Banka Hesabı İşlemlerinin Muhasebeleştirilmesinde Mevzuat Hükümlerine Uygun Olmayan Hususların Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Banka Hesabı İşlemlerinin Muhasebeleştirilmesinde Mevzuat Hükümlerine Uygun Olmayan Hususların Bulunması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi

102-Banka Hesabının işleyişi ve ilgili işlemlerinin muhasebeleştirilmesinde mevzuat hükümlerine uygun olmayan uygulamalara ilişkin tespit edilen hususlar aşağıda maddeler halinde belirtilmiştir.

Belediye Muhasebe Kayıtlarında Yer Almayan Bazı Banka Hesaplarının Muhasebe Sisteme Dahil Edilmesinde Hatalı Kayıt Yapılması

Belediye tarafından temin edilen 2024 yılı ile önceki dönemlere ait banka hesap özetlerinin incelenmesinde, bazı banka hesaplarının; bakiyenin bulunmadığı, küçük bakiyeli olduğu ya da çeşitli sebeplerle blokeli olduğu, bazılarının da takibinin yapılmaması sonucunda unutulduğu gibi gerekçelerle muhasebeleştirilmediği, Belediyenin tüm banka muhasebesi işlemlerinin tek banka hesabı üzerinden gerçekleştirildiği ve söz konusu diğer banka hesaplarındaki mevcut tutarların geçmiş dönemler dahil 2024 yılı dönem sonuna kadar mali tablolara yansıtılmadığı , ilgili banka hesaplarının muhasebe sistemine dahil edilmesi için dönem sonunda Belediye tarafından gerçekleştirilen muhasebe kaydında sehven yapılan hata neticesinde ilişikli hesaplarda yanlış tutarlar oluşmasına sebebiyet verildiği görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Hesap verme sorumluluğu” başlıklı 8’inci maddesinde; “Her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanlar, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumludur ve yetkili kılınmış mercilere hesap vermek zorundadır.”

Aynı Kanun’un “Kayıt zamanı” başlıklı 50’nci maddesinde ise; “Bir ekonomik değer yaratıldığında, başka bir şekle dönüştürüldüğünde, mübadeleye konu edildiğinde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda muhasebeleştirilir. Bütün malî işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve her muhasebe kaydının belgeye dayanması şarttır.”

Hükümlerine yer verilmiştir.

Diğer yandan Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin; 102-Banka Hesabının niteliğinin belirtildiği 55’inci maddesinde; kurum adına bankaya yatırılan paralar ve bankaya takas için verilen çeklerden, takas işlemi tamamlananlar ile düzenlenen çek ve gönderme emirlerinden ilgililerine ödendiği veya gönderildiği bildirilen çek ve gönderme emri tutarlarının bu hesapta izleneceği,

103-Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabının niteliğinin belirtildiği 58’inci maddesinde; bu hesabın kurumun bankadan çekle veya gönderme emri ile yaptıracakları ödeme ve göndermelerin izlenmesi için kullanılacağı,

Belirtilmiştir.

Yapılan incelemede, Belediyenin vadeli hesabının bulunmadığı, tüm banka işlemlerini muhasebe sistemine kayıtlı tek banka hesabı olan İş Bankası Pınarbaşı Şubesi … 8671 numaralı vadesiz hesap üzerinden gerçekleştirildiği ve bu hesabın 31.12.2024 itibarıyla Banka Hesap Özeti Bakiyesinin 26.289,26 TL olduğu,

Belediye tarafından bakiyenin bulunmadığı, küçük bakiyeli olduğu ya da çeşitli sebeplerle blokeli olduğu, bazılarının da takibinin yapılmaması sonucunda unutulduğu gibi gerekçelerle muhasebe sistemi dışında kalan diğer 12 adet banka hesabında bulunan mevcut tutarların geçmiş dönemler dahil 2024 yılı dönem sonuna kadar mali tablolara yansıtılmadığı, tespit edilmiş olup ilgili banka hesaplarına ait ayrıntılar aşağıda gösterilmiştir.

– Ziraat Bankası Sarız Şubesi .5001 numaralı vadesiz hesabın blokeli olmakla beraber 1.308,49 TL bakiyesinin mevcut olduğu, hesabın en son 23.03.2010 tarihinde işlem gördüğü ve aktif olarak kullanılmadığı,

Ziraat Bankası Sarız Şubesi … 5002 numaralı vadesiz hesabın blokeli olmakla beraber

TL bakiyesinin mevcut olduğu, hesabın en son 30.01.2015 tarihinde işlem gördüğü ve aktif olarak kullanılmadığı,

Ziraat Bankası Sarız Şubesi .5003 numaralı vadesiz hesabın blokeli olmakla beraber 0,05 TL bakiyesinin mevcut olduğu, hesabın en son 16.07.2012 tarihinde işlem gördüğü ve aktif olarak kullanılmadığı,

Ziraat Bankası Sarız Şubesi .5004 numaralı vadesiz hesabın blokeli olmakla beraber

TL bakiyesinin mevcut olduğu, hesabın en son 16.07.2012 tarihinde işlem gördüğü ve aktif olarak kullanılmadığı,

Ziraat Bankası Pınarbaşı Şubesi .5005 numaralı vadesiz hesabın 0,00 TL bakiyesinin mevcut olduğu ve en son 21.08.2013 tarihinde işlem gördüğü ve hesabın aktif olarak kullanılmadığı,

Ziraat Bankası Bünyan Şubesi .5006 numaralı vadesiz hesap blokeli olmakla beraber 4.160,03 TL bakiyesinin mevcut olduğu ve en son 29.08.2005 tarihinde işlem gördüğü ve hesabın aktif olarak kullanılmadığı,

Ziraat Bankası Sarız Şubesi .5007 numaralı vadesiz hesabın 0,00 TL bakiyesinin mevcut olduğu ve 2024 hesap döneminde işlem görmemiş olan hesabın aktif olarak kullanılmadığı,

Halk Bankası Kayseri Şubesi .0021 numaralı vadesiz hesap blokeli olmakla beraber 3.385,46 TL bakiyesinin mevcut olduğu ve 2024 hesap döneminde işlem görmediği,

Halk Bankası Melikgazi Şubesi .0001 numaralı vadesiz hesabın 21.871,49 TL bakiyesinin mevcut olduğu ve 2024 hesap döneminde işlem görmediği,

Halk Bankası Melikgazi Şubesi .0004 numaralı vadesiz hesabın 0,00 TL bakiyesinin mevcut olduğu ve 2024 hesap döneminde işlem görmediği,

İş Bankası Pınarbaşı .9322 numaralı vadesiz hesabın 725.939,54 TL bakiyesinin mevcut olduğu ve 2024 hesap döneminde işlem görmediği, ilgili hesabın; 2022 öncesi hesap dönemlerinde mera hesabı olarak açılan hesaba yatırılan paraların mera, yaylak ve kışlakların bulunduğu ilgili köy/mahalle çiftçilerinin, muhtarlıkların, yaylak, kışlakları kiralayan göçerlerin talebi veya Belediyenin mera, yaylak ve kışlakların yol yapımı, havyaların sulanmasında kullanmak üzere sulama teknelerinin bakım-onarımı ve hayvan gölgeliklerinin yapımında kullanılmak için açıldığı,

– İş Bankası Pınarbaşı …9712 numaralı vadesiz hesabın 0,02 TL bakiyesinin mevcut olduğu ve memur maaşların aylık olarak ödenmesinde aktif şekilde kullanıldığı,

Tespit edilmiştir.

Ayrıca, ilgili banka hesaplarının muhasebe sistemine dahil edilmesi için dönem sonunda Belediye tarafından gerçekleştirilen muhasebe kaydında sehven yapılan hata neticesinde; 502.781,72 TL’nin 102-Banka Hesabına fazla alacak, 103-Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabına fazla borç ve alacak kaydının yapıldığı, ayrıca 600-Gelirler Hesabı ve 800- Bütçe Gelirleri Hesabına noksan alacak ile 805-Gelir Yansıtma Hesabına noksan borç kayıt yapılmak suretiyle ilgili hesaplarda yanlış tutarların oluşmasına sebebiyet verildiği görülmüştür.

Sonuç olarak, Belediyenin muhasebe sistemi dışında kalan 12 adet banka hesabındaki mevcut tutarların 2024 yılı mali tablolarına yansıtılması için dönem sonunda Belediye tarafından gerçekleştirilen muhasebe kaydında sehven yapılan 502.781,72 TL hata neticesinde; 102-Banka Hesabının 502.781,72 TL noksan borç devrettiği, 600-Gelirler Hesabı, 800-Bütçe Gelirleri Hesabı, 805-Gelir Yansıtma Hesaplarının noksan kayıt içermesi sonucunda da, 895- Bütçe Uygulama Sonuçları Hesabı ile 690-Faaliyet Sonuçları Hesaplarının hatalı veri üretmesi neticesinde 590-Dönem Olumlu Faaliyet Sonucu Hesabının da 502.781,72 TL noksan alacak devretmesine neden olması sonucunda ilgili hesaplar mali tablolarda hatalı olarak yer almıştır.

Banka Hesaplarının Mevzuata Uygun Şekilde Muhasebeleştirilmemesi ve İzlenmemesi

Banka hesaplarının gerektiği gibi takip edilmediği ve mevzuata uygun şekilde muhasebeleştirilerek izlenmediği görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 3’üncü maddesinde, “Borçlanma suretiyle elde edilen imkânlar dâhil kamuya ait gelirler, taşınır ve taşınmazlar, hesaplarda bulunan para, alacak ve haklar ile her türlü değerler” kamu kaynağı olarak tanımlanmıştır.

İlgili Kanun’un 7’nci maddesinde, kamu kaynağının kullanılmasının genel esaslarından “mali saydamlık” ilkesinin sağlanabilmesi için “kamu hesaplarının standart bir muhasebe sistemi ve genel kabul görmüş muhasebe prensiplerine uygun bir muhasebe düzenine göre oluşturulması” zorunlu tutulmuş; bunun için gerekli düzenlemelerin yapılması ve önlemlerin alınmasından kamu idarelerinin sorumlu olduğu belirtilmiştir.

Her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların hesap verme sorumluluğu Kanun’un 8’inci maddesinde; üst yöneticilerin sorumlulukları altındaki kaynakların kayıp ve kötüye kullanımının önlenmesi, mali yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin gözetilmesi ve izlenmesinden doğan sorumluluğu ise Kanun’un 11’inci maddesinde düzenlenmiştir.

5018 sayılı Kanun’un 49’uncu maddesinde; kurumun muhasebe sisteminde bulunan hesapların “kamu idarelerinin gelir, gider ve varlıkları ile malî sonuç doğuran ve öz kaynağın artmasına veya azalmasına neden olan her türlü işlemlerle garantilerin ve yükümlülüklerin belirlenmiş bir düzen içinde hesaplara kaydedilerek, yönetim ve denetim yetkilileriyle kamuoyuna gerekli bilgilerin sağlanması amacıyla tutulacağı”, 50’nci maddesinde de bütün mali işlemlerin muhasebeleştirilmesinin ve her muhasebe kaydının belgeye dayanmasının şart olduğu hüküm altına alınmıştır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 102-Banka Hesabına ilişkin işlemleri düzenleyen 56’ncı maddesinde; “c) Banka hesap özet cetveli 1) Kurumun hesabının bulunduğu bankalarca, bir gün içerisinde kurum adına tahsil edilen paraların miktarları ile karşılığında onaylanan veya düzenlenen alındıların tarih ve numaralarını; kurum adına ödenen veya gönderilen paraların miktarları ile bunlara ait çek ve gönderme emirlerinin tarih ve numaralarını gösteren iki nüsha banka hesap özet cetveli düzenlenerek ertesi gün kuruma gönderilir. Banka hesap özet cetvelinin bir nüshası muhasebe işlem fişine bağlanır, diğer nüshası ise açılacak bir dosyada muhafaza edilir. Tahsilat ve ödemeleri ayrıntılı olarak gösteren cetvelin bankaca, ertesi gün doldurularak onaylandıktan sonra teslimat müzekkeresi ve gönderme emirlerinin ikinci nüshalarıyla birlikte kuruma gönderilmesi ve kurumun da bu cetveli araması gerekir. 2) Banka hesap özet cetveli gecikme ile verildiği takdirde durumun üst yöneticiye bildirilmesi zorunludur.” denilmektedir.

Buna göre banka hesapları ile mali tablolarda görünen tutarlar arasında fark bulunmaması için banka hesap özet cetvellerinin zamanında temin edilerek ilgili kayıtların yine zamanında ve doğru olarak yapılması gerekmektedir.

Yönetmelik’in “Sayımı yapılacak değerler ve sayım kurulları” başlıklı 493’üncü maddesi ve “Sayımlarda kullanılacak tutanaklar” başlıklı 494’üncü maddelerinde, dönem sonlarında idare hesaplarının bulunduğu bankalar ile mutabakat yapılarak “Banka Mevcudu Tespit Tutanağı”nın düzenlenmesi gerektiği açıklanmıştır.

Yapılan incelemede, Belediyenin 2024 yılı dönem sonuna kadar tüm banka ile ilgili işlemlerini muhasebe sistemine kayıtlı tek banka hesabı olan İş Bankası Pınarbaşı Şubesi … 8671 numaralı vadesiz hesap üzerinden gerçekleştirildiği ve bu hesabın 31.12.2024 itibarıyla “Banka Hesap Özeti Bakiyesi” nin 26.289,26 TL olduğu,

Belediye tarafından dönem sonlarında idare hesaplarının bulunduğu bankalar ile mutabakat yapılarak “Banka Mevcudu Tespit Tutanağı” nın düzenlenmediği,

102.03-Banka Hesabında, İş Bankası Pınarbaşı Şubesi .8671 numaralı vadesiz hesap özetlerine göre; 2023 yılından başlamak üzere 164.191,98 TL, 2024 yılında da 332.589,74 TL olmak üzere toplam 496.781,72 TL fazla borç bakiyesi oluşmuş olduğu,

Belediye tarafından 2024 yılı dönem sonunda sehven yapılan ve 2025 yılında düzeltmesi gerçekleştirilecek olan hata neticesinde 102.03-Banka Hesabı 502.781,72 TL eksiğiyle 20.289,26 TL borç bakiye verdiği,

Tespit edilmiştir.

2023 ve 2024 yıllarında 102-Banka Hesabı ile Banka Hesap Özetleri arasında mevcut farkların; 2023 yılında 150.000,00 TL, 2024 yılında 300.000,00 TL olmak üzere toplam 450.000,00 TL’nin nakit olarak tahsil edilen teminatlar olmadığı halde sehven 102-Banka Hesabına borç ve 330-Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabına da alacak kaydedilen kesin teminat mektuplarından kaynaklandığı tespit edilmiş olup, kalan toplam 46.781,72 TL’nin ise gene ilgili mevzuata uygun olmayan hatalı muhasebe kayıtlarından kaynaklandığı değerlendirilmekte olup ilgili farka ilişkin olarak Belediye tarafından 2025 yılında detaylı araştırma ve kapsamlı mevzuat çalışmaları yapılmaya başlanılmıştır.

Sonuç olarak, bahsi geçen tutarsızlıklar nedeniyle 2023 ve 2024 yılı Bilançosunda yer alan 102-Banka Hesabı, 330-Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabı, 910-Alınan Teminat Mektupları Hesabı ve 911-Alınan Teminat Mektupları Emanetleri Hesaplarının doğru bilgi sunmadığı, 102-Banka Hesabının idare adına açılan hesaplarda bulunan İdareye ait tüm nakit tutarlarını göstermesi gerektiğinden yıl sonu mutabakatlarının; bu tutarları gösterecek ve 102- Banka Hesabının dönem sonu kalanını doğrulayacak şekilde yapılması gerekmektedir.

Banka Hesaplarında Bulunan Nakdin Nemalandırılmaması

Belediyenin banka hesaplarında bulunan nakit tutarının Kamu Haznedarlığı Yönetmeliği’ndeki düzenlemelere uygun olarak değerlendirilmediği tespit edilmiştir.

Kamu Haznedarlığı Yönetmeliği’nin “Amaç” başlıklı 1’inci maddesinde “Bu Yönetmeliğin amacı, kapsamda yer alan kurumların mali kaynaklarının etkin ve verimli kullanılması ve izlenebilmesini teminen Kamu Haznedarlığı uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemektir.” denilerek 2’nci maddesinde de belediyeler kapsam dâhilindeki kurumlar arasında sayılmıştır. Anılan Yönetmelik’in “Uygulama ve kullanılacak araçlar” başlıklı 5’inci maddesinin ikinci fıkrasında genel bütçe kapsamı dışındaki kamu idareleri, kendi bütçeleri veya tasarrufları altında bulunan her türlü mali kaynakları kamu sermayeli bankalarda aynı fıkrada sayılan araçları kullanarak değerlendirmekle yükümlü kılınmıştır.

Aynı Yönetmelik’in “Kaynakların değerlendirilmesi ve nemalandırma” başlıklı 6’ncı maddesinde kurumların kaynaklarını mevduat, ters repo ve katılma hesabı araçlarını kullanarak değerlendirebilecekleri belirtilmiştir.

Yönetmelik’in ilgili hükümleri ile 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nda belirtilen kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ilkesine uygun olarak bir taraftan kurumlara ilave kaynak oluşturulurken diğer taraftan da kamunun genel finansman ihtiyacının karşılanması ve mali istikrarın korunması amaçlanmıştır.

-Belediye tarafından İller Bankası Ortaklık Fonu Hesabına ilk defa 23.07.2024 tarihinde 7.000.000 TL olarak yatırmaya başladığı, ilgili hesaba 21.11.2024 tarihinde 1163 yevmiye ile 2.000.000 TL ve 16.12.2024 tarihinde 1216 yevmiye ile 1.500.000 TL’nin de yatırılması ile Ortaklık Fonu Hesabının 31.12.2024 tarihi itibarıyla 10.500.000 TL bakiyesi olduğu,

Ancak İller Bankası nezdindeki Ortaklık Fonu Hesabı açma işlemlerinin muhasebe kayıtları yapılırken, 102-Banka İller Bankası Ortaklık Fon Hesabı olarak yeni bir banka hesabı kullanılması gerektiği halde yerine ilgili tutarı sehven 240-Mali Kuruluşlara Yatırılan Sermayeler Hesabına borç olarak kaydedilmesiyle,

240-Mali Kuruluşlara Yatırılan Sermayeler Hesabının 10.500.000,00 TL fazla ve 102- Banka Hesabının da 10.500.000,00 TL noksan olarak mali tablolara hatalı şekilde yansımasına sebebiyet verildiği,

-Belediyenin 23.07.2024 tarihine kadar banka hesaplarında bulunan nakit varlıklarının tamamının, 23.07.2024 tarihinden sonra da İller Bankası Ortaklık Fonu Hesabı dışındaki banka hesaplarında bulunan nakit varlıklarının, Kamu Haznedarlığı Yönetmeliği’ndeki düzenlemeye uygun olarak günlük, aylık gibi sürelerle değerlemeye tabi tutulmaması neticesinde faiz gelirinden mahrum kalındığı,

Tespit edilmiştir.

İller Bankası nezdindeki Ortaklık Fonu Hesabı açma işlemlerinin muhasebeleştirilmesi esnasında sehven yapılan kayıt neticesinde, 240-Mali Kuruluşlara Yatırılan Sermayeler Hesabı 10.500.000,00 TL fazla ve 102-Banka Hesabının da 10.500.000,00 TL noksan olarak yer alması suretiyle mali tablolarda hatalı bilgiler içermeleri nedeniyle düzeltilmesi ile Belediyenin banka hesaplarında bulunan nakit varlıklarını Kamu Haznedarlığı Yönetmeliği uyarınca nemalandırması, kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi açısından önem arz etmekte olup, nakit varlıklarını belirtilen mevzuat hükümleri doğrultusunda değerlemeye tabi tutarak faiz geliri elde etmesi gerekmektedir.