değerlendirilip daha düşük fiyat teklifi verilmesi sonucunu doğuracaktır. Bu durum istekli olabilecek firmaların tekliflerinin aşırı düşük teklif konumunda olmasını sağlayıp ihale dışı kalmalarına sebep olabileceği gibi ihale üzerine kalacak bir firmadan bakım onarım için teklif alınmışken kum filtresi alımı yapılmaya çalışılmasına sebep olacaktır. Teknik şartnamenin ihale dokümanına bir iş kalemine ait maddenin çıkartılarak yüklenmesi ihalede saydamlık ve rekabetin sağlanması ilkelerine aykırılık oluşturmaktadır.

Yine işe ait teknik şartnamenin yukarıya alına maddelerinden anlaşılacağı üzere bakım onarım gerektiren durumlar yükleniciye bir e-posta ile bildirilecektir. Bu bildirim ile şartnamede belirtilen onarım süreci başlayacak ve belirlenen sürelerde iş yerine getirilmezse öngörülen cezalar tatbik edilecektir. Bu cezaların belli bir adede ulaşması ile idarenin fesih ve teminatları gelir kaydetme hakkı doğacaktır. Yapılan incelemede yükleniciye bakım onarım taleplerinin e-posta ile bildirilmediği dolayısıyla şartnamedeki süre ve ceza hükümlerinin işletilmediği görülmüştür. Dolayısıyla denetimimizde, bakım ve onarımların zamanında yapılıp yapılmadığı ve zamanında yapılmayan onarımlar var ise bunlar için yükleniciye gerekli cezai şartın uygulanıp uygulanmadığı hususunda bir kanaate varılamamaktadır.

Yapılan denetimde yüklenicinin teklif fiyatı içine dahil vinç ve taşıt işlerinin idare taşıtlarıyla sağlandığı, işyerinde şartnamede belirtilen alan ve işçi güvenliği hususlarına riayet edilmediği iş yeri fotoğraflarından tespit edilmiştir. Şartnameye aykırı bu hususlar için cezai işlemlerin gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

İhale dokümanının ihalede saydamlık ve rekabetin sağlanmasına yönelik hazırlanması ve teknik şartname hükümlerinin işletilmesinin işin hem mevzuata uygun hem de sağlıklı yürütülmesi için gerekli olduğu düşünülmektedir.