Birim Fiyat Sözleşmeli Yapım İşlerde Metraj Cetveli Olmadığı Halde Hakediş Düzenlenmesi (Sayıştay)

BULGU: Birim Fiyat Sözleşmeli Yapım İşlerde Metraj Cetveli Olmadığı Halde Hakediş Düzenlenmesi

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Bağlı İdaresi

Su Arıtma Dairesi Başkanlığınca birim fiyat sözleşmeye bağlanan yapım ve onarım işlerinde imalat metrajları olmadığı halde hakediş raporlarının düzenlendiği görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 62’nci maddesinin (c) bendinde “Yapım işlerinde (…) ve uygulama projeleri yapılmadan ihaleye çıkılamaz. (…) Uygulama projesi bulunan yapım işlerinde anahtar teslimi götürü bedel teklif alınmak suretiyle ihale yapılması zorunludur. Ancak, her türlü onarım işleri ile işin yapımı sırasında belli aşamalarda arazi ve zemin etütleri gerekmesi veya uygulamada imar ve güzergâh değişikliklerinin muhtemel olması nedenleriyle ihaleden önce uygulama projesi yapılamayan, bina işleri hariç, yapım işlerinde ise kesin proje üzerinden ihaleye çıkılabilir. .” denilmiştir.

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 9’uncu maddesinde yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktarların tespiti için bina işleri dışındaki diğer işlerin uygulama projesi yapılabilen kısımları için uygulama projesi yapılamayan kısımları için kesin projesinin olması zorunluğu getirilmiştir.

Mevzuat hükümlerine göre, bina yapım işleri dışındaki işler için ihaleye çıkılmadan önce işin asgari şartı olarak ön/kesin projesinin olması gerekmektedir. Ancak kesin projesi olan yapım işlerinde birim fiyat sözleşme imzalanması mümkündür. Projesi olmayan bir yapım işinin yaklaşık maliyetinin doğru hazırlanmasının da mümkün olamayacağı tabiidir. Bina yapım işleri dışındaki yapım işlerinde ihaleye çıkılmadan önce işin projesinin olması ve bu projeden mahal listesinin hazırlanması gerekmektedir.

Tip Sözleşmenin 11’inci maddesinde hakediş raporlarının bu sözleşmenin eki olan Yapım İşleri Genel Şartnamesi’nde düzenlenen esaslar çerçevesinde her ayın ilk beş iş günü içinde düzenleneceği belirtilmiştir. Yapım İşleri Genel Şartnamesi’nin 39’uncu maddesinde; birim fiyat esasına göre yapılan işlerin bedellerinin ödenmesinde yüklenicinin yaptığı işlerden doğan alacaklarının metrajlara göre hesaplanarak sözleşme hükümleri uyarınca kesin ödeme niteliğinde olmamak ve kazanılmış hak sayılmamak üzere geçici hakediş raporları ile ödeneceği ve metrajların yeşil defter ve eklerinde gösterileceği ifade edilmiştir.

Yapılan incelemede, e-ihale yoluyla açık ihalesi yapılan yapım onarım işlerinde hakediş raporları içinde yeşil defterlere ve eki metraj cetvellerine yer verilmediği tespit edilmiştir. Bu meyanda ölçü birimi kg olan iş kalemleri miktarlarının tespitine ilişkin ispat edici belgeler düzenlenmemiştir.

Durultucu Güçlendirilmesi ve Bakım Onarım Yapılması İşi’nde; “İçme Suyu Depolarında Poliüretan Enjeksiyon Uygulaması” iş kalemi özel imalat olarak teklif birim fiyat listesine konulmuştur. Birim fiyat tarifi yapılmamış olup teknik şartnamede imalatın yapılma usulü açıklanmıştır.

Teknik Şartnamenin 4.8’inci maddesinde “…uygulamalarda firma ve yapı denetim elamanlarının nezareti sağlanacak ve kullanılan malzeme miktarı mutabakatla tutanak altına alınacaktır.

ÖLÇÜ.poliüretan enjeksiyon reçinesi ve hızlandırıcı malzemesinden teşkil karışımın yerinde kullanılan kg miktarı”

denilmiştir.

Görüleceği üzere, imalat ölçüsü yüklenici ile yapı kontrol elamanlarının birlikte düzenleyecekleri tutanakla yerinde kullanılan malzeme miktarı o anda kayıt altına alınacaktır. İki malzemenin karışımı o anda yerinde ölçülmeden imalat miktarının sonradan tespiti mümkün değildir.

“Tamir harcı ve Tamir harcı uygulaması” iş kalemleri ayrı ayrı özel imalat olarak teklif birim fiyat listesine konulmuştur. Birim fiyat tarifi yapılmamış olup teknik şartnamede imalatın yapılma usulü açıklanmaya çalışılmıştır.

Teknik Şartnamenin 4.9’uncu maddesinde; tamir harcı malzemesinin teknik özellikleri açıklanmıştır. 4.10’uncu maddesinde ise; tamir harcı uygulaması tarif edilmiştir. İmalatın ölçü birimi ise belirtilmemiştir. Ancak “Onarım miktarına göre ödeme yapılacaktır.” şeklinde ifadeye yer verilmiştir. Birim fiyat listesinde imalat ölçü biriminin kg olduğu görülmektedir. Dolayısıyla imalat miktarının tartımı yapılarak tutanakla kayıt altına alınması ödeme yapılması için gereklidir.

Bu iş kaleminin aynısı olan MSB 48.690.2018 pozlu “Beton yüzeylerde tamir harcı ile beton onarımı” tarifinde “Ölçü: Kullanılan tamir harcı miktarı tutanak ile tespit edilir.” şeklinde düzenleme yapılmıştır.

Söz konusu işin 1-8 nolu hakedişler ile kesin hakedişleri ödenmiştir. %20 oranındaki iş artışı yukarıda açıklaması yapılan imalat kalemlerindeki iş artışlarından oluşmuştur. İşin geçici kabulu yapılmıştır. Ödemesi yapılmış hakedişlerde bu iş kalemi miktarlarını gösteren tutanaklar yer almamıştır. Poliüretan enjeksiyon malzmesiyle ilgili (karışım harcı değil) 3. kişi olan satıcı bir firmanın yüklenici firmaya kesilmiş irsaliyeleri mevcuttur.

Kamu İhale Genel Tebliğinin 24.2’nci maddesinde idarelerin denetim ve kontrollük iş ve işlemlerini düzenleyen mevcut mevzuatın Kanun ve diğer mevzuat hükümlerine aykırı olmayan hükümlerinin uygulanmasına devam edilmesi gerektiği belirtilmiştir.

05.06.2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Çevre ve Şehircilik Bakanlığı Kamu Yapıları Denetim Hizmetleri Yönetmeliği’nin 5’inci madesinin birinci fıkrasının (ğ) bendinde denetim amirinin sözleşmeye göre gerekli olduğu takdirde tartı, ölçü ve benzeri konularda tespitler yapmak üzere denetim mühendisinin de dâhil olduğu komisyonları teşkil edeceği ve bu komisyonlarca düzenlenen tutanakların usulüne uygun olup olmadığını inceleyerek uygun bulduklarını onaylayacağı,

Aynı Yönetmelik’in 6’ncı maddesinde denetim şefinin denetim mühendisi tarafından düzenlenen bütün evrakı inceleyeceği ve gerekli düzeltmeleri yaparak imzalayıp denetim amirine sunacağı,

Aynı Yönetmelik’in 7’nci maddesinin birinci fıkrasının (r) bendinde denetim mühendisinin her türlü kazı, dolgu, temel, kalıp, demir, beton ve benzeri işlerin denetimini yapacağı bunlar ile ilgili gerekli tutanakları hazırlayacağı ve denetim âmirine sunacağı,

Aynı Yönetmelik’in 10’uncu maddesinde İdare tarafından yaptırılmakta olan her türlü işin kayıt altına alınması için Röleve Defteri, Şantiye Defteri, Ataşman Defteri, Yeşil Defter ve tutanakların tutulacağı,

belirtilmiştir.

Aynı Yönetmelik’in 15’inci maddesinde; “Tutanakların birim fiyat üzerinden indirim yapılmak veya teklif birim fiyat almak suretiyle gerçekleştirilen işlerde, sözleşme ve ekleri gereğince, ihzaratı yapılacak veya imalâta girecek olan sarf malzemesinin, yüklenici ile birlikte sayılmak, tartmak, ölçülmek veya durumu tespit edilmek kaydı ile kullanılacağı yerler ile miktarı ve özelliği açık bir şekilde belirtilerek denetim mühendisinin iştirak edeceği en az iki kişilik bir komisyon ve yüklenici ile birlikte düzenlenir ve imzalanır.

(2) Tutanaklarda, işin adı, kaç kopya olduğu ve hangi tarihte düzenlendiği ve numarası mutlaka belirtilir.

(3) Gereken hâllerde idarece de tutanak düzenlenebilir.”

denilmiştir.

Bu hükümlere göre, tutanaklarda işin adı, kaç kopya olduğu ve hangi tarihte düzenlendiği ve tutanak numarasının mutlaka belirtileceği ve denetim şefi ile denetim amirinin onayına sunulacağı ifade edilmiştir.

Kamu İdaresi cevabında, bundan sonra yürütülecek olan işlerde hakediş eki ataşmanların düzenlenmesine ilişkin gerekli tedbir, düzenleme vb. çalışmaların yapılacağı,

Düzenlenen hakedişlerde her ne kadar ataşmanlar yer almasa da, bahse konu iş kalemlerinden (i) Tamir Harcı Uygulaması, (ii) İçme Suyu Depolarında, Poliüretan enjeksiyon Uygulaması iş kalemleri için kullanılan miktarlara ilişkin, farklı miktarlarda temin edilen ürünler sevk irsaliyesi ile birlikte İvedik Arıtma Tesisinde teslim alınmış ve ilgili ay içerisinde gerçekleştirilen imalatlarda kullanılmış; ancak bahse konu tutanaklar sehven hakedişlerde yer almamış ayrı bir dosyada tutulduğu,

İfade edilmiştir.

Hakedişlerde ekli olmayan tutanaklar sonradan gönderilmektedir. Bu Tutanakların Ataşman Defterine işlenmesi gerekmektedir. Ayrıca bu tutanakların yukarıda belirtilen Yönetmelik hükümlerine aykırı olduğu görülmektedir.

Ataşman Defterine kayıtlı olmayan ve hakedişlerde ekli olmayan tutanaklar gönderilmektedir. Tutanak numaraları ile denetim şefi ve denetim amiri onayları bulunmadığı için kabulü mümkün değildir.

Sonuç olarak, birim fiyat sözleşmeye bağlanan yapım işlerinde imalat miktarlarının tutanaklarla tespit edilmesi gereken hallerde bu kayıtlara dayalı hakediş raporlarının düzenlenmesi gerekmektedir.