Bazı Muhasebe Hesaplarının Hatalı Çalıştırılması (Sayıştay)

BULGU: Bazı Muhasebe Hesaplarının Hatalı Çalıştırılması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Yatırım İzleme Koordinasyon Başkanlığı – YİKOB

Başkanlığın birleştirilmiş veriler defteri ve taşınır cetvellerinde yapılan incelemeler sonucunda aşağıdaki hatalar tespit edilmiştir:
Banka Hesabının Alacağı ile Verilen Çekler Ve Gönderme Emirleri Hesabının Borcunun Farklı Olması
Başkanlık muhasebe kayıtlarında yapılan incelemede, bazı hesaplara 30.12.2016 tarih ve 29934 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlığı Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği (Yönetmelik 1), 08.06.2005 tarih ve 25839 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği (Yönetmelik 2) ve 27.05.2016 tarih ve 29724 Mükerrer sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’ndeki (Yönetmelik 3) hükümlere uymayan hatalı kayıtların yapıldığı tespit edilmiştir.
102-Banka Hesabının alacağı ile 103- Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabının borcunun farklı olduğu görülmektedir. Oysa Yönetmelik 3’ün 57’nci maddesine göre muhasebe birimlerince üçüncü kişilere veya kendi aralarında yapılacak para aktarmalarında 102 – Hesabının alacağına, 103 hesabının borcuna kayıt yapılacağı ifade edilmektedir.
Gelirlerden Alacaklar Hesabının Hatalı Kullanılması
120-Gelirlerden Alacaklar Hesabına hatalı kayıtlar yapıldığı tespit edilmiştir.
Başkanlığın birleştirilmiş veriler defteri incelendiğinde, tırların gümrükten geçişinden kaynaklanan bir geliri olduğu, buradan kredi kartı ile yapılan tahsilatlarda 109- Banka Kredi Kartlarından Alacaklar Hesabına borç, 600-Gelirler Hesabına alacak, 120 hesabına da hem borç hem de alacak kayıtlarının yapıldığı görülmektedir. Yönetmelik 3’ün 120 no.lu hesaba ilişkin kayıtların gösterildiği 86’ncı maddesinde, bu hesabın “…mevzuatı gereğince tahakkuk ettirilen faaliyet alacakları… izlenmesi için kullanılır” hükmü yer almakta olup, tır parkı işletmenin ise başkanlığın faaliyetlerinden biri olmadığı açıktır. Mezkûr yönetmeliğin 600-Gelirler Hesabına ilişkin 369’uncu maddesinde de, “Tahakkuku tahsiline bağlı bütçe geliri olarak nakden veya mahsuben tahsil edilen tutarlardan bu hesaba kaydı gereken gelir tutarları bir taraftan bu hesaba alacak, ilgili hesaplara borç; diğer taraftan 800- Bütçe Gelirleri Hesabına alacak, 805-Gelir Yansıtma Hesabına borç kaydedilir.” denilmektedir. Madde metninde bahsi geçen hesap ile kastedilenler ise, (alacağın nakit, banka veya kredi kartı yoluyla tahsil edilmesine göre) 100, 102 veya 109 no.lu hesaplardır. Bu nedenle, 120 no.lu hesabın söz konusu parktan elde edilen gelirler için kullanılmaması gerekmektedir.
Yapılan incelemede, 120 no.lu hesaba bu şekilde 1.608.823,54 TL kaydedildiği, bunun da hesaba yapılan tüm kayıtların % 4,75’i olduğu, ilgili hesaba hatalı kayıt yapılması nedeniyle mali tabloların bahsi geçen tutar kadar hata verdiği değerlendirilmektedir.
Taşınır Cetvelleri İle Birleştirilmiş Veriler Defteri Arasında Uyumsuzluk Olması
Taşınır cetvelleri ile birleştirilmiş veriler defteri arasında farklılıklar olduğu tespit edilmiştir.
Tablo 4: Taşınır Kesin Hesap İcmal Cetveli ve Birleştirilmiş Veriler Defteri Arasındaki Fark

| 255 I 446.116,09 | 132.624,47 | 1.245.404,51 | 931.912,89 |
18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 8’inci maddesinde muhasebe yetkililerinin görev ve sorumlulukları belirtilirken, muhasebe kayıtları ile taşınır mal yönetim hesap cetvelinde gösterilen tutarların uygunluğunun kontrolü de sayılmaktadır.
Taşınır mal cetvelleri ile muhasebe kayıtlarının yıl boyunca tutarlı olması gerektiği halde, yukarıda yer alan tabloda da görüleceği üzere, yıl içerisindeki taşınır mal giriş çıkışları ile bunlara ait kayıtlar arasında önemli farklar olduğu anlaşılmaktadır. Bu durumun mevzuatta öngörülen kayıt şartlarına aykırılık teşkil ettiği değerlendirilmektedir.
İlk Madde ve Malzemeler Hesabının Hatalı Kullanılması
Yıl içerisinde sarf edilen tüketim malzemelerinin muhasebe kayıtlarında yer almadığı, 150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabı kayıtlarından sadece yılsonunda ve toplu çıkış yapıldığı tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliğinin 30’uncu maddesinde; “…genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir.” denilmektedir. Bir başka deyişle, tüketilen malzemelerin, en geç üç ayda bir kayıtlardan düşülmesi gerekmektedir.
Ancak Başkanlık muhasebe kayıtlarında yapılan incelemede, sadece yılsonunda ve yıl içerisinde alınan tüketim malzemelerinin tamamının çıkışının yapıldığı, bunun da mevzuatta öngörülen kayıt usullerine aykırı olduğu değerlendirilmektedir.
Bağışlara İlişkin Kayıtların Hatalı Yapılması
Yapılan incelemede Bağışların 333-Emanetler Hesabının alacağında izlendiği tespit edilmiştir.
27.05.2016 tarih ve 29724 Mükerrer sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 369’uncu maddesinde “Bağış ve yardım olarak tahsil olunan paralar bir taraftan ilgili hesaba borç, bu hesaba alacak; diğer taraftan 805-Gelir Yansıtma Hesabına borç, 800-Bütçe Gelirleri Hesabına alacak kaydedilir.” denilmektedir.
Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı tarafından yayınlanan Mahalli İdareler Hesap Planı’nda da bağışların 600- Gelirler Hesabının 04 sayılı alt kodunda izleneceği, idarenin bağışları izlediği 333 kodunda ise sadece “Şartlı Bağış ve Yardımlardan Devreden Emanetlerin” izleneceği gösterilmiştir.
Başkanlığın birleştirilmiş veriler defterinde yapılan incelemede, 333 no.lu hesabın alacağına “bağış” açıklamasıyla 28.114.756,17 TL kayıt yapıldığı görülmektedir. Örneklem yoluyla seçilen bazı yevmiye fişlerinde, bağışların 102-Banka hesabının borcu ile 333- Emanetler Hesabının alacağına kaydedildiği, 600, 800 ve 805 hesaplarının kullanılmadığı tespit edilmiştir. Bu durum 333 hesabına hatalı kayıtlar yapılırken, gelirler hesabının düşük görünmesine, 600 hesabının ise eksik görünmesine neden olmaktadır. 600 hesabı ise dönem sonu olumlu/olumsuz hesaplarını ve dolayısıyla bilançoyu etkilemektedir.
Sonuç olarak yapılan bağışların mevzuata uygun olarak ilgili hesaplara kaydedilmesi gerekli olup Başkanlık hesaplarında yer alan ve yukarıda belirtilen hatalı kayıtlar sebebiyle mali tabloların hatalı sonuçlar içerme riski taşıdığı değerlendirilmektedir.
Kamu idaresi cevabında özetle:
A) 102 nolu hesabın, muhabir banka tarafından para aktarmalarında sehven EFT masrafı kesilmesinden kaynaklandığı, kesilen EFT masraflarının Başkanlık banka hesabına iade edildiği, muhasebe birimince 102 Bankalar Hesabının bakiyesi ile muhabir banka bakiyesinin uyumunun sağlanması için 102 Bankalar Hesabının borç ve alacağının karşılıklı çalıştırıldığının kayıtların incelenmesinden anlaşıldığı ifade edilmiş olup cevaba ek olarak gönderilen Muhasebe İşlem Fişi örnekleri de idare cevabını desteklemektedir. Ancak bu durum, mezkur hesaplar arasında uyuşmazlık olduğu gerçeğini değiştirmemekte, mali tablolar ilgili hesapta hata vermeye devam etmektedir.
C) Başkanlığın Birleştirilmiş Veriler Defterinin Sayıştay Başkanlığına, İçişleri Bakanlığı tarafından gönderilmesinden sonra muhasebe kayıtlarında yapılan düzeltici işlemlerden dolayı uyumsuzluk olduğu oysaki taşınır cetvelleri ile mizam cetvelinin karşılaştırılmasında herhangi bir uyumsuzluğun olmadığı ifade edilmiştir. Ancak Sayıştay denetiminin kapanış kaydı yapılan Birleştirilmiş veriler defteri ve taşınır icmal cetvelleri üzerinden yapıldığı, dolayısıyla bu iki belgeye de yeni eklemeler yapılmaması gerektiği, yılı geçtikten sonra yapılan düzeltmelerin sistemsel bir hatanın da göstergesi olduğu açık olup konunun izleyen denetim dönemlerinde de takip edilmesinin uygun olacağı değerlendirilmektedir.
E) 2021 yılında yapılan bağışların mevzuata uygun olarak 600 Gelirler Hesabına kaydedilerek 333 Emanet Hesabında izlenmemesi sağlanmıştır denilmekte, ancak bu düzeltmelerin ne zaman yapıldığı belirtilmektedir. Dolayısıyla 2021 yılı mali tablolarının mezkur hesaplarda hatalı görünmeye devam edeceği değerlendirilmektedir.