|
ÖZET: Bakım onarım ihaleleri çerçevesinde, araçların yedek parça ve sıvılarına dair garantili parçaların takibinin yapılmadığı tespit edilmiştir. 2024 yılı Sayıştay Denetim Raporları’na göre, idare tarafından gerçekleştirilen hizmet alımlarında, bu garantili parçaların ve garanti sürelerinin ihale dokümanlarında yer almadığı görülmektedir. Teknik şartnamelerde, kullanılacak yedek parçaların kalite standartları belirlenmiş olmasına rağmen, bu bilgilerin yeterince takip edilmediği anlaşılmaktadır.
İdare, bakım onarım süreçlerinde yüksek kalite standartlarına sahip yedek parçaların kullanılmasını öngörmekte, ancak bu parçaların garanti sürelerinin kaydedilmesi ve sonraki ihale dokümanlarına eklenmesi gerektiği vurgulanmaktadır. Araçların sözleşme süresi bitmeden önce bakımlı ve servise hazır bir şekilde teslim edilmesi gerektiği belirtilmiş, fakat bu süreçte garantili parçaların takibinin yapılmaması maliyetlerin düşürülmesi açısından bir eksiklik olarak değerlendirilmektedir. Sonuç olarak, bakım onarım ihalelerinde değiştirilen yedek parça ve sıvılara ilişkin garantili parçaların takibinin yapılması ve bu bilgilerin ihale dokümanlarına dahil edilmesi, hem maliyetlerin daha gerçekçi bir şekilde belirlenmesine hem de ihalelerin daha uygun fiyatlarla sonuçlanmasına katkı sağlayacaktır. Bu durum, hem mevcut yüklenicilerin hem de yeni yüklenicilerin avantajlarından faydalanabilmesi açısından önem taşımaktadır. |
BULGU: Bakım Onarım İhalesindeki Garantili Parçaların Takibinin Yapılmaması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Bağlı İdaresi
İdare tarafından araç bakım onarım ihaleleri kapsamında yapılan hizmet alımlarında değiştirilen yedek parça ve sıvılara ilişkin garantili parçaların ve garanti sürelerinin takibinin yapılmadığı ve bu bilgilerin ihale dokümanlarında yer almadığı görülmüştür.
İdare tarafından hizmet alımı yoluyla gerçekleştirilen bakım onarım ihalelerine ilişkin teknik şartnamelerin “İşin Tarifi” başlıklı 3’üncü maddesinde;
“3.7. Araçlardaki bütün filtreler, ana komponentlerin ve/veya parçalarının (motor, şanzıman, diferansiyel, aks), fren sistemlerinin ve/veya parçalarının (balata, disk, kaliper, servolar, valfler), arıza, onarım, hasar, revizyon ve periyodik bakımlarında araç orijinali veya araç üreticisinin onayladığı yedek parçalar veya ana komponent üreticilerinin onayladığı yedek parçalar veya ISO/TS 16949:2002 üretim belgesine sahip kuruluşların ürünleri kullanacaktır. İdare yükleniciden söz konusu malzemelerin belgelendirilmesini isteyebilir. Maddede sözü geçen ürünlerden kaynaklanan kronik arızalarda da (araçların %5’inden fazlasında söz konusu anzanın meydana gelmesi halinde) İdare kullanılan malzemelerin aracın yapısına uygun yeni ürünler ile değişimini talep edebilir. Bu değişimleri Yüklenici bedelsiz yerine getirmek zorundadır.
Kullanılacak bütün sıvılar araç üretici veya ana komponent üretici onaylı olacaktır.
Yüklenici araçların arıza, onarım ve bakımlarında araç üretici veya ana komponent üreticisinin kataloglarında tamir takımı olarak belirtilmeyen hiçbir parçayı tamir etmeyecek, bütün parçalar yeni sıfır parçalar ile değiştirilecektir. Bu maddenin ihlali halinde oluşacak olan her türlü hasar ve kazanın maddi ve hukuki sorumluluğu Yüklenicide olacaktır.
Yüklenici araçların arıza, onarım ve bakımlarında yakıt deposu hariç, ad-blue deposu, radyatörler (su, yağ, hava radyatörleri), klima petekleri (evaporatör, kondenser) ve diğer sıvı depolarının delinmesi ve/veya tıkanması halinde onarılmayacak, yenileri ile değiştirilecektir.
Değişen radyatörlerle birlikte bağlantı hortumları da değişecektir. Değişen parçalar İdareye teslim edilecektir.” denilerek araçlarda kullanılacak yedek parça ve sıvılara ilişkin kalite standartları belirtilmiştir. Buna göre, araçlarda kullanılacak yedek parça ve sıvıların araç üreticisinin ürettikleri parçalar olabileceği veya araç üreticisinin onayladığı yedek parça ve sıvıların olabileceği veya ISO/TS 16949:2002 üretim belgesine sahip kuruluşların ürettikleri ürünlerin olabileceği anlaşılmaktadır. Söz konusu şartnamelerde belirtilen ve araçlarda kullanılabilecek olan yedek parça ve sıvılar yüksek kalite standartlarına sahip olup piyasada yer alan standart parçalara nazaran daha pahalıdır ancak parçaların niteliğine göre farklı garanti süreleri öngörülmüştür.
Diğer yandan; mezkûr Şartnamelerin “Araçların ve Garajın Teslimi-Teslim Alınması” başlıklı 4’üncü maddesinin ikinci fıkrasında;
“Bütün araçlar sözleşme süresi sonunda periyodik bakımları, onarımları yapılmış çalışır ve servise hazır vaziyette teslim edilecektir. Sözleşmenin son geçerlilik tarihine kadar, bakım kilometresine 2.600km kalan araçların ilgili son kilometrik bakımı yapılarak teslim edilecektir. (Ör: araç km’si>397.400km ise yaklaşan 400.000’lik kilometrik bakım yapılacaktır.)” denilerek bütün araçların sözleşmeleri bitmeden önce bakımlı, servise çıkmaya hazır bir vaziyette bulundurulacağı belirtilmiştir.
Söz konusu düzenlemeler birlikte değerlendirildiğinde; İdare tarafından bakım onarım ihalelerinin şartnamelerinde yedek parça ve sıvılara ilişkin pahalı, yüksek kalite standartlarına sahip ve garantili parçalarla arıza tamir, bakım ve onarımların yapılacağı öngörülmüştür.
Sözleşme süreleri bitmeden araçların bakım onarımlarının, periyodik bakımlarının ve gerekli tamir işlemlerinin yapılmasına ilişkin öngörülen faaliyetler yine bu yüksek standartlara sahip garantili parçalar ile yapılacaktır. İdare araçlarında özellikle sözleşme bitmeden önce yapılan bakım onarım faaliyetlerinin kayıtlara alınmasının, yapılan bakım onarım ve diğer çalışmaların, garantili parçaların ve garanti sürelerinin daha sonraki ihalelere ilişkin ihale dokümanlarında yer alması gerektiği değerlendirilmektedir. Zira söz konusu ihalelere teklif veren istekliler garantili parçaları ve garanti sürelerini göz önünde bulundurarak teklif verecekler ve bu durumda bakım onarım ihaleleri daha uygun bedellerle sonuçlandırılacaktır.
Yapılan incelemede; İdare tarafından araç bakım onarım ihaleleri kapsamında yapılan hizmet alımlarında değiştirilen yedek parça ve sıvılara ilişkin garantili parçaların ve garanti sürelerinin takibinin yapılmadığı tespit edilmiştir.
Denetim tespitimiz üzerine, İdare tarafından; İdarece gerçekleştirilen Otobüs Bakım Onarım İhalelerinin, araçların yaptığı kilometre üzerinden birim fiyat ödemesi yapılan arıza, servis eksikliği vb. durumlarda yükleniciye cezaların kesildiği hizmet alımları olduğu, yedek parçalar için ayrıca bir ödeme yapılmadığı, ihaleye ait teknik şartname ve eklerinde yüklenicinin ambar mevcudu, stok miktarı ya da takibine ilişkin herhangi bir hüküm ya da İdarenin zorunluluğu bulunmadığı, sözleşme süresince yüzbinlerce işlem yapıldığı ve her an yedek parça kullanımı olduğu, İstanbul içi hatlarda ayda ortalama 6.000 kilometre, metrobüste ise ayda ortalama 10.000 kilometre çalışan otobüslerin 18 aylık ihale sürede yedek parçalarının garanti süreleri birkaç kez dolduğu ve yenilendiği, araçların bir sonraki ihale dönemine teslim şartları ve uygulama zorlukları göz önünde bulundurulduğunda mevcut ihale şartnamelerinde ki tanımlamaların yeterli olduğu ifade edilmiştir.
Ancak bulgumuzda da belirtildiği üzere garantili parçaların takibinin yapılması ve yenilenen ihalelerden önce teknik şartnamelere eklenmesi maliyet düşürücü bir unsurdur. Bu haliyle ihalelerde bu durumun göz önünde bulundurulması daha gerçekçi yaklaşık maliyetler oluşturulmasına ve ihalelerin daha makul fiyatlara gerçekleştirilmesine etki edecektir. Ayrıca araçların bir sonraki ihale dönemine aktarım şartlarının var olduğu belirtilmiş olup söz konusu durumda ihaleleri aynı yüklenicilerin alması durumunda garantili parçaların avantajlarından faydalanabilecek ancak yeni yükleniciler yedek parçaların garantisi bulunmasına rağmen arıza vermesi durumunda ilgili parçaları değiştirmek zorunda kalacaktır.
Sonuç olarak; araç bakım onarım ihaleleri kapsamında yapılan hizmet alımlarında değiştirilen yedek parça ve sıvılara ilişkin garantili parçaların ve garanti sürelerinin takibinin yapılması ve ihale dokümanlarında yer alması gerektiği değerlendirilmektedir.