|
ÖZET: Belediye sistem yazılımının değiştirilmesi sürecinde, yetki ve sorumlulukların net bir şekilde belirlenmemesi, veri tabanının doğru ve eksiksiz aktarımını sağlayacak kontrol prosedürlerinin eksikliği gibi sorunlar ortaya çıkmıştır. 2024 yılı Sayıştay Denetim Raporları, belediyenin mali işlemlerini kaydettiği yazılımı değiştirmesi sırasında yeterli güvence sağlanmadığını göstermektedir. Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin ilgili maddeleri, etkin bir muhasebe sistemi oluşturulması ve mali raporların düzenli hazırlanması gibi konularda yöneticilere sorumluluk yüklemektedir.
Belediye Bilgi İşlem Müdürlüğü tarafından 02.08.2024 tarihinde sunulan teklif, Başkanlık onayı ile kabul edilmiştir. Ancak, gerekçe raporunda mevcut sistemin eksiklikleri belirtilmesine rağmen, geçmişteki tespitlere ve hazırlanan raporlara yer verilmemiştir. Yeni sistemin bu eksiklikleri nasıl gidereceğine dair yeterli açıklama yapılmamıştır. Ayrıca, teknik şartnamede de bu eksikliklerin giderilmesine yönelik net bir tanım bulunmamaktadır. Yapılan incelemelerde, eski sistemdeki alacakların toplam tutarının yeni sistemde kaydedilen tutardan önemli ölçüde farklı olduğu görülmüştür. Bu nedenle, sistem değişikliklerinin teknik aşamalarının ve takviminin belirlenmesi, yeni yazılımın teknik şartnamesinin hazırlanması ve veri aktarımının doğruluğunun sağlanması için her birimin sürece dahil edilmesi gerekmektedir. Ayrıca, tüm sistem değişiklikleri için bağımsız bir dış güvence alınması önem arz etmektedir. |
BULGU: Belediyede Kullanılan Yazılım Sisteminin Değiştirilmesinde Yetki ve Sorumlulukların Belirlenmemesi, Veri Tabanının Doğru ve Tam Aktarıldığına İlişkin Güvence Sağlayacak Kontrol Prosedürü Olmaması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi
İdarenin 2024 yıllında mali işlemlere ilişkin kayıtların da tutulduğu belediye sistem yazılımını tümüyle değiştirerek yeni bir yazılım kullanmaya başladığı ancak bu işlemlerin düzenlenmiş bir iç mevzuata göre yeterli güvence elde edilerek yapılmadığı görülmüştür.
Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yöneticilerin sorumluluğu” başlıklı 349’uncu maddesinde,
“(1) Yönetim ve raporlama amaçlarına uygun ve etkin bir muhasebe sisteminin oluşturulmasını sağlamak üzere muhasebe birimlerinin ve kamu idarelerinin yöneticileri;
İşlemlerin sistemli olarak ve zamanında muhasebeleştirilmesini sağlayan etkin bir kayıt sisteminin oluşturulması,
Bütün gider ve gelir işlemlerinin hesaplara aynı yöntemle kaydedilmesi,
Net olarak tanımlanmış kavramlar ve belgelere dayalı bir muhasebeleştirme sürecinin kurulması,
ç) Mali raporlar ve tabloların düzenli olarak hazırlanması,
Bütçe ödeneklerinin her aşamada kaydı ve kullanımını izleyecek bir sistemin oluşturulması,
Mali raporların dipnotlarında muhasebe politikalarının belirtilmesi ve bilgilerin doğru yorumlanmasını sağlayacak yeterli detayda açıklamaların yer alması,
Borçlar ve diğer mali yükümlülükler ile ileride yükümlülük doğurabilecek taahhüt ve garantilerin kaydı, izlenmesi ve kamuoyuna açıklanması,
konularında gerekli tedbirleri alır.” hükmü yer almaktadır.
Belediye Bilgi İşlem Müdürlüğünce 02.08.2024 tarihli müzekkere ile kullanılan sistemin değiştirilmesine ilişkin teklif Başkanlık oluruna sunulmuş ve Başkanlık Makamınca bu teklif onaylanmıştır. Müzekkere ekinde sunulan gerekçe raporunda 5 adet Birim Müdürünün imzası bulunmaktadır. Söz konusu raporda kullanılan sistemin eksik ve uygun olmayan yanları bu 5 Müdürlük açısından belirtilmiş ise de sistemin geçmişteki kullanımı sırasında yapılan tespitlere ve bu kapsamda hazırlanan raporlara yer verilmemiştir. Ayrıca söz konusu olur ve eklerinde satın alınacak yeni sistemin bahsedilen eksiklikleri nasıl gidereceğine ve ihtiyaçları doğru ve güvenilir bir şekilde karşılayacağına dair güvencenin ne şekilde elde edileceğine ilişkin bir açıklama yapılmamıştır. Yeni sistem yazılımının satın alınmasına ilişkin teknik şartnamede de gerekçe raporunda beliritilen eksikliklerin giderilmesine yönelik açık bir belirleme yapılmadığı görülmüştür.
Teknik şartnamenin İdarenin Yükümlülükleri başlıklı 9’uncu bölümünün 9.22 kısmında yeni sistemin ihtiyaç duyucağı verilerin İdare tarafından sağlanacağı belirtilmiştir. Ancak Aliağa Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğü Çalışma Yönetmeliği’nde Bilgi İşlem Müdürlüğü’nün sistem yazılımlarının değiştirilmesine ilişkin görevleri düzenlenmemiştir. Anılan Yönetmelik’te sistem değişikliği durumunda eski sistem verilerinin ne şekilde yeni sisteme aktarılacağı ve bu verilerinin doğruluğuna ilişkin güvencenin ne şekilde sağlanacağına dair herhangi bir hüküm de bulunmamaktadır.
Yapılan incelemede, mali verilerin bulunduğu sistem modülüne ilişkin sistem değişikliği tarihi olarak belirlenen 15.09.2024 tarihi itibariyle alınan eski sistem faaliyet alacakları borçluları listesine göre gecikme cezası dahil toplam alacak miktarı 806.514.794,83 TL tutarında iken; 16.09.2024 tarihi itibariyle muhasebe hesaplarında kayıtlı toplam faaliyet alacağı tutarının 552.838.454,75 TL olduğu görülmüştür.
Bu itibarla, belirtilen mevzuat hükümlerinin yerine getirilmesini sağlamak üzere, her türlü sistem değişikliği uygulamasında bu değişikliğin teknik aşamalarının ve takviminin alınacak makam olurunda ve eklerinde belirlenmesi, satın alınacak yeni yazılımın teknik şatnamesinin bu kapsamda hazırlanması ve aktarılacak verilerin sahibi olan her birimin bu çalışmalarda yer alarak verilerin doğruluğuna ilişkin nihai onayın yapılacak test çalışmaları sonrasında bu birimlerce verilmesi ve ayrıca tüm sistem değişikliği işlemlerine ilişkin bağımsız bir dış güvence elde edilmesi sağlanmalıdır.