Bazı Yevmiyelerin Boş Bırakılarak Geriye Dönük İşlem Yapılması (Sayıştay)

BULGU: Bazı Yevmiyelerin Boş Bırakılarak Geriye Dönük İşlem Yapılması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi

İdare tarafından bazı yevmiyelerin boş bırakılarak geriye dönük işlem gerçekleştirildiği ve hatalı kayıtların yeni kayıt ile düzeltilmek yerine silindiği görülmüştür.
Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Kayıt düzeni ve kayıt düzeltmesi” başlıklı 18’inci maddesinde aynen “Kamu idarelerinin muhasebe birimleri, muhasebe işlemlerini, gerçekleşme sırasına göre düzenli bir şekilde hesap dönemi başında “1” den başlamak üzere hesap döneminin sonuna kadar numaralandırarak kaydederler. Muhasebe kayıtları ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilir. Muhasebe belgesinde düzeltme işleminin gerekçesine yer verilir” denilmektedir.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye Sistemi Muhasebeleştirme Belgeleri ve Açılış Kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesine göre; işlemler, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilir; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılır. Muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilir.
Yukarıdaki mevzuat hükümlerine göre; hatalı yapılan muhasebe kayıtlarının yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilmesi, hesap dönemi başından yevmiye numaralarının (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar sıralı ve birbirini takip eder şekilde geriye dönük herhangi bir kayıt olmadan ilerlemesi gerekmektedir.
Yapılan incelemede, İdare tarafından bazı yevmiyelerin boş bırakılarak geriye dönük işlem gerçekleştirdiği ayrıca 8791 ve 8792 numaralı yevmilerin kayıtlarının ise silindiği ve böylelikle söz konusu yevmiyelerin boş kaldığı anlaşılmıştır.
Bunula birlikte, İdarenin birleştirilmiş veriler defterinde bazı yevmiyelerin numaraları ile tarihleri arasında uyumsuzluk olduğu, yevmiye tarihlerinin ve numaralarının tarihsel bir sıra ile ilerleyerek gitmediği görülmüştür. Şöyle ki; yevmiye numarasına göre küçükten büyüğe sıralı olan bir yevmiye defterinde her bir yevmiye kaydına ait tarih değerinin, kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ilişkin tarih değerlerinden büyük veya ona eşit olması beklenmektedir. Bu şartı sağlamayan bazı yevmiye kayıtları bulunmaktadır. Bu durumdan anlaşıldığı üzere İdare tarafından boş bırakılan yevmiyelere geriye dönük kayıt yapılmaktadır.
Bu hususa ilişkin olarak aşağıdaki tabloda örnek olarak tarihleri ve yevmiye numaraları kayıt nizamı ile uyumsuz olan bazı yevmiyeler gösterilmiştir:
Tablo 25: 2021 Yılı Yevmiye Numaraları ile Yevmiye Tarihlerinin Uyumlu Olmadığını Gösteren Örnekler

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından; yazılım programının yevmiye numarasını sırası dâhilinde otomatik verdiği ancak manuel uygulamaya/müdahaleye de açık olması sebebiyle kullanıcı hatasından dolayı sehven yevmiye numarasının atlanılmasına sebep olunduğu, muhasebe programının manuel müdahaleye izin vermemesi hususunda ilgili yazılım firmasıyla görüşülerek gerekli değişikliğin yapıldığı ifade edilmiştir.
Sonuç olarak; bundan sonraki süreçte, hatalı yapılan muhasebe kayıtlarının yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilmesi, söz konusu hatalı yevmiye üzerinde silme değiştirme gibi işlemlerin gerçekleştirilmemesi, bazı yevmiyelerin boş bırakılarak geriye dönük kayıt yapılmaması gerekmektedir.