Danışmanlık Hizmet Alım İhalelerinde Hatalı Uygulamaların Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Danışmanlık Hizmet Alım İhalelerinde Hatalı Uygulamaların Bulunması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Özel Bütçeli İdare

İdare tarafından danışmanlık hizmet alım işi ihale süreçlerinin mevzuatta öngörüldüğü şekilde yürütülmemesi nedeniyle eşit muamele ve rekabet ilkelerinin zedelendiği görülmüştür.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İstisnalar” başlıklı 3’üncü maddesinin ilk fıkrasının (c) bendinde, .özelleştirme uygulamaları için 24.11.1994 tarihli ve 4046 sayılı Kanun çerçevesinde yapılacak her türlü danışmanlık hizmet alımları” hükmüne yer verilerek söz konusu özelleştirme uygulamaları için alınacak danışmanlık hizmetleri 4734 sayılı Kanun’dan istisna tutulmuştur.
4046 sayılı Özelleştirme Uygulamaları Hakkında Kanun’un “Çeşitli hükümler” başlıklı 37’nci maddesinin ilk fıkrasının (b) bendinde, alınacak danışmanlık hizmetlerine ilişkin esas ve usullerin, Kamu İhale Kurumunun uygun görüşü üzerine İdarece çıkarılacak yönetmelikle belirleneceği düzenlenmiştir.
Bu kapsamda çıkarılmış olan, 4046 Sayılı Kanun Kapsamında Danışmanlık Hizmetleri İhalelerinde Uygulanacak Esas ve Usullere İlişkin Yönetmelik’in 4’üncü maddesinde; İdarenin yapacağı ihalelerde uymakla yükümlü olduğu temel ilkeler belirlenmiştir. Buna göre İdare, ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini,ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumlu tutulmuştur.
Nitekim anılan Yönetmelik’te öngörülen ihale süreçleri de bu ilkeleri karşılayacak şekilde tasarlanmış olup Yönetmelik’in “İhale şartnamesi” başlıklı 16’ncı maddesinde, hazırlanacak standart formların ihale şartnamesinin eki olduğu, “Teklif mektuplarının şekli ve içeriği” başlıklı 17’nci maddesinde, teklif mektuplarında teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması gerektiği, sunulan teklif mektuplarının şekil ve içerik bakımından belirtilen niteliklere uygun olmaması durumunun teklifin esasını değiştirecek nitelikte bir eksiklik olarak kabul edileceği, “Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 19’uncu maddesinde, ihale konusu danışmanlık hizmeti için teklif edilen bedelin yer aldığı teklif mektubu ile geçici teminatın isteklinin mali teklifini oluşturacağı, “Teknik ve mali tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 21’inci maddesinde, belgeleri eksik olan veya istenilen şartlara uygun olmadığı tespit edilen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılacağı, hüküm altına alınmıştır.
Anılan Yönetmelik’te öngörülen temel ihale ilkelerinin tesis edilmesinin ilk koşulu yürütülecek ihale süreçlerinin mezkûr Yönetmelik hükümleri çerçevesinde gerçekleştirilmesidir. Ancak danışmanlık hizmet alım ihalelerinin incelenmesinde aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:
A) Şekil ve içerik olarak gerekli şartları taşımayan teklif mektubunun değerlendirme dışı bırakılmayarak teklif mektubu sahibi istekli ile sözleşme imzalanması
Özelleştirme Kapsam ve Programına Alınmış ve/veya Alınacak Olan Taşınmazların Özelleştirilmesine İlişkin Danışmanlık Hizmet Alımı İşinin ihale şartnamesinde, mali teklifin; mali teklif mektubu ve geçici teminattan oluşacağı ve bunların standart form olarak ihale şartnamesine ekleneceği, mali teklif mektubunun, iş tanımında yer alan hizmetlerin tümünü içerecek şekilde; KDV/BSMV hariç, diğer tüm vergi, resim, harç ve masraflar dahil olmak üzere her bir İş Emri’ndeki sadece bir taşınmaz için “Birim Fiyat Danışmanlık Hizmet Bedeli” olarak Türk lirası cinsinden verileceği ifade edilmiştir.
Yukarıda yer verilmiş olan 4046 Sayılı Kanun Kapsamında Danışmanlık Hizmetleri İhalelerinde Uygulanacak Esas ve Usullere İlişkin Yönetmelik hükümleri ile Danışmanlık Hizmet Alımı işinin ihale şartnamesi gereğince;
İstekliler tarafından; teklif mektubu ve geçici teminattan oluşan mali tekliflerin ihale şartnamesi eki standart formlara uygun olarak hazırlanması, danışmalık hizmeti için teklif edilen bedelin teklif mektubunda her bir İş Emri’ndeki sadece bir taşınmaz için “Birim Fiyat Danışmanlık Hizmet Bedeli” olarak Türk lirası cinsinden verilmesi, teklif mektubunda yer alan bu tutarın rakamla ve yazıyla birbirine uygun olarak açıkça yazılması,
İdare tarafından yapılacak değerlendirmelerde ise; teklif mektupları ile geçici teminat mektuplarının ihale şartnamesi eki standart formlara uygun olup olmadığının ya da istekliler tarafından teklif edilen bedellerin teklif mektuplarında açıkça yazılmadığının tespiti halinde söz konusu tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.
Ancak, söz konusu danışmanlık hizmet alım ihalesine ilişkin ihale dokümanlarının incelenmesi neticesinde;
En düşük teklif sahibi iki isteklinin teklifleri, mali tekliflerinde yer alan geçici teminat mektuplarının standart forma uygun olmaması sebebiyle değerlendirme dışında bırakılırken ihale uhdesinde kalan isteklinin teklif mektubu, ihale şartnamesinde belirtilen şartlara (standart formlara) uygun olmamasına ,birim fiyat olarak açıkça yazılması gereken teklifin toplam tutar olarak yazılmasına ve söz konusu hatanın teklifin esasını etkileyen bir eksiklik olduğu mezkûr Yönetmelik’in 17’nci maddesinde özellikle düzenlenmiş olmasına rağmen değerlendirme dışında bırakılmayarak eşit muamele ve rekabet ilkelerine aykırılığa sebep olunduğu görülmüştür.
Kamu İdaresi tarafından, bulguya konu ihalede teminat mektuplarındaki herhangi bir eksiklik ve/veya ifade değişikliğinin, teminatların irat kaydedilememe riskini doğuracağından İhale Şartnamesi ekinde yer alan standart forma uygun teminat mektubu vermeyen Teklif Sahipleri’nin ihale dışı bırakıldığı, bulguya konu husus olan Mali Teklif Mektubunda “Birim Fiyat Danışmanlık Hizmet Bedeli” kısmına toplam tutarın yazılmış olmasının hayatın olağan akışına aykırı olarak değerlendirilerek ilgili firma tarafında verilen mali teklif mektubu toplam tutarının iş tanımında yer alan toplam iş emrine bölünmesi suretiyle birim fiyatın kolay bir şekilde tespit edildiği, Şartnamenin “Mali Teklif’ başlıklı 11.3 üncü maddesi gereğince teklif edilen tutarın rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak yazılacağı, Rakam ve yazının uyumsuzluğu ile üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunan teklifler değerlendirmeye alınmayacaktır.” hükmü ile mali tekliflerin hangi koşulda ihale dışı bırakılacağı sayıldığından mali teklifin toplam tutar olarak verilmesinin doğrudan eleme sebebi olmasına ilişkin Şartnamede bir düzenleme bulunmadığı ve İdare tarafından teklif sahiplerinin teklifleri değerlendirilirken ilgili mevzuat ile belirlenmiş olan temel ihale ilkelerinin temini amacıyla mevzuat hükümlerine riayet edilerek ihale dokümanlarında yer alan koşulların tüm teklif sahipleri açısından eşit şekilde uygulandığı ifade edilmiş ise;
Bulgumuzda da yer verildiği üzere teklif mektubu ve geçici teminattan oluşan mali tekliflerin ihale şartnamesi eki standart formlara uygun olarak hazırlanması gerekmektedir. Bir başka ifade ile her iki döküman için de ihale şartnamesine ekli standart bir form belirlenmiş olup teklif sahipleri tarafından bu formlara uygun olarak hazırlanmış mali tekliflerin sunulması beklenmektedir.
Mali tekliflerin standartlar formlar halinde sunulması idarenin ihaleye katılmakta olan teklif sahiplerine eşit muamele etmesi, tekliflerde ortaya çıkacak olan tartışmalı konuları azaltması ve ihale süreçlerinde idarenin yapacağı değerlendirmeleri kolaylaştırması nedeniyle önem arz ettiğinden bu formlar ihale şartnamesinin eki olarak belirlenmiştir.
Teminat mektupları ve teklif mektupları sebebiyle ortaya çıkabilecek ihtilaflar farklı olmakla birlikte mali hüküm içeren her iki belge de İdare için mali sonuç doğurmaktadır ve bu belgelerin standart formlara uygun olarak hazırlanması oluşabilecek ihtilaflı durumların daönüne geçecektir.
Yönetmelik’in ilgili maddesinde teklif mektuplarının değerlendirme esasları belirlenmiş ve teklifin açıkça yazılması gerektiği ve belirtilen şartları taşımayan tekliflerin değerlendirme dışında bırakılması gerektiği hüküm altına alınmıştır. Burada yer alan açıkça ifadesinden, teklif mektubunda yer alan ifade ve rakamların herhangi bir tereddütte yol açmayacak şekilde yazılması gerektiği anlaşılmalıdır. Bulgu konusu ihalede sunulmuş olan teklif mektubunda, teklifin açıkça yazılmamasına rağmen söz konusu teklif değerlendirme dışında bırakılmayarak açık olmayan bu teklifi açık hale getirebilmek amacıyla İdare tarafından hesaplama ve varsayımlar yapılmasının ve ihale sürecine devam edilmesinin mevzuat hükümleri ile uyumlu olmadığı değerlendirilmekedir.
B) Geçici Teminat Mektubunun Geçerlilik Süresinin İhale Şartnamesine Uygun Olmaması
Limanlar ve Kıbrıs Türk Denizcilik Limited Şirketi Hissesinin Özelleştirilmesi ile İlgili Finansal Danışmanlık Hizmet Alımı işinin ihale şartnamesinde; tekliflerin, son teklif verme tarihinden itibaren en az 45 gün süreyle geçerli olacağı, geçici teminat mektubunun ihale dokümanın bir parçası olduğu ve geçici teminat mektubunun ihaleye katılmak için sunulacak belgelerden olduğu ve standart suretinin ekler kısmında standart form olarak yer alacağı, ihale şartnamesi eki geçici teminat mektubu standart formunda ise geçici teminat mektuplarının, teklifin geçerlilik süresinin bitiminden itibaren en az 45 gün süreyle daha geçerli olması gerektiği belirtilmiştir.
4046 Sayılı Kanun Kapsamında Danışmanlık Hizmetleri İhalelerinde Uygulanacak Esas ve Usullere İlişkin Yönetmelik hükümleri ile Danışmanlık Hizmet Alımı işinin ihale şartnamesi gereğince; İsteklilerin, geçici teminat mektuplarını ihale şartnamesi eki standart formlara uygun olarak hazırlaması ve geçici teminat mektuplarının son teklif verme tarihinden itibaren en az 90 gün geçerli olması, İdare tarafından yapılacak değerlendirmelerde ise, istekliler tarafından sunulan geçici teminat mektuplarının ihale şartnamesi eki standart formlara uygun olmadığının ve teminat mektup geçerlilik süresinin ihale şartnamesinde belirlenen süre ile uyumlu olmadığının tespiti halinde söz konusu tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.
Ancak, danışmanlık hizmet alım ihalesine ilişkin ihale dokümanlarının incelenmesi neticesinde; İhale üstünde kalan isteklinin mali teklifi kapsamında sunmuş olduğu geçici teminat mektubunun geçerlilik tarihinin ihale dokümanının bir parçası olan standart formda istenen asgari geçerlilik tarihine uygun olmadığı halde isteklinin teklifi değerlendirme dışında bırakılmayarak eşit muamele ve rekabet ilkelerine aykırılığa sebep olunduğu görülmüştür.
Kamu İdaresi tarafından, bulgu konusu hususa iştirak edilmiş olup bundan sonra yapılacak danışmanlık hizmet alım ihalelerinde uygulamada karşılaşılabilecek aksaklıklarının önüne geçebilmek için geçici teminat mektubuna ilişkin standart formda yer alan hususlar çerçevesinde işlem tesis edileceği bilgisi verilmiştir.
Sonuç itibarıyla, ilgili mevzuat ile belirlenmiş olan temel ihale ilkelerinin temini amacıyla mevzuat hükümlerine riayet edilmesi ve ihale dokümanlarında yer alan koşulların tüm istekliler açısından eşit şekilde uygulanması gerekmektedir.
EKLER
EK-1: BULGULARA İLİŞKİN İZLEME TABLOSU