Belediye Gelirlerinden Alacakların Muhasebe Kayıtlarının Düzenli Takibinin Yapılmaması (Sayıştay)

BULGU: Belediye Gelirlerinden Alacakların Muhasebe Kayıtlarının Düzenli Takibinin Yapılmaması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi

Yapılan incelemede, “120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı”nda kayıtlı alacakların vadesinde ödenmediği halde “121 Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabı”na aktarılmadığı, “122 Gelirlerden Tecilli ve Tehirli Alacaklar Hesabı”nda yer alan yapılandırılmış alacaklardan vadesinde ödenmeyenlerin mevzuatı gereği belirtilen şartlar oluştuktan sonra 121 no.lu hesaba kaydının yapılmadığı, bu nedenle alacakların yılı içerisinde muhasebe kayıtlarında düzenli takibinin yapılmadığı, Muhasebe kayıtları ile 2024 yılı Kesin Mizanının uyumlu olmadığı görülmüştür.

Yönetmeliğin “120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı”nın açıklamasına ilişkin “Hesaba ilişkin işlemler” başlıklı 87’nci maddesinde “(1) Gelirlerden alacaklar hesabına ilişkin işlemler aşağıda gösterilmiştir.

a) Gelirlerden alacakların tahakkuk işlemleri

İlgili servislerce tahakkuk bordroları ile ya da tahakkuk fişleri ile muhasebe birimine bildirilen gelirlerden alacak tahakkukları, düzenlenecek muhasebe işlem fişiyle ilgili hesaplara alınarak tahakkuk kayıtları yapılır. Gün içindeki gelirlerden alacak tahakkukları gün sonuna kadar muhasebe servisine bildirilir. … Nitelikleri itibarıyla tahakkuku tahsiline bağlı bütçe geliri olarak yapılan tahsilatlar, bu hesapla ilişkilendirilmez.

b) Gelirlerden alacakların terkin işlemleri

Gelirlerden alacakların terkinine ilişkin düzeltme ve iade belgesi muhasebe servisine gönderildiğinde, her bir düzeltme ve iade belgesi için düzenlenecek muhasebe işlem fişiyle veya düzeltme ve iade belgelerinin ekli olduğu günlük icmal listesine göre düzenlenecek muhasebe işlem fişiyle yılı içinde gelirler hesabına (yılı geçmiş ise giderler hesabına) borç, gelirlerden alacaklar hesabına alacak kaydedilerek terkin edilen tutarlar kayıtlardan çıkarılır.” Denilmiş, “hesabın işleyişi” başlıklı 88’inci maddesinde ise “ (1) Gelirlerden alacaklar hesabına ilişkin borç ve alacak kayıtları aşağıda gösterilmiştir.

Borç

Bu hesapta kayıtlı alacaklar için tahakkuk ettirilen faiz tutarları bu hesaba borç, 600- Gelirler Hesabına alacak kaydedilir.

220-Gelirlerden Alacaklar Hesabında kayıtlı tutarlardan vadesi bir yılın altına inen tutarlar bu hesaba borç, 220-Gelirlerden Alacaklar Hesabına alacak kaydedilir.

Alacak

Tahakkuktan yapılan terkin ve tenziller bu hesaba alacak, yılı içinde 600-Gelirler Hesabına (yılı geçtikten sonra 630-Giderler Hesabına) borç kaydedilir.

Tahakkuk eden gelirlerden alacaklardan, tecil ve tehir edilenler bu hesaba alacak, vadesine göre 122-Gelirlerden Tecilli ve Tehirli Alacaklar Hesabı veya 222-Gelirlerden Tecilli ve Tehirli Alacaklar Hesabına borç kaydedilir.

İlgili servislerden yıl içerisinde takibat servisine devredilen gelirlerden alacaklar bu hesaba alacak, 121-Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabına borç kaydedilir.

Bu hesapta kayıtlı tutarlardan mali yılsonuna kadar tahsili gerekenlerden tahsil edilemeyen tutarlar, mali yılsonunda takibat servisine devredilerek bu hesaba alacak, 121- Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabına borç kaydedilir.” denilmektedir.

“121 Gelirlerden takipli alacaklar hesabı”nın açıklamasına ilişkin “Hesabın niteliği” başlıklı 89’uncu maddesinde “(1) Bu hesap, mevzuatı gereğince tahakkuk ettirilen faaliyet alacaklarından takibe alınan tutarlar ile bunlardan yapılan tahsilat, tecil ve terkinlerin izlenmesi için kullanılır.” “Hesaba ilişkin işlemler” başlıklı 90’ıncı maddesinde “(1) Gelirlerden takipli alacaklar hesabına ilişkin işlemler aşağıda gösterilmiştir.

a) Takibe alma işlemleri

1) İlgili servislerce muhasebe servisine bildirilen takibe alınmış alacaklar, düzenlenecek muhasebe işlem fişi ile gelirlerden takipli alacaklar hesabına borç, ilgisine göre gelirlerden alacaklar hesabı veya gelirlerden tecilli ve tehirli alacaklar hesabına alacak kaydedilerek takip kayıtları yapılır. İlgili servislerce takibe alma işlemi gün sonuna kadar muhasebeye bildirilir.

b) Takipli alacakların terkin işlemleri

1) Bu hesapta kayıtlı tutarlardan terkin edilenlere ilişkin düzeltme ve iade belgeleri muhasebeye gönderildiğinde, her bir düzeltme ve iade belgesi için düzenlenecek muhasebe işlem fişiyle veya düzeltme ve iade belgelerinin ekli olduğu günlük icmal listesine göre düzenlenecek muhasebe işlem fişiyle yevmiye kayıtlarına kaydedilir ve terkin edilen tutarlar kayıtlardan çıkarılır.” denilmektedir.

Aynı Yönetmelik’in “122 Gelirlerden Tecilli ve Tehirli Alacaklar Hesabına ilişkin “Hesabın niteliği” başlıklı 92’nci maddesinde “(1) Bu hesap, mevzuatı gereğince gelirlerden alacaklar hesabı veya gelirlerden takipli alacaklar hesabında kayıtlı tutarlardan içinde bulunulan mali yılsonunu geçmeyen bir süre ile tecil veya tehir edilen tutarlar ile duran varlıklar ana hesap grubundaki gelirlerden tecilli ve tehirli alacaklar hesabında kayıtlı tutarlardan dönem sonunda tecil ve tehir süresi bir yılın altına inen tutarlar ile bunlardan tahsil edilen veya takibe alınan tutarların izlenmesi için kullanılır.”, “Hesabın işleyişi” başlıklı 94’üncü maddesinde “ (1) Gelirlerden tecilli ve tehirli alacaklar hesabına ilişkin borç ve alacak kayıtları aşağıda gösterilmiştir.

a) Borç

1) Gelirlerden alacaklar hesabı veya gelirlerden takipli alacak hesabında kayıtlı tutarlardan içinde bulunulan mali yılsonunu geçmeyen bir süre ile tecil ve tehir edilen tutarlar bu hesaba borç, ilgisine göre 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabı veya 121-Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabına alacak kaydedilir.

Duran varlıklar ana hesap grubu içindeki gelirlerden tecilli ve tehirli alacaklar hesabında kayıtlı tutarlardan dönem sonunda tecil süresi bir yılın altına inenler bu hesaba borç, duran varlıklar ana hesap grubu içindeki 222-Gelirlerden Tecilli ve Tehirli Alacaklar Hesabına alacak kaydedilir.

Gelirlerden tecilli ve tehirli alacaklar hesabında kayıtlı alacaklar için tahakkuk ettirilen tecil faizi tutarı bu hesaba borç, 600-Gelirler Hesabına alacak kaydedilir.

b) Alacak

1) Bu hesapta kayıtlı alacaklardan, nakden veya mahsuben yapılan tahsilat bir taraftan bu hesaba alacak, ilgili hesaplara borç; diğer taraftan 800-Bütçe Gelirleri Hesabına alacak 805-Gelir Yansıtma Hesabına borç kaydedilir.

2) Bu hesapta kayıtlı alacaklardan, tecil ve tehiri kaldırılanlar bu hesaba alacak, ilgisine göre 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabı veya 121-Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabına borç kaydedilir” denilmektedir

Bu açıklamalara göre 120 no.lu hesaba kaydedilen alacaklardan vadesinde tahsil edilmeyen alacaklar 121 no.lu hesaba aktarılacak, yine mevzuatı gereği yapılandırılmış alacaklar 121 no.lu hesaptan çıkarılarak 122 no.lu ve 222 no.lu hesaplara borç kaydedilecek, mevzuatı gereği yapılandırılması bozulan alacaklar 121 no.lu hesaba aktarılarak muhasebe kayıtlarında ayrı ayrı takip edileceği hüküm altına alınmıştır. Bunların yanı sıra tecil faizlerinin de “600 Gelir Hesabı”na kaydedileceği belirtilmiştir.

Yapılan incelemede, Belediye gelirlerinin 120 no.lu hesaplardaki kayıtları,vadesinde ödenmeyenlerin 121 no.lu hesaba aktarılması kaydının ve mevzuatı gereği yapılandırılan alacaklardan yapılandırılması bozulanların, 121 no.lu hesaba aktarılmasının sağlıklı yapılmadığı 2024 yılı içinde yapılan kayıtların kesin mizanda yer alan tutarlarla uyuşmadığı görüldüğünden alacakların bir yazılım programında takip edilmesi gerekmektedir.

Aşağıdaki tablolarda sözkonusu hesaplara ilişkin tutarlar yer almaktadır.

Tablo 11: Gelirlerden Alacaklar Tablosu BVD Dökümü

Tablo 12: Gelirlerden Alacaklar Mizan Dökümü

Alacakların muhasebe kaydının güncel olarak takibini sağlayacak bir yazılım sisteminin kurulmasının yanı sıra yine yönetmelikte belirtildiği gibi vadesinde ödenmeyen alacaklara tahakkuk edecek faizin de mükellef borcuna ilave edilerek gelir kaydının oluşturulması sağlanmalı, sistemin ödenmeyen ve yapılandırılmamış olanlar ile yapılandırmanın bozulması /iptaline ilişkin kayıtları da kapsaması ve raporlanması sağlanmalıdır.