Bazı İhalelerin Planlama Eksikliği Sebebiyle Pazarlık Usulü ile Yapılması Sonucunda Rekabetin Engellenmesi (Sayıştay)

BULGU: Bazı İhalelerin Planlama Eksikliği Sebebiyle Pazarlık Usulü ile Yapılması Sonucunda Rekabetin Engellenmesi

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Belediyesi

Bazı hizmet alım ihalelerinin planlama eksikliği sebebiyle pazarlık usulü ile yapılması sonucunda İdare tarafından rekabetin sekteye uğratıldığı görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinin birinci fıkrası gereği; idareler, bu Kanun’a göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.

Aynı maddenin dördüncü fıkrasında ise bu Kanun’a göre yapılacak ihalelerde açık ihale usulü ve belli istekliler arasında ihale usulünün temel usulü olduğu, diğer ihale usullerinin Kanun’da belirtilen özel hallerde kullanılabileceği hükmü yer almaktadır.

Mezkur Kanun’un “Pazarlık usulü” başlıklı 21’nci maddesinin (b) bendine göre; doğal afetler, salgın hastalıklar, can veya mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen veya yapım tekniği açısından özellik arz eden veya yapı veya can ve mal güvenliğinin sağlanması açısından ivedilikle yapılması gerekliliği idarece belirlenen hallerde veyahut idare tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması halinde pazarlık usulü ile ihale yapılabilmektedir. Söz konusu hükme istinaden pazarlık usulü ile ihale yapılması halinde ilan yapılması zorunlu değildir. İlan yapılmayan hallerde ise en az üç istekli davet edilerek, yeterlik belgelerini ve fiyat tekliflerini birlikte vermeleri istenmektedir.

Aynı Kanun’un “İdarelerce uyulması gereken diğer kurallar” başlıklı 62’nci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde; öngörülen ödeneklerin kullanılmasına imkan verecek süre dikkate alınarak, idarelerce ihalelerin zamanında yapılması, birden fazla yılı kapsayan ve yatırım niteliği olan işlerde (doğal afetler nedeniyle yapılması gerekenler hariç) ise yılın ilk dokuz ayında ihalenin sonuçlandırılmasının esas olduğu ancak ertesi malî yılda gerçekleştirilecek süreklilik arz eden mal ve hizmet alımları için bir önceki malî yıl sona ermeden ihaleye çıkılabileceği ifade edilmektedir. Bentte yer alan “ihalelerin zamanında yapılması” ifadesi mevzuatta öngörülen süreler doğrultusunda planlama ile ilgilidir.

Mevzuatta öngörülen sürelerin dikkate alınması hususu ise temel ihale usullerinden biri olması sebebiyle açık ihale üzerinden açıklanacaktır. 4734 sayılı Kanun’un çeşitli hükümlerine göre; yaklaşık maliyeti eşik değerlere eşit veya bu değerleri aşan açık ihalelerde ihaleden en az 40 gün önce ilan verilmesi gerekmektedir. Ancak 01.06.2019 tarihinden itibaren ihaleye katılmak için ihale dokümanın Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden e-imza veya elektronik yöntemlerden birisi kullanılarak indirilmesi zorunluluğunun getirilmesi ile bu süre 28 gün olarak uygulanmaktadır. İhale komisyonunca ihale kararının verilmesinin ardından ihale yetkilisi tarafından ihale karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde karar onaylanmakta veya iptal edilmektedir. İhale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil olmak üzere, ihaleye teklif veren bütün isteklilere ihale sonucu bildirilmektedir. Açık ihalelerde sözleşmenin imzalanabilmesi için ihale sonucunun isteklilere bildirilmesinden itibaren on gün süre ile beklenmelidir. Bu on günlük süre şikâyet mekanizmasının işletilebilmesi için tanınmıştır. On günlük sürenin bitişini izleyen günden itibaren ve eğer yapıldıysa ön mali kontrolün tamamlandığı tarihten itibaren üç gün içinde ihale üzerinde bırakılan istekliye sözleşmeyi imzalaması için davet gönderilmektedir. Davetin tebliğini tarihini izleyen on gün içinde ise sözleşme imzalanmaktadır.

Kanun’da ihale komisyonu tarafından ihale kararının verilmesine ilişkin bir süre belirlenmemiştir. Komisyonca, karara varılmadan önce, tekliflere ilişkin yazılı açıklama yapılması veya belgelerde bilgi eksikliği olması halinde bu eksikliğin giderilmesi için isteklilere süre tanınabilmektedir. Komisyon tarafından ihale kararının ihale tarihinde verildiği varsayımı altında, yukarıda yer verilen sürecin en hızlı şekilde ilerlemesi halinde dahi ihale ilanından itibaren en az 42 günlük bir süreye ihtiyaç duyulurken bu süre 59 güne kadar çıkabilmektedir. Komisyon tarafından ihale kararının verilme süresinin değişkenliği göz önünde bulundurulduğunda daha fazla süreye ihtiyaç duyulabileceği aşikardır. Bu durumda, mali yılın başı itibarıyla süreklilik arz eden bir mal ve hizmet alımının gerçekleşebilmesi için önceki yılın bitişine en az iki ay kala ihale ilanının yapılmış olması gerekmektedir.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Süreklilik arz eden mal ve hizmet alımlarının kesintiye uğratılmadan temini” başlıklı 20.1. maddesinde ise 4734 sayılı Kanun’un 62’nci maddesinin (b) bendinde atıfta bulunularak; ihale ile ilgili ilan süresi ve ihale sürecinin belirli bir zaman alacağı da dikkate alınarak ertesi yılda gerçekleştirilecek bu tür mal ve hizmet alımı ihalelerine mali yıl sona ermeden çıkılabilmesi için imkan tanındığı ancak yılın sonunda ya da ertesi yılın başında çıkılan ihalelerde, önceden öngörülemeyen nedenlerle ihale sürecinin uzadığı durumlarda süreklilik arz eden bu alımların kesintiye uğratılmamasını teminen, ihale sonuçlandırılıncaya kadar geçecek süre içindeki ihtiyaçların 4734 sayılı Kanun’un 21’inci maddesinin (b) bendindeki kapsamında değerlendirilebileceği düzenlenmiştir.

Buna göre; ertesi yılda gerçekleştirilecek süreklilik arz eden mal ve hizmet alımlarında ihale süreci mali yıl sona ermeden başlatılabilmektedir. Yıl sonunda veya ertesi yılın başında çıkılmış bir ihalede, öngörülemeyen bir sebeple ihale sürecinin uzaması halinde, ihale sonuçlanıncaya kadarki süre için ilgili mal veya hizmet pazarlık usulü ile temin edilebilmektedir.

Yapılan incelemede, süreklilik arz eden mal ve hizmet alımlarında, planlama eksikliği sebebiyle ihalelere geç çıkılması sonucunda ilan yapılmaksızın İdare tarafından belirlenen üç firmanın ihaleye davet edilmesi suretiyle pazarlık usulüne başvurulduğu tespit edilmiştir.

Açık ihale sürecinin aksaması neticesinde hem ihtiyaçların zamanında karşılanması ve kaynakların verimli kullanılması ilkeleri zedelenmiş olup hem de ilgili hizmet, ihale sonuçlanana kadar geçecek süre için rekabet sağlanmaksızın temin edilmiş olmaktadır.

Tablo 16: Süreklilik Arz Eden Mal ve Hizmetlerden Pazarlık Usulü ile Alımı Yapılanlar

Doğru planlama yapılması halinde mal ve hizmet alımlarının rekabet koşulları sekteye uğratılmaksızın açık ihale ile gerçekleştirilmesi veya pazarlık usulü ile alım yapılmasının kaçınılmaz olduğu hallerde de sözleşme süresinin daha kısa tutulmasının mümkün olduğu görülmektedir.

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdarenin ilgili her bir birimi tarafından özetle; yukarıda yer verilen tabloda belirtilen aksaklık sebepleri tekrar edilmiş ve yürütülen faaliyetlerin devamlılığı açısından yaşanan aksaklık sonucunda pazarlık usulü ile alım yapılmasının elzem olduğu ifade edilmiştir.

Ancak bulgu konusu edilen husus; pazarlık usulü yapılan söz konusu alımlara ilişkin değil, açık ihale sürecinde yaşanan aksaklıkların etkilerinin planlama eksikliği sebebiyle bertaraf edilememesine ilişkindir.

Sonuç olarak, ihale sürecinde görev alan tüm birimlerin görevlerini zamanında yerine getirmesi ve 4734 sayılı Kanun’un temel ilkelerine uygun hareket edilmesi gerekmektedir.