Banka Hesabı Muhasebe Kayıtları ile Banka Mutabakat Mektuplarının Tutarlı Olmaması ve Banka Hesabına Hatalı Kayıt Yapılması (Sayıştay)

BULGU: Banka Hesabı Muhasebe Kayıtları ile Banka Mutabakat Mektuplarının Tutarlı Olmaması ve Banka Hesabına Hatalı Kayıt Yapılması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Olmayan İl Kapsamında Yer Alan İlçe Belediyesi

a) İdarenin 31.12.2024 tarihli Kesin Mizan ve Bilançosu ile banka mutabakat mektuplarının karşılaştırılması sonucunda, muhasebe kayıtlarına göre 102 Banka hesabının 12.162.920,18 TL açık verdiği görülmüştür.

İdarenin hesaplarının bulunduğu bankalardan;

Ziraat Bankası Çeltikçi Şubesinin 03.01.2025 tarihli yazısında Çeltikçi Belediyesinin 29225101/5001 Maaş ve Kamu Tahsis Hesabının 31.12.2024 tarihli bakiyesinin 1.235.043,45 TL ve 16.810,00 TL olduğu;

Halkbank Bucak Şubesinin 06.01.2025 tarihli yazısında Çeltikçi Belediyesinin 031707000023 nolu hesabının 31.12.2024 tarihli bakiyesinin 40.368,30 TL olduğu;

Türkiye İş Bankası Bucak Şubesinin 06.01.2025 tarihli yazısında Çeltikçi Belediyesinin 3120-423363 nolu hesabının 31.12.2024 tarihli bakiyesinin 636,89 TL ve 3120-541407 nolu hesabının bakiyesinin 2.659,82 TL olduğu;

belirtilmiştir.

Bankaların bu yazılarına göre Çeltikçi Belediyesinin 31.12.2024 tarihli Kesin Mizan ve Bilançosunda 102-Banka hesabının (1.235.043,45 + 16.810,00 + 40.368,30 + 636,89 + 2.659,82 =) 1.295.518,46 TL borç bakiyesi vermesi gerekmektedir.

Buna karşın İdarenin 31.12.2024 tarihli Kesin Mizan ile Bilançosunda, 102-Banka hesabı 1.295.518,46 TL borç bakiyesi vermiş görünmesine karşın; bu tutara muhasebe kayıtlarına göre 102-Banka hesabının 13.458.438,64 TL borç bakiyesi (ve dolayısıyla 13.458.438,64 – 1.295.518,46 =) 12.162.920,18 TL açık vermesi üzerine 31.12.2024 tarihli ve 1486 yevmiye numaralı ödeme emri belgesi ile;

Hesap Kodu Hesap Adı Borç Alacak

103 İş Bankası Cari 12.162.920,18

630 Diğer Giderler 12.162.920,18

kaydının yapılmasıyla ulaşılmış ve ödeme emri belgesinin “Açıklama ve Ekler” kısmında ise; “Açıklama: 2023 ve 2024 yılı içerisinde Giderler hesabından çıkması gereken ödeme işlemlerinin 102 İş Bankası hesabına sehven gönderme işlemi yapılmıştır. Yapılan işlem neticesinde Ziraat Bankası hesabından gönderilen tutarlar İş Bankası hesabında gözükmüştür. İş Bankası hesabında gözüken tutar Ziraat Bankası hesabından ilgili kişi/firma/kurum hesabına gönderilmiştir. Bu hatanın giderilmesi adına bu işlem fişi düzenlenmiş olup hatalı olan işlemlere ait rapor ektedir.” denilmiştir.

31.12.2024 tarihli ve 1486 yevmiye numaralı ödeme emri belgesi ile 630-Giderler hesabına kaydedilen 12.162.920,18 TL tutarındaki gider, hiçbir gerçekliği bulunmayan ve salt 102-Banka hesabını tutturmak amacıyla yapılmış olan sanal bir kayıttır ve bu sanal kayıt ile 102-Banka hesabı tutturulmuş gibi görünürken; 630-Giderler hesabı anılan tutar kadar kayden şişirilmiş bulunmaktadır.

Bununla birlikte İdarenin 102-Banka hesabının tutmaması ve muhasebe kayıtlarına göre 12.162.920,18 TL açık vermesinin nedeninin aşağıda (b)’de açıklandığı üzere 2024 yılındaki hatalı muhasebe kayıtları ile 2023 yılı ve öncesinden gelen hatalı muhasebe kayıtlarından kaynaklandığı değerlendirilmektedir.

İdarenin 31.12.2023 tarihli Kesin Mizan ve Bilançosuna göre İş Bankası cari hesabı 4.763.240,59 TL borç bakiyesi vermiş görünmektedir. Buna karşın Türkiye İş Bankası Bucak Şubesinin 07.01.2025 tarihli yazısına göre, 31.12.2023 itibariyle İdarenin 3120-423363 nolu vadesiz hesabının bakiyesi 636,89 TL ve 3120-541407 nolu hesabının bakiyesi ise 2.659,82 TL olmak üzere toplam 3.296,71 TL’dir. Buna göre İdarenin 31.12.2023 tarihli Kesin Mizan ve Bilançosuna göre 102-Banka hesabı (4.763.240,59 – 3.296,71 =) 4.759.943,88 TL açık vermiş ve dolayısıyla 31.12.2024 tarihli Kesin Mizan ve Bilançoya göre 12.162.920,18 TL açığın 4.759,943,88 TL’sinin 2023 ve öncesi yıllara, 7.402.976,30 TL’sinin ise 2024 yılına ait olduğu anlaşılmaktadır.

Aşağıda (b)’de açıklandığı üzere 2024 yılındaki hatalı muhasebe kayıtları nedeniyle 102- Banka (İş Bankası cari) hesabının borcuna 7.399.150,56 TL para yatırılmış gibi hatalı muhasebe kaydı yapılarak, muhasebe kayıtlarında 102-Banka (İş Bankası cari) hesabında 7.399.150,56 TL para varmış gibi bir sonuca yol açılmıştır. Hatalı muhasebe kayıtları aşağıda (b)’de açıklandığı şekilde düzeltildiği takdirde 2024 yılındaki açık (7.402.976,30 – 7.399.150,56 =) 3.825,74 TL’ye düşmektedir.

Bu bağlamda, 31.12.2024 tarihli ve 1486 yevmiye numaralı ödeme emri belgesi ile 630- Giderler hesabına 12.162.920,18 TL borç, 103-İş Bankası cari hesabına 12.162.920,18 TL alacak şeklinde yapılan ve hiçbir gerçekliği bulunmayan sanal muhasebe kaydının ters kayıtla düzeltilmesi; 2024 yılı muhasebe kayıtları ile banka günlük hesap ekstrelerinin gözden geçirilerek 3.825,74 TL açık ile 2023 ve öncesi yıllara ait 4.759.943,88 TL açığın kaynağının bulunup, kayıt hatalarının düzeltilmesi; bulunup düzeltilemiyorsa muhasebe kayıtları ile banka mutabakat mektupları arasında denkliğin sağlanması için açık görünen tutarın İş Bankası cari hesabına yatırılması gerektiği değerlendirilmektedir.

b) İdarenin 320-Bütçe emanetleri hesabı ve 361-Ödenecek sosyal güvenlik kesintileri hesabında kayıtlı olan (kayıtlı olması gereken) tutarların ödenmesine, yersiz tahsilatların iadesine ve banka ve kredi kartıyla yapılan tahsilatların süresinden önce banka hesaplarına aktarılması sonucu ödenen komisyon/faiz giderlerinin muhasebeleştirilmesine ilişkin muhasebe kayıtlarının hatalı yapıldığı görülmüştür.

İdarenin 320-Bütçe emanetleri hesabının alacağında kayıtlı olan (kayıtlı olması gereken) tutarların hak sahibine ödenmesi için düzenlediği gönderme emirlerinin muhasebeleştirilmesini, İdarenin İş Bankası Bucak Şubesindeki vadesiz hesabıyla hiç ilgisi olmamasına rağmen, sanki İş Bankası vadesiz hesabına para aktarılmış/yatırılmış gibi;

Hesap Kodu Hesap Adı Borç Alacak

İş Bankası Cari xx,xx

Ziraat Bankası Cari xx,xx

şeklinde;

361-Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri Hesabının alacağında kayıtlı olan (kayıtlı olması gereken) tutarların Sosyal Güvenlik Kurumunun banka hesabına ödenmesi için düzenlediği gönderme emirlerinin muhasebeleştirilmesini, İdarenin İş Bankası Bucak Şubesindeki vadesiz hesabıyla hiç ilgisi olmamasına rağmen, sanki İş Bankası vadesiz hesabına para aktarılmış/yatırılmış gibi;

Hesap Kodu Hesap Adı Borç Alacak

İş Bankası Cari xx,xx

Ziraat Bankası Cari xx,xx

şeklinde;

Ziraat Bankasına ait POS cihazlarıyla tahsil edilen İdare gelirlerinin zamanından önce Ziraat Bankasındaki cari hesabına aktarılması sonucu ödediği faiz/komisyon giderlerinin muhasebeleştirilmesini, yine İş Bankası cari hesabıyla hiç ilgisi olmamasına rağmen, sanki İş Bankasına para yatırılmış gibi;

Hesap Kodu Hesap Adı Borç Alacak

İş Bankası Cari xx,xx

Ziraat Bankası Cari xx,xx

şeklinde;

İdarenin sehven tahsil ettiği gelirlerin, hak sahiplerine iadesi için düzenlediği gönderme emirlerinin muhasebeleştirilmesini, yine İş Bankası cari hesabıyla hiç ilgisi olmamasına rağmen, sanki İş Bankasına para yatırılmış gibi;

Hesap Kodu Hesap Adı Borç Alacak

İş Bankası Cari xx,xx

Ziraat Bankası Cari xx,xx

şeklinde yaparak;

320-Bütçe emanetleri hesabı ile 361-Ödenecek sosyal güvenlik kesintileri hesabının alacağında kayıtlı tutarlar hak sahiplerine ödenmiş olmalarına ve dolayısıyla kayıttan düşülmeleri gerekmelerine rağmen, halen söz konusu hesapların alacağında kayıtlı kalmalarına; yapılan faiz/komisyon giderlerinin, 630-Giderler hesabında muhasebeleştirilmemesine; yersiz tahsilatların, 600-Gelirler hesabından düşülmemesine ve İdarenin İş Bankası Bucak Şubesindeki vadesiz hesabına yatırılmamış olan paraların yatırılmış gibi muhasebeleştirilerek İdarenin 102-Banka hesabının borç bakiyesinin fazla verip banka mutabakat mektubu ile tutmamasına neden olunmuştur.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 58’inci maddesinde, 103-Verilen çekler ve gönderme emirleri hesabının, idarenin bankadan çekle veya gönderme emri ile yaptıracakları ödeme ve göndermelerin izlenmesi için kullanılacağı; 60’ıncı maddesinde, bankadan yaptırılacak ödeme veya göndermeler için düzenlenen çek veya gönderme emri tutarlarının 103-Verilen çekler ve gönderme emirleri hesabına alacak kaydedileceği; 248’inci maddesinde, 320-Bütçe emanetleri hesabının, mali yıl içinde veya sonunda ödeme emri belgesine bağlandığı halde, nakit yetersizliği veya diğer sebeplerle ilgililerine ödenemeyen tutarların izlenmesi için kullanılacağı; 250’nci maddesinde, 320-Bütçe emanetleri hesabında kayıtlı tutarlardan nakden veya mahsuben yapılan ödemelerin bu hesaba borç kaydedileceği; 271’inci maddesinde 361-Ödenecek sosyal güvenlik kesintileri hesabının sosyal güvenlik mevzuatı hükümlerine göre sosyal güvenlik kurumları adına nakden veya mahsuben tahsil edilen tutarların izlenmesi için kullanılacağı; 273’üncü maddesinde, nakden veya mahsuben tahsil edilen sosyal güvenlik gelirlerinden gönderilenlerin 361-Ödenecek sosyal güvenlik kesintileri hesabına borç, 103-Verilen çekler ve gönderme emirleri hesabına alacak kaydedileceği; 368’inci maddesinde, tahsil edilen tahakkuksuz bütçe gelirlerinden, fazla ve yersiz tahsil edilmesi dolayısıyla yapılan iade tutarlarının 600-Gelirler hesabına (yılı geçtikten

sonra 630-Giderler Hesabına) borç, ilgili hesaba alacak kaydedileceği kurallarına yer verilmiştir.

Bu kurallara göre aşağıda yevmiye tarih ve numaraları belirtilen Muhasebe İşlem Fişleri ile yukarıda nasıl yapıldığı belirtilen hatalı muhasebe kayıtlarının (gider ve gelir yansıtma hesapları hariç) kaydının aşağıdaki şekilde yapılması;

gerekmektedir.

Düzenlenen gönderme emirlerinin yukarıdaki şekilde 103-Verilen çekler ve gönderme emirleri hesabına alacak kaydı yapıldıktan sonra, muhatap bankanın muhasebe birimine ertesi gün gönderdiği banka hesap özet cetveliyle, bankaca hak sahiplerine ödendiği veya ilgili yerlere gönderildiği bildirilen paraların 103-Verilen çekler ve gönderme emirleri hesabına borç, 102- Banka Hesabına alacak kaydedilmesi gerekmektedir.

Yukarıda yevmiye tarihi ve numaraları belirtilen muhasebe işlem fişleriyle; İdarenin 102.04.01 kodlu İş Bankası cari hesabına hiç para yatırılmadığı halde 7.399.150,56 TL para yatırılmış gibi hatalı muhasebe kaydı yapılarak, 102-Banka hesabının 7.399.150,56 TL tutarında fazladan borç bakiyesi vermesine neden olunmuş; SGK’ya ödenen 301.065,60 TL, 361-Ödenecek sosyal güvenlik kesintileri hesabına borç kaydedilip düşülmeyerek, 361- Ödenecek sosyal güvenlik kesintileri hesabının fazladan 301.065,60 TL tutarında alacak bakiyesi vermesine sebep olunmuş; Bankaya ödenen 67.089,14 TL POS cihazı komisyon gideri ile yersiz tahsilatlardan iadeler, 600-Giderler hesabına borç kaydedilip giderleştirilmediği için, 600-Giderler hesabının 97.240,65 TL eksik olmasına neden olunmuş; 320-Bütçe emanetleri hesabında kayıtlı 3.969.015,74 TL hak sahiplerine ödendiği halde 320-Bütçe emanetleri hesabına alacak kaydedilerek hesaplardan çıkarılmadığı için 3.969.015,74 TL’nin hala 320- Bütçe emanetleri hesabında kayıtlı kalmasına ve dolayısıyla bu tutarda fazla alacak bakiyesi vermesine sebep olunmuştur.