Bedelsiz Devralınan Taşınırların Dayanıklı Taşınırlar Defterine ve Maddi Duran Varlıklar Hesaplarına Kayıtlarının Yapılmaması (Sayıştay)

BULGU: Bedelsiz Devralınan Taşınırların Dayanıklı Taşınırlar Defterine ve Maddi Duran Varlıklar Hesaplarına Kayıtlarının Yapılmaması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri

Antalya Valiliğince bedelsiz devralınan ve halen Valilik hizmet binalarında kullanılmakta olan demirbaş ve makine teçhizat niteliğindeki dayanıklı taşınırların Dayanıklı Taşınırlar Defterine ve Maddi Duran Varlıklar hesaplarına kayıtlarının yapılmadığı görülmüştür.
18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde; “Dayanıklı taşınırlar:” “Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen tesis, makine ve cihazlar ile taşıtlar ve demirbaşlar”, “Demirbaşlar:” “Belirli bir hizmete tahsis amacıyla edinilen, belli bir süreye tabi olmaksızın uzun süre kullanılabilen ve kullanılmakla yok olmayan, çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinin (B) bölümü 255 hesap detayında yer alan taşınırlar” şeklinde ifade edilmiştir.
Yönetmeliğin; “Defterler” başlıklı 9’uncu maddesinde, taşınır işlemlerinde özelliklerine göre; Tüketim Malzemeleri Defteri (Örnek: 1), Dayanıklı Taşınırlar Defteri (Örnek: 2), Müze Defteri (Örnek: 3) ve Kütüphane Defteri (Örnek: 4) olarak sayılan defterlerin tutulacağı, “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinde; ilgili mevzuatı çerçevesinde kabul edilerek teslim alınan taşınırların giriş, çıkış ve ambarlar arası devir işlemlerinde kayıtlara esas olmak üzere en az üç nüsha Taşınır İşlem Fişi (Örnek: 5) düzenleneceği, “Taşınırların kaydı” başlıklı 12’nci maddesinde; kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınmasının esas olduğu, taşınır kayıtlarının, harcama birimleri itibarıyla yönetim hesabı verilmesine esas olacak şekilde tutulacağı ve her bir kaydın belgeye dayanmasının şart olduğu, bu çerçevede; önceki yıldan devren gelen taşınırlar ve içinde bulunulan yılda herhangi bir şekilde edinilen veya elden çıkarılan taşınırlar ile taşınırlardaki kayıp, fire, yıpranma ve benzeri nedenlerle meydana gelen azalmaların ve sayım sonucunda ortaya çıkan fazlaların miktar ve değer olarak kayıtlara alınarak takip edileceği, “Kayıt zamanı, kayıt değeri ve değer tespit komisyonu” başlıklı 13’üncü maddesinde; taşınırların, edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında giriş ve tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağışlandığında veya yardım yapıldığında, çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde çıkış kaydedileceği, giriş ve çıkış kayıtlarının Taşınır İşlem Fişine (TİF) dayanılarak yapılacağı, “Devir alınan taşınırların girişi” başlıklı 19’uncu maddesinde; kamu idarelerince Yönetmeliğin 31’inci maddesi hükümlerine göre bedelsiz olarak devir alınan taşınırların, devreden idarenin Taşınır İşlem Fişinde gösterilen değerleri esas alınarak düzenlenecek Taşınır İşlem Fişi ile giriş kaydedileceği ve fişin bir nüshasının yedi gün içerisinde devreden idarenin çıkış kaydına esas Taşınır İşlem Fişine bağlanmak üzere gönderileceği, “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde ise; taşınır kayıt yetkililerince, satın alma suretiyle edinilenler dışında edinilen taşınırların girişleri ve maddi duran varlık hesaplarında izlenen taşınırların çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin birer nüshasının, düzenleme tarihini takip eden en geç on gün içinde ve her durumda malî yıl sona ermeden önce muhasebe birimine gönderilmesinin zorunlu olduğu, muhasebe yetkililerinin, taşınır giriş ve çıkış işlemlerine ilişkin olarak kendilerine gönderilen Taşınır İşlem Fişlerinde gösterilen tutarları II’nci düzey detay kodu itibarıyla ilgili hesaplara kaydedeceği ifade edilmiştir.
Yönetmeliğin “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinin 4’üncü fıkrası (c) bendinde de “Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır mal yönetim hesap cetvellerini istenilmesi halinde konsolide görevlisine göndermek” taşınır kayıt yetkililerinin görev ve sorumlukları arasında sayılmıştır.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin yukarıdaki hükümleri gereği; taşınır işlemlerinde, özelliklerine göre Yönetmeliğin 9’uncu maddesinde belirtilen defterlerin tutulması, kamu idarelerince; önceki yıldan devren gelen, içinde bulunulan yılda herhangi bir şekilde edinilen veya elden çıkarılanlar da dahil olmak üzere bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin en az 3 (üç) nüsha Taşınır İşlem Fişi (TİF) düzenlenerek kayıt altına alınması, taşınırlardaki kayıp, fire, yıpranma ve benzeri nedenlerle meydana gelen azalmaların ve sayım sonucunda ortaya çıkan fazlaların miktar ve değer olarak kayıtlara alınarak takip edilmesi, Yönetmeliğin 31’inci maddesi hükümlerine göre bedelsiz devir alınan taşınırların, devreden idarenin Taşınır İşlem Fişinde gösterilen değerleri esas alınarak düzenlenecek Taşınır İşlem Fişi ile giriş kaydedilmesi, satın alma suretiyle edinilenler dışında edinilen taşınırların girişleri ve maddi duran varlık hesaplarında izlenen taşınırların çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin birer nüshasının, düzenleme tarihini takip eden en geç on gün içinde ve her durumda malî yıl sona ermeden önce muhasebe birimine gönderilmesi, dayanıklı taşınırlara ilişkin kayıtların Dayanıklı Taşınırlar Defterine yapılması ve taşınır kayıt yetkililerince taşınır kayıtlarına ilişkin belge ve cetveller ile taşınır mal yönetim hesabı cetvellerinin hazırlanması gerekmektedir.
Taşınır işlemlerinin muhasebeleştirilmesine ve bu suretle kayıt altına alınmasına ilişkin esaslar ise 27.12.2014 tarih ve 29218 Mükerrer sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nde yer almaktadır.
Söz konusu Yönetmeliğin; “253 Tesis, Makine ve Cihazlar hesabı” başlıklı 177 ve 178’inci maddelerinde Tesis, makine ve cihazlar Hesabının niteliği ve işleyişi düzenlenmiş, “Hesabın niteliği” başlıklı 177’nci maddesinde, hesabın, kamu idarelerinin faaliyetlerinin yürütülmesinde kullanılan büro makine ve cihazları hariç her türlü makine, tesis ve cihazları ile bunların eklentileri ve yükleme, boşaltma, aktarma makine ve gereçlerinin izlenmesi için kullanılacağı ifade edilmiştir. “Hesabın işleyişi” başlıklı 178’inci maddenin 1’inci fıkrası (a) bendinde hesaba ilişkin borç kayıtları düzenlenmiş, (a) bendinin 7 numaralı alt bendinde ise, bedelsiz olarak intikal eden tesis, makine ve cihazların, tespit edilen değerleri üzerinden bu hesaba borç, 600 Gelirler Hesabına alacak kaydedileceği belirtilmiştir.
Yönetmeliğin “255 Demirbaşlar hesabı” başlıklı 181 ve 182’nci maddelerinde ise Demirbaşlar Hesabının niteliği ve işleyişi düzenlenmiş, “Hesabın niteliği” başlıklı 181’inci maddesinde, hesabın, kamu idarelerinin faaliyetlerinin yürütülmesinde kullanılan her türlü büro makine ve cihazları ile döşeme, masa, koltuk, dolap, mobilya gibi uzun süre kullanılabilen varlıkların izlenmesi için kullanılacağı ifade edilmiştir. “Hesabın işleyişi” başlıklı 182’nci maddenin 1’inci fıkrası (a) bendinde hesaba ilişkin borç kayıtları düzenlenmiş, (a) bendinin 6 numaralı alt bendinde ise, bedelsiz olarak intikal eden demirbaşların, tespit edilen değerleri üzerinden bu hesaba borç, 600 Gelirler Hesabına alacak kaydedileceği belirtilmiştir.
Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin yukarıdaki hükümleri gereği; kamu idarelerinin faaliyetlerinin yürütülmesinde kullanılan ve bedelsiz olarak intikal eden her türlü büro makine ve cihazları ile döşeme, masa, koltuk, dolap, mobilya gibi uzun süre kullanılabilen varlıkların, tespit edilen değerleri üzerinden 255 Demirbaşlar Hesabına borç, 600 Gelirler Hesabına alacak kaydedilmesi gerekmektedir. Yine, bedelsiz olarak intikal eden büro makine ve cihazları hariç her türlü makine, tesis ve cihazları ile bunların eklentileri ve yükleme, boşaltma, aktarma makine ve gereçlerinin de 253 Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabına borç, 600 Gelirler Hesabına alacak kaydedilerek bilançonun aktifine alınması gerekmektedir.
Uygulamada; dolap, masa, sandalye, koltuk, sehpa, telefon, televizyon, buzdolabı, yazıcı vb. gibi halen Valilik hizmet binalarında kullanılmakta olan taşınırların 6360 sayılı Kanun ile tüzel kişiliği kaldırılan Antalya İl Özel İdaresi adına kayıtlı iken Devir, Tasfiye ve Paylaştırma Komisyonu Başkanlığı kararı ile 2014 yılında Antalya Valiliği Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlığına, Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlığı tarafından da 2018 yılında Antalya Valiliğine bedelsiz olarak devredildiği görülmüştür. Ancak; bu dayanıklı taşınırların, Taşınır Mal Yönetmeliği ve Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin belirtilen hükümleri gereği Dayanıklı Taşınırlar Defterine ve Maddi Duran Varlıklar hesaplarına giriş kayıtları yapılmamıştır. Bu sebeple 253 Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabı ile 255 Demirbaşlar Hesabı itibarıyle bilançoda, 600 Gelirler Hesabı itibarıyla faaliyet sonuçları tablosunda hataya neden olunmuştur.
Kamu idaresince bulgu konusu hususun düzeltilmesine ilişkin işlemlere başlanıldığı ifade edilmiştir.
Bedelsiz devralınan ve halen kullanılmakta olan dayanıklı taşınırların; belirtilen Yönetmelikler uyarınca, tespit edilen değerleri üzerinden Taşınır İşlem Fişlerinin (TİF) düzenlenerek Dayanıklı Taşınırlar Defterine ve Maddi Duran Varlıklar hesaplarına kayıtlarının yapılması gerekmektedir.
Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00
e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr
https://www.sayistay.gov.tr
EKLER
EK 1: ÖNCEKİ YIL/YILLAR SAYIŞTAY DENETİM RAPORUNA
İLİŞKİN İZLEME FORMU