Birleştirilmiş Veriler Defterinde Geriye Dönük Kayıt Değiştirilmesi ve Boş Yevmiye Numaralarının Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Birleştirilmiş Veriler Defterinde Geriye Dönük Kayıt Değiştirilmesi ve Boş Yevmiye Numaralarının Bulunması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Yatırım İzleme Koordinasyon Başkanlığı – YİKOB

Birleştirilmiş Veriler Defterinde yer alan muhasebe kayıtlarından bir kısmının, geriye dönük olarak değiştirildiği ve boş yevmiye numaralarının olduğu görülmüştür.
Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin ‘Kayıt düzeni ve kayıt düzeltmesi’ başlıklı 18′ inci maddesinde; “Kamu idarelerinin muhasebe birimleri, muhasebe işlemlerini, gerçekleşme sırasına göre düzenli bir şekilde hesap dönemi başında “1” den başlamak üzere hesap döneminin sonuna kadar numaralandırarak kaydederler. Muhasebe kayıtları ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilir. Muhasebe belgesinde düzeltme işleminin gerekçesine yer verilir….” denilmektedir.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye Sistemi, Muhasebeleştirme Belgeleri ve Açılış Kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinde;
“(1) İşlemler, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilir; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılır.
(4) Muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilir. Gerek yevmiye defteri ve gerekse büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında bu yevmiye numaraları esastır. …” denilmektedir.
Yukarıda yer alan mevzuat hükümleri değerlendirildiğinde, muhasebe işlemlerinin gerçekleşme sırasına göre düzenli bir şekilde hesap dönemi başında birden başlamak üzere hesap döneminin sonuna kadar numaralandırarak kaydedileceği, muhasebe kayıtlarının ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltileceği ve muhasebe belgesinde düzeltme işleminin gerekçesine yer verileceği hüküm altına alınmıştır.
Kurumun Birleştirilmiş Veriler Defterinde yer alan muhasebe kayıtlarının incelenmesi sonucunda, 6502, 6510 ve 6513 yevmiye numaralarının boş bırakıldığı, ayrıntısı aşağıdaki tabloda görüleceği üzere geriye dönük kayıt değiştirildiği görülmüştür.
İdarenin farklı zamanlarda Kurumumuza gönderdiği Birleştirilmiş Veriler Defterlerinin kıyaslanması neticesinde; aşağıda yer verilen tablolarda gösterildiği üzere muhasebe kayıtlarında, yeni bir muhasebe kaydı yapılmaksızın pek çok kez değişiklik yapıldığı görülmüştür. Birinci tablo genel itibariyle; ödeme emri belgesi üzerindeki bilgilerden en az birinde yapılan (yevmiye açıklamalarının, banka hesap numaralarının, ilgili kişilerin banka ve kimlik numaralarının değiştirilmesi vb.) değişiklik sayısını, ikinci tablo ise; temel muhasebe alanlarında yapılan (yevmiye tarihi, hesap kodu, ekonomik kodlar, borç ve alacak tutarlarındaki değişiklik) değişiklik sayısını göstermektedir.
Tablo 10: Muhasebe Kayıtlarında Yapılan Değişiklik Sayılarına İlişkin Tablo

Tablo 11: Temel Muhasebe Alanlarında Yapılan Değişiklik Sayılarına İlişkin Tablo

Kamu idaresi cevabında, Birleştirilmiş Veriler Defterinde yer alan muhasebe kayıtlarında 6502, 6510 ve 6513 yevmiye numaralarının boş bırakıldığı görülmüş olsa da bu fişler 2021 yılı kapatma fişleri olup kayıtlarımızda mevcuttur denilerek cevap ekinde üzerinde el ile yevmiye numarası yazılmış boş muhasebe işlem fişleri gönderilmiştir. Söz konusu muhasebe işlem fişleri incelendiğinde yevmiye tarihi, yevmiye numarası, kayıt yapılan hesap adı ve kodu ile tutarları yer almamaktadır. Bu nedenle söz konusu muhasebe işlem fişleri boş olup, herhangi bir muhasebe kaydı yer almamaktadır. Ayrıca Birleştirilmiş Veriler Defterinde yer alan muhasebe kayıtlarından bir kısmının, geriye dönük olarak değiştirilmesine ilişkin herhangi bir açıklama yapılmamıştır.
Yukarıda ifade edilen mevzuat hükümleri ve değerlendirmeler çerçevesinde, mevcut durumun İdare açısından hem risk oluşturabileceği hem de mali tabloların doğruluğu ve güvenilirliğini etkileyebileceği, bu türden işlemlerden kaçınmak için gerekli önlemlerin alınarak, yevmiye kayıtlarının muhasebe ilkelerine uygun olarak yapılması gerektiği değerlendirilmektedir.