Bazı Taşınır Malların Anlık Depo Durum Cetvellerinin Fiili Durumu Yansıtmaması (Sayıştay)

BULGU: Bazı Taşınır Malların Anlık Depo Durum Cetvellerinin Fiili Durumu Yansıtmaması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Belediyesi

İdareye ait taşınırların giriş, çıkış işlemleri ile muhafaza edilmesi ve yönetilmesinde, Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine uyulmaması sebebiyle bazı birimlerin ambarındaki mallara ilişkin fiili durum ile anlık depo durum cetvelindeki bilgilerin birbirini tutmadığı, dayanıklı taşınırların numaralandırılması işlemlerinin tamamlanmadığı, yıl sonu sayım işlemlerinin bazı birimlerce süresinde yapılmadığı, stok durumunu gösterir dijital kayıtların anlık durumu göstermediği görülmüştür.

18.01.2007 tarihli ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin;

“Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinin ilk fıkrasında; “Harcama yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumludur. Harcama yetkilileri taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirir.”,

“Taşınırların kaydı” başlıklı 12’nci maddesinde; Kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınması esastır. Taşınır kayıtları, harcama birimleri itibarıyla yönetim hesabı verilmesine esas olacak şekilde tutulacağı ve her bir kaydın belgeye dayanması gerektiği hüküm altına alınmıştır.

“Satın alınan taşınırların giriş işlemleri” başlıklı 15’inci maddesinde;

“(1) Satın alınan taşınırlar için, teslim alındıktan sonra, Taşınır Kod Listesindeki hesap kodları itibarıyla üçer nüsha Taşınır İşlem Fişi düzenlenir.

Alımı bir merkezden yapılarak birden fazla birime doğrudan teslim edilen taşınırlar için, taşınırın teslim edildiği birimlerce iki nüsha Taşınır Geçici Alındısı düzenlenir ve bir nüshası alımı yapan birime gönderilir. Alımı yapan birim, bu alındıya dayanarak, ödemeye ve kendi giriş kayıtlarına esas olmak üzere Taşınır İşlem Fişi düzenler. Diğer birimlerden alınan geçici alındılar, düzenlenen bu fişin idarede kalan nüshasına bağlanır. Alımı yapan birimce giriş kayıtları yapıldıktan sonra düzenlenecek Taşınır İşlem Fişiyle de ilgili diğer birimler adına çıkış kaydedilir…”

“Tüketim suretiyle çıkış” başlıklı 22’nci ve “Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi” başlıklı 23’üncü maddelerinde;

“Madde 22 (1) Tüketim malzemeleri, Taşınır İstek Belgesi karşılığında düzenlenecek Taşınır İşlem Fişi ile çıkış kaydedilir.

Kamu idarelerinin iç imkanlarıyla kendi kullanımları için üretecekleri dayanıklı taşınırların üretiminde kullanılan taşınırlar için de birinci fıkra hükmü uygulanır.

Taşınır İşlem Fişi düzenlenmeden hiçbir şekilde tüketim malzemesi çıkışı yapılamaz.”,

“Madde 23 (1) Tesis, taşıt ve iş makineleri haricindeki dayanıklı taşınırlar Taşınır İstek Belgesi düzenlenmek suretiyle talep edilir. Talep edilen dayanıklı taşınırlar 6/A örnek numaralı Taşınır Teslim Belgesi düzenlenerek kullanıma verilir.

Kara taşıt ve iş makinelerinin yetkili makamın onayına istinaden yönetiminden sorumlu görevliye veya kullanıcısına verilmesinde ise 6 örnek numaralı Taşınır Teslim Belgesi düzenlenir.

Kara taşıtlarının dışındaki taşıtların sorumluya veya kullanıcılarına devir ve teslimine ilişkin usul ve düzenlenecek belgeler kamu idarelerince ayrıca belirlenir.

Taşınır Teslim Belgesine dayanılarak Dayanıklı Taşınırlar Defterine gerekli kayıtlar yapılır. Fişin birinci nüshası dosyasında saklanır. İkinci nüshası Taşınır Teslim Belgesiyle taşınır teslim edilen görevlilere verilir.

Taşınırlar; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle verilir.”

“Sayım ve Devir İşlemleri” üst başlıklı 6’ncı bölümün “ Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde ise;

“(1) Kamu idarelerine ait taşınırların, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımı yapılır.

(2) Taşınır sayımları, harcama yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından yapılır.

(3) Sayım süresince, hizmetin aksamaması ve bozulabilecek nitelikteki taşınırlar için gerekli tedbirlerin alınması kaydıyla, taşınır giriş ve çıkışları sayım kurulunun talebi üzerine harcama yetkilisince durdurulabilir. Sayım yapılırken gerekli önlemlerin alınması, sayım kurulunun görev ve sorumluluğu altındadır.

Sayım kurulu öncelikle, taşınır kayıt yetkilisince ambarda bulunduğu veya ambardan çıktığı hâlde belgesi düzenlenmediği ve kayıtları yapılmadığı belirtilen taşınırlara ilişkin işlemlerin yaptırılmasını sağlar. Sayım Tutanağının “Kayıtlara Göre Ambardaki Miktar” sütunu, defter kayıtları esas alınarak doldurulduktan sonra ambarlardaki taşınırlar fiilen sayılır ve bulunan miktarlar Sayım Tutanağının “Ambarda Bulunan Miktar” sütununa kaydedilir.

Ambar sayım işlemleri tamamlandıktan sonra oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj, servis ve bahçe gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar Dayanıklı Taşınırlar Listeleri esas alınarak sayılır ve sayım sonuçları Sayım Tutanağında gösterilir. Kullanım amacıyla kamu görevlilerine taşınır teslim belgesiyle verilmiş olan taşınırlar için sayım yapılmaksızın Sayım Tutanağının “Kayıtlara Göre Kişilere Verilen Miktar” sütunundaki bilgiler dikkate alınır.

Sayımda bulunan miktar ile kayıtlı miktar arasında fark bulunması hâlinde miktarlarında farklılık bulunan taşınırların sayımı bir kez daha tekrarlanır. Yine farklı çıkarsa bu miktar “Fazla” veya “Noksan” sütununa kaydedilir.

Sayım kurulunca, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik oluğunun tespit edilmesi hâlinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Varlık İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi hâlinde ise Varlık İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır.

(9) Kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenir. Cetvel, sayım kurulu ile taşınır kayıt yetkilisi tarafından imzalanır. Bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgeleri, taşınır kayıt yetkilisinin yıl sonu hesabını oluşturur.”

Hükümleri yer almaktadır.

Yukarıdaki mevzuat hükümlerinde de belirtildiği gibi satın alma yoluyla edinilen taşınırların giriş işlemlerinde, tüketim suretiyle çıkış işlemlerinde ve dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi durumunda Taşınır Kod Listesinde yer alan kodlarla taşınır işlem fişi ve/veya taşınır teslim belgesinin düzenlenip Yönetmelik’e uygun olarak kaydının tutulması gerekir.

Belediyenin satın alma ve stok işleyiş sistemlerinin yerinde incelenmesi neticesinde; bazı birimlerin ambarında sondaj usulüyle yapılan sayımda birimlerden alınan anlık depo durum cetvelindeki taşınırlar listesinin fiilen ambarda bulunan taşınırları tam ve doğru yansıtmadığı görülmüştür.

Manuel kayıt sisteminn bazı birimlerce kullanılıyor olması, stok çıkışlarının yazıldığı deftere mal ve malzemenin kodunun ve adının net olarak yazılmaması, kullanılmakta olan dijital kayıt sisteminin anlık olarak stok durumunu gösterir bir sonuç vermemesi, mevcut dijital kayıt sistemine zamanında işleme yapılmamasından dolayı aradaki yeni giriş ve çıkışların anlık durumu mevcut durumdan eksik veya fazla göstermesi, elle tutulan defter ve cetvellerin anlık işlenmemesi nedeniyle söz konusu farklılıkların ortaya çıkıyor olması stok hakimiyetini etkilemektedir.

Belediyenin depodaki ve sistemindeki kaydi kayıtları karşılaştırıp hesap denkleştirme yoluna gitmekte olduğu anlaşılmıştır. Mahsup dönemi bitmiş olmasına rağmen bazı birimlerce fiziki sayım tutanaklarının imzalanıp kaydi kayıtlara esas olan belgeler ile karşılaştırılması yapılmadığından mevcut stok durumu bilinemediği gibi depolardaki eksik veya fazla mal ve malzemenin var olup olmadığı da anlaşılamamıştır.

Halbuki yıl sonu tarihi itibarıyla envanter işlemleri kapsamında fiziki sayım yapılmalı, mevcut durum tutanak altına alınarak kaydi kayıtlar ile uyumlu olup olmadığının karşılaştırılması ve fazla veya eksik mal veya malzeme olması durumunda Yönetmelik gereği tutanak ve kayıtların yapılması gerekmektedir.

Sonuç olarak, kamu kaynağı niteliğindeki taşınırların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde edinilmesini, muhafazasını ve yönetilmesini sağlamak üzere; taşınır kayıtlarının gerçek duruma uygunluğunun sağlanması hususunda gerekli işlemlerin yapılması gerekmektedir.