“Bilgi Yönetim Sistemi Bulut Bazlı Dönüşüm Projesi Mal Alımı” İhalesinde Düzeltme İlanı Yapılmadan İhale Sürecinin Yürütülmesi (Sayıştay)

BULGU: “Bilgi Yönetim Sistemi Bulut Bazlı Dönüşüm Projesi Mal Alımı” İhalesinde Düzeltme İlanı Yapılmadan İhale Sürecinin Yürütülmesi

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

2023/48126 ihale kayıt numaralı “Bilgi Yönetim Sistemi Bulut Bazı Dönüşüm Projesi Alımı Mal Alımı” işine ait ihale ilanından sonra idari ve teknik şartnamede ihale sürecine etki eden esaslı değişiklik yapıldığı, değişikliğe esas hususun yapılan ilanı da ilgilendirdiği, buna rağmen İdarece düzeltme ilanına gidilmeden zeyilname ile ihale sürecinin tamamlandığı tespit edilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İlânın uygun olmaması” başlıklı 26’ncı maddesinde; Kanun’un 13, 24 ve 25’inci maddelerindeki hükümlere uygun olmayan ilânların geçersiz olduğu, bu durumda, ilân bu maddelere uygun bir şekilde yenilenmedikçe ihale veya ön yeterlik yapılamayacağı ancak 13’üncü maddede belirtilen ilânın yapılmaması veya ilân sürelerine uyulmaması halleri hariç, yapılan ilânlarda 24 ve 25’inci madde hükümlerine uygun olmayan hatalar bulunması durumunda, 13’üncü maddeye göre yirmibeş ve kırk günlük ilan süresi bulunan ihalelerde ilânların yayımlanmasını takip eden onbeş gün, diğer ihalelerde ise on gün içinde hatalı hususlar için düzeltme ilânı yapılmak suretiyle ihale veya ön yeterliğin gerçekleştirilebileceği düzenlenmiştir.
Kanun’un “İhale ilânlarında bulunması zorunlu hususlar” başlıklı 24’üncü maddesinde ihale ilânlarında belirtilmesi zorunlu olan hususlar arasında yeterlik değerlendirmesinde uygulanacak kriterler de bulunmaktadır. Yine aynı Kanun’un “Ön yeterlik ilânlarında bulunması zorunlu hususlar” başlıklı 25’inci maddesi ile ön yeterlik ilânlarında ön yeterliğe katılabilme şartları ve istenilen belgelerin neler olduğu hususunun bulunması zorunlu kılınmıştır.
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Dokümana ilişkin hususlar” başlıklı 15’inci maddesinin “Şikayet üzerine dokümanda değişiklik yapılması” alt başlıklı 15.1’inci maddesinde;
“İhale Uygulama Yönetmeliklerinin “İhale ve ön yeterlik dokümanında değişiklik veya açıklama yapılması” başlıklı maddesinde “Kanunun 55 inci maddesi uyarınca şikayet üzerine yapılan incelemede; başvuruların ya da tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hataların veya eksikliklerin bulunması ve idarece ihale veya ön yeterlik dokümanında düzeltme yapılmasına karar verilmesi halinde, ihale veya son başvuru tarihine on günden az süre kalmış olsa dahi gerekli düzeltme yapılarak yukarıda belirtilen usule göre son başvuru veya ihale tarihi bir defa daha ertelenebilir. Belirlenen maddi veya teknik hataların veya eksikliklerin ilanda da bulunması halinde ise ihale sürecine devam edilebilmesi, ancak Kanunun 26 ncı maddesine göre düzeltme ilanı yapılması ile mümkündür.” hükmü yer almaktadır. Buna göre, şikayet başvurusu üzerine, idarenin dokümanda düzeltme yapılmasına karar vermesi halinde, Kanunun 29 uncu maddesinin ikinci fıkrasında yer alan ve zeyilnamenin doküman indirenlerin tamamına ihale veya son başvuru tarihinden en az on gün önce bildirilmesini öngören düzenlemedeki on günlük süre ile bağlı olmaksızın ihale veya son başvuru tarihine kadar (ihale veya son başvuru günü hariç) zeyilname ile dokümanda düzeltme yapılabilecektir. Ancak zeyilnamenin son bildirim tarihi ile ihale veya son başvuru tarihi arasında on günden az süre kalması halinde, ihale tarihinin ertelenmesi zorunlu olup, bu erteleme sadece bir defa yapılabilecektir. İhale veya son başvuru tarihinin ertelenmesi halinde, yeni ihale veya son başvuru tarihinin, zeyilnamenin son bildirim tarihinden itibaren on günden az olmayacak şekilde belirlenmesi gerektiği hususuna dikkat edilmelidir. Zeyilname ile ihale veya son başvuru tarihinin ertelenmesi halinde, erteleme süresi ihale veya son başvuru tarihinden itibaren hiçbir durumda yirmi günü geçemeyecektir.” Hükümlerine yer verilmek suretiyle başvuruların ya da tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hataların veya eksikliklerin bulunması, bu maddi veya teknik hataların veya eksikliklerin ilanda da bulunması halinde ihale sürecine devam edilebilmesinin ancak Kanun’un 26’ncı maddesine göre düzeltme ilanı yapılması ile mümkün olacağı anlaşılmaktadır.
Yapılan denetimde; “Bilgi Yönetim Sistemi Bulut Bazlı Dönüşüm Projesi Alımı” ihalesinde, 18.05.2023 tarihli ihale ilanında yeterlik değerlendirmesinde dikkate alınacak belgeler arasında Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından verilen Kamu Bilişim Yetki Belgesi ile Yazılım Yetki Belgesinin sayılmasının şikayet konusu edildiği, bu belgelerin aranmamasına yönelik düzeltmelerin idari ve teknik şartnamelerde zeyilname düzenlenerek yapıldığı ancak yeterlik belgelerinin ilanda da sayılmış olması nedeniyle düzeltme ilanı yapılması gerekirken bu işlemin tesis edilmediği ve ihalenin 19.06.2023 tarihinde sonuçlandırıldığı tespit edilmiştir.
Düzeltme ilanı gerektiren ve başvuruların ya da tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hata veya eksiklik niteliğindeki belgeler, isteklilerin ihale aşamasında sunması gereken Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından verilen Kamu Bilişim Yetki Belgesi ile Yazılım Yetki Belgesi olmakla birlikte bu belgeler, 29.12.2022 tarih ve 32058 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu İhale Genel Tebliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ’in 5’inci maddesine istinaden 29.09.2023 tarihine kadar yapılan ihalelerde istenmeyecektir. Dolayısıyla adı geçen ihale konusu alım için bu belgelerin istenmesi mümkün olmayıp ihale ilanında da yer verilen ve başvuru sayısını, tekliflerin hazırlanmasını ve işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek nitelikteki istenen belgeler nedeniyle ihale sürecine devam edilebilmesi, ancak 4734 sayılı Kanun’un 26’ncı maddesine göre düzeltme ilanı yapılması ile mümkün iken düzeltme ilanı yapılmadan ihale süreci tamamlanmıştır. Nitekim anılan ihalede doküman indiren sayısı 3, istekli sayısı ise 2 ile sınırlı kalmıştır.
Kamu İdaresi tarafından, zeyilnamenin hazırlandığı süreçte Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden düzeltme ilanına yönlendirme yapılmadığı, Kamu İhale Kurumu ile düzeltme ilanı açılması için iletişime geçildiği, ancak Kurum tarafından bunun sistemsel olarak mümkün olmadığının bildirildiği, ihalenin iptal edilip yeni ihale sürecinin başlatılmasının 2023 yılı içerisinde tamamlanamayacağı dikkate alındığında kurum açısından dezavantaj doğuracağının değerlendirildiği, yapılan düzenleme ile ihalede maddi ve teknik bir hataya sebebiyet verilmediği, ayrıca adı geçen ihalede şikayet başvurusu üzerine hazırlanan zeyilnamenin, doküman indiren bütün aday/isteklilere anılan Platform üzerinden gönderildiği bilgisi verilmiştir. Ancak sistemsel aksaklıklar nedeniyle Elektronik Kamu Alımları Platformunda düzeltme ilanının girilememiş olması, zeyilnamelerin doküman indiren isteklilere gönderilmesi mevzuat ile amaçlanan sonucu doğurmamaktadır. Aksine kanun koyucu yukarıda bahsedilen düzenlemeler ile rekabet ve katılımın sınırlandırılmaması için ihale dokümanında yapılan değişikliğin tüm ilgililerce görülmesini sağlamak üzere düzeltme ilanının yapılmasını zorunlu tutmuştur. Dolayısıyla sadece doküman indiren isteklilere zeyilnamenin gönderilmiş olması rekabeti ve katılımı sınırlandırmaktadır.
Sonuç olarak; ihale ilanında değişiklik yapılmasını gerektirir koşullar oluştuğu halde düzeltme ilanı yapılmadan ihale sürecine devam edilmesi ve ihalenin sonuçlandırılması mevzuata aykırıdır.
EKLER
EK-1: BULGULARA İLİŞKİN İZLEME TABLOSU