| 2013 yılı Sayıştay Denetim Raporları |
|
5070 sayılı Elektronik imza Kanunu ile e-imzaya ıslak imza ile aynı hukuki etki tanınarak, kamu kurum ve kuruluşlarının aralarında paylaşacakları elektronik belgelerin kâğıt ortamda paylaşılan belgelere eşdeğer nitelikte olduğu kabul edilmiş olmaktadır. Bu bağlamda Bağcılar Belediyesi de işlemlerinde yoğun olarak e-imzayı kullanmaktadır. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) belgelerin oluşturulmasından en son tekemmül etmesine kadar gelişen sürecin de takibine imkan vermektedir. EBYS sistemindeki tarihlerin belgenin e-imzalı olmadığı halinden farklı olmaması gerekir. Sınırlı süreli ihale işlemleri başta olmak üzere belediyenin yapmış olduğu pek çok işlemde ilgili kanunlarına göre idari makamdaki kişilerin bu belgeleri kendilerine kanunen tanınan süreler içerisinde imzalamaları veya reddetmeleri gerekir.
Yapılan denetimlerde EBYS sistemindeki imzaların tarihlerinde sorun olduğu tespit edilmiştir. Bu sorun diğer kanunların idarecilere tanıdığı limitlerin EBYS aracılığıyla aşılmasına ve bazen de tarihin tespitinde çelişkili durumların oluşmasına sebep olmaktadır. EBYS sisteminde evrakın oluşturulduğu tarih ile Onay makamının onayladığı tarih arasındaki zaman farkının evrak üzerinde görünmemesi teknik bir sıkıntı oluşturmaktadır. Bu teknik sıkıntıya ve sebep olduğu mali etkiye Evren Mahallesi 2204 Parsel sayılı taşınmazın satışı örnek gösterilebilir. 05.03.2013 tarihinde yapılan ihalede ihale komisyonu kararını aynı gün vermiştir.2886 sayılı Devlet ihale Kanunu’nun 31.maddesi gereği ihale komisyonları tarafından alınan ihale kararları, ita amirlerince karar tarihinden itşbaren en geç 15 iş günü içinde onaylanır veya iptal edilir” denilmektedir. 05.03.2013 tarihinde yapılan ihalenin ita amirince en son onaylanabileceği tarih 27.03.2013 tarihi iken ita amiri olan Belediye Başkanının bunu onayladığı tarih 01.04.2013 tarihi olmasına rağmen EBYS sisteminden üretilen belge üzerinde Başkanın olur verdiği tarih 21.03.2013 olarak görülmektedir. Belge üzerindeki tarih, belgenin onaylandığı tarih değil, belgenin başkana sunulduğu tarihtir. Bağcılar Belediyesinin kullanmış olduğu EBYS sisteminin ürettiği tarih ile fiili gerçeklik arasındaki farkın giderilmesi ve personelin ihale uygulamaları gibi tarihlerin önemli olduğu işlemlerde belgeleri olura değerlendirme yapmasına imkan verecek şekilde zamanında iletmeleri gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında: Kurum tarafından gönderilen cevapta ortaya çıkan uyumsuzluk konusunda ilgili kişi ve birimlerin uyarılacağı ifade edilmektedir. Ayrıca belgelerin olura daha zamanlı sunulması konusunda da personekl ayrıca bilgilendirildiği tarafımıza iletilmiştir. Sonuç olarak: Bağcılar Belediyesinin başarıyla uyguladığı EBYS sistemindeki zaman uyumsuzluğunun giderileceğine ilişkin cevaplar karşısında konunun gelecek yıllarda yapılacak denetimler de izlenmesinde fayda olduğu değerlendirilmektedir. |
| ÖZET: 2013 yılı Sayıştay Denetim Raporları, e-imzanın ıslak imza ile aynı hukuki etkiyi taşıdığını ve kamu kurumlarının elektronik belgeleri kâğıt belgelerle eşdeğer kabul ettiğini belirtmektedir. Bağcılar Belediyesi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kullanarak işlemlerini yürütmektedir; ancak yapılan denetimlerde, sistemdeki imza tarihlerinin tutarsızlıklar içerdiği tespit edilmiştir. Bu durum, belgelerin onay tarihleri ile gerçek tarihleri arasında çelişkilere yol açmakta ve ihale süreçlerinde sorunlar yaratmaktadır. Kamu idaresi, bu uyumsuzlukların giderileceği ve personelin bilgilendirileceği yönünde açıklamalarda bulunmuştur. |