Bütçe Emanetleri Hesabının Yardımcı Hesap Kodlarında Süre Güncellemesi Yapılmaması ve Bu Hesapta İzlenen Tutarlardan Zamanaşımına Uğramış Olanların Gelir Kaydedilmemesi (Sayıştay)

BULGU: Bütçe Emanetleri Hesabının Yardımcı Hesap Kodlarında Süre Güncellemesi Yapılmaması ve Bu Hesapta İzlenen Tutarlardan Zamanaşımına Uğramış Olanların Gelir Kaydedilmemesi

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Olmayan İl Kapsamında Yer Alan İlçe Belediyesi

Belediyenin, nakit yetersizliği veya diğer sebeplerle ilgililerine ödenemeyen gider karşılıklarının izlendiği için kullanılan bütçe emanetleri hesabının, dönemsel kayıtlarını gösteren yardımcı hesap kodlarında süre güncellemesi yapılmadığı ve bu hesapta izlenen tutarlardan zamanaşımına uğramış olanların gelir kaydının gerçekleştirilmediği görülmüştür.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 248’inci maddesinde, mali yıl içerisinde veya sonunda ödeme emri belgesine bağlandığı halde, nakit yetersizliği veya diğer sebeplerle ilgililerine ödenemeyen tutarların izlenmesi için 320 Bütçe Emanetleri Hesabının kullanılması öngörülmüş, 249’uncu maddesinde de bütçe emanetlerine alınacak tutarlar, bütçe emanetlerinden yapılacak ödemeler, bütçe emanetlerinde zamanaşımı ve zamanaşımı dolayısıyla gelir kaydedilen paraların ödenmesi esaslarına dair hükümlere yer verilmiştir. Buna göre, malın alındığı veya hizmetin yapıldığı malî yılı izleyen beşinci yılın sonuna kadar talep edilmeyen bütçe emanetleri bütçeye gelir kaydedilecektir.
Yönetmelikte yer alan ve sürelere ilişkin düzenlemelere tabi olan hesapların hangi dönemlere ilişkin olduğunun tespiti maksadıyla Mahalli İdareler Detaylı Hesap Planında da söz konusu hesaplar altında (N-..) alt hesap kodları ihdas edilmiştir.
320 Bütçe Emanetleri Hesabının işleyişine ilişkin olarak Yönetmelik’in 250’nci maddesinin birinci fıkrasının a-4 ve b-2 alt bentlerinde aynı nitelikte olarak;
“Dönem sonunda bu hesabın zaman aşımı sürelerine göre bölümlenmiş alt hesaplarında kayıtlı tutarlar, zaman aşımı sürelerini güncellemek için bu hesaba alacak ve borç kaydedilir.”
denilmek suretiyle dönem sonlarında hesabın yardımcı alt hesap kodlarında süre güncellemesi yapılması öngörülmüştür.
Yapılan incelemede, Belediyenin, nakit yetersizliği veya diğer sebeplerle ilgililerine ödenemeyen gider karşılıklarını 320 Bütçe Emanetleri Hesabının bölümlenmiş yardımcı hesap kodlarında izlediği ve 2020 yılı sonunda (N-5) yardımcı hesap kodunda izlenen bütçe emanetleri zamanaşımına uğradığından, bu emanetlerin gelir olarak kaydının gerçekleştirildiği görülmüşse de;
2020 yılı muhasebe kayıtlarında 320 Bütçe Emanetleri Hesabının bölümlenmiş (N-) yardımcı hesap kodlarında 2021 yılına devrolunan tutarların, herhangi bir muhasebe kaydı görmeden, 2021 yılı 1 numaralı açılış yevmiye kaydında süre güncellemesine tabi tutulmuş olarak devralındığı,
2021 yılı muhasebe kayıtlarında 320 Bütçe Emanetleri Hesabının yardımcı hesap kodlarında herhangi bir süre güncellemesi yapılmadığı,
2021 yılı muhasebe kayıtlarında 320 Bütçe Emanetleri Hesabının (N-4) yardımcı hesap kodunda izlenen ve 2022 yılına devredilen 943,00 TL tutarındaki bütçe emanetinin, herhangi bir muhasebe kaydı görmeden, 2022 yılı 1 numaralı açılış yevmiye kaydında, hesabın (N-5) yardımcı hesap kodunda devir alındığı, her ne kadar yapılacak işlem muhasebe ilkelerine aykırı olacaktı ise de hesabın diğer yardımcı hesap kodlarında gerçekleştirilen devir işleminde de herhangi bir süre güncellemesi yapılmadığı,
2021 yılı muhasebe kayıtlarında 320 Bütçe Emanetleri Hesabının (N-5) yardımcı hesap kodunda izlenen 17.718,15 TL tutarındaki bütçe emanetinin dönem sonunda zamanaşımına uğraması nedeniyle gelir kaydı yapılması gerekirken bu işlemin gerçekleştirilmediği,
tespit edilmiştir.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları başlıklı 43’üncü maddesinin ikinci fıkrasının
“(…) Bir hesabın borcuna kaydedilen tutar mutlaka başka bir hesap ya da hesapların alacağına kaydedilir. Yevmiye defterinde her zaman borç alacak eşitliği bulunur.”
hükmü temel muhasebe ilke ve standartları üzerine kurgulanmıştır.
Yönetmelik’in “Dönem sonu işlemleri” başlıklı 480’inci maddesinin birinci fıkrasının “b” bendinde bütçe ve ödenek hesapları dışındaki hesaplara ilişkin dönem sonu işlemleri düzenlenmiş ve “b” bendinin 3’üncü alt bendinin;
“Bütçe emanetleri hesabında kayıtlı olan tutarlar, zamanaşımı süresine göre bütçe emanetleri hesabının ilgili yardımcı hesabına aktarılması gerektiğinden bu hesaba borç ve alacak kaydedilir.”
hükmü de 320 Bütçe Emanetleri Hesabının bölümlenmiş yardımcı hesap kodlarında yapılacak süre güncellemelerinin yine bir muhasebe işlemi ile gerçekleştirilmesi gerekliliğine ilişkin yukarıda açıklanan muhasebe ilke ve esaslarına ilişkindir.
Bu itibarla, 2021 yılı içinde 320 Bütçe Emanetleri Hesabının bölümlenmiş yardımcı hesap kodlarında süre güncellemesi yapılmaması, 2021 yılı muhasebe açılış kaydında hesabın bölümlenmiş yardımcı hesap kodlarında 2020 yılından devralınan tutarların herhangi bir muhasebe işlemine dayanmadan süre güncellemesine tabi tutulması, 2021 yılı içinde hesabın (N-5) kodunda izlenirken zamanaşımına uğrayan 17.718,15 TL tutarındaki bütçe emanetinin gelir olarak kaydedilmemesi, 2021 yılından 2022 yılına devrolunan bütçe emanetlerinden (N- 4) yardımcı hesap kodunda izlenenlerin yine herhangi bir muhasebe işlemine dayanmadan 2022 yılı muhasebe açılış kaydında (N-5) yardımcı hesap kodu ile devralınması, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ile temel muhasebe ilke ve standartlarına aykırılık teşkil etmektedir.