Dayanıklı Taşınırların Envanter Kayıtlarına Alınmaması (Sayıştay)

BULGU: Dayanıklı Taşınırların Envanter Kayıtlarına Alınmaması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Özel Bütçeli İdare

Dayanıklı taşınırların, Kurumun muhasebe ve taşınır kayıtlarına alınmadığı tespit edilmiştir.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’un “Taşınır ve taşınmaz işlemleri” başlıklı 44’üncü maddesinin ilgili kısmında “Genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerince, taşınır ve taşınmaz edinilmesi, yönetilmesi, trampası, elden çıkarılması, ecrimisilin tahsil ve takibinde izlenecek yöntem, Devletin hüküm ve tasarrufu altındaki yerlerin yönetimi ve korunması, işgalli malların tahliyesi gibi hususlar ilgili kanunlarında düzenlenir. (Değişik ikinci cümle: 22/12/2005-5436/10 md.) Bu malların kaydı ile taşınırların muhafazası, kullanımı, mal yönetim hesabının verilmesi ve mal yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesine ilişkin usûl ve esaslar, Cumhurbaşkanı tarafından çıkarılan yönetmeliklerle belirlenir…” denilmektedir.
5018 sayılı Kanun’un yukarıda belirtilen 44’üncü maddesinde dayanılarak çıkarılan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Amaç” başlıklı 1’inci maddesinde “Bu Yönetmeliğin amacı, kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın kamu idarelerine ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi, merkez ve taşrada taşınır yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesi ve kamu idareleri arasında taşınırların bedelsiz devri ile tahsisine ilişkin esas ve usulleri belirlemektir.” hükmüne yer verilmiştir.
Mezkur Yönetmeliğin “Taşınırların kaydı” başlıklı 12’nci maddesinin ilgili kısmında “Kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınması esastır. Taşınır kayıtları, harcama birimleri itibarıyla yönetim hesabı verilmesine esas olacak şekilde tutulur. Her bir kaydın belgeye dayanması şarttır.
Bu çerçevede
a) Önceki yıldan devren gelen taşınırlar ile içinde bulunulan yılda herhangi bir şekilde edinilen veya elden çıkarılan taşınırlar, .
miktar ve değer olarak kayıtlara alınarak takip edilir.” hükmünde iken, “Kayıt zamanı, kayıt değeri ve değer tespit komisyonu” başlıklı 13’üncü maddesinin ilgili bölümünde; “1) Taşınırlar, edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında giriş; tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağışlandığında veya yardım yapıldığında, çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde çıkış kaydedilir. Giriş ve çıkış kayıtları Taşınır İşlem Fişine dayanılarak yapılır.
Giriş ve çıkış kayıtlarında
a) Satın alma suretiyle edinme ve değer artırıcı değişiklik hallerinde maliyet bedeli,
… esas alınır.
Satın alma suretiyle edinilen taşınırların maliyet bedelinin tespitinde, Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin ilgili hükümleri uygulanır. Faturada çeşitli taşınırlar için topluca gösterilmiş giderler olması durumunda, giderler taşınırların alış bedelleri ile orantılı olarak paylaştırılır. Taşınırlar faturada kayıtlara esas olacak şekilde çeşitleri itibarıyla ayrı ayrı gösterilir.” hükmü yer almaktadır.
Ayrıca aynı Yönetmeliğin “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinin ilgili bölümünde;
“Taşınır işlemlerinde, işlem türüne göre aşağıda belirtilen belge ve cetveller kullanılır.
a) Taşınır İşlem Fişi (Örnek: 5; 5/A): İlgili mevzuatı çerçevesinde kabul edilerek teslim alınan taşınırların girişleri ile taşınırların çıkış ve ambarlar arasında devir işlemlerinde, dayanıklı taşınırların niteliklerini değiştiren esaslı onarım ve ilaveler sonucu değer artışlarında, kayıtlara esas olmak üzere 5 örnek numaralı Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. Müze ve kütüphanelerdeki eserler için ise 5/A örnek numaralı Taşınır İşlem Fişi kullanılır. Taşınır İşlem Fişleri en az üç nüsha olarak düzenlenir ve her malî yılbaşında “1”den başlamak üzere bir sıra numarası verilir. Fiş, dayanağını oluşturan belgenin tarihinden önceki bir tarihi taşıyamaz. Taşınır İşlem Fişinin elektronik ortamda düzenlenemediği hallerde, seri ve sıra numaralı olarak bastırılmış fişler kullanılır. Düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin nüshaları hakkında Yönetmeliğin ilgili maddelerine göre işlem yapılır.”,
“Satın alınan taşınırların giriş işlemleri” başlıklı 15’inci maddesinin ilgili kısmında “Satın alınan taşınırlar için, teslim alındıktan sonra, Taşınır Kod Listesindeki hesap kodları itibarıyla üçer nüsha Taşınır İşlem Fişi düzenlenir.” düzenlemeleri yer almaktadır.
Yukarıda özetlenen mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere, kamu idarelerince edinilen taşınır mal ve malzemelerin, İdarelerce kayıt altına alınması, muhafazası ve takibinin mevzuatın emredici hükümlerine uygun olarak yapılması gerekmektedir.
Yapılan incelemede, İstanbul’da bulunan kütüphane binası için Türk Tarih Kurumunca teşhir ve tanzim suretiyle edinilen toplam 7.806.508,30 TL değerinde dayanıklı taşınırın, geçici kabul işlemleri yapılmış ve aktif olarak kullanılmakta veya teşhir edilmekte olmasına rağmen, Kütüphane Müdürlüğü taşınır envanterine alınmadığı tespit edilmiştir. Bulgu konusu mevzuata aykırı işlem sonucunda kamu idaresi bilançosunda 253 Tesis Makine ve Cihazlar hesabında ve 255 Demirbaşlar hesabında 7.806.508,30 TL tutarında eksiklik oluşmuştur.
5018 sayılı Kanun’un “Mal yönetimi ve sorumluluk” başlıklı 48’inci maddesinin ilgili bölümünde “Kamu idareleri, taşınırların yönetimi, kaydı, muhafazası ve kullanımından sorumludurlar. Taşınırların özelliğinden veya olağan kullanımından kaynaklanan yıpranma ile usulüne uygun olarak belirlenen firelerden dolayı sorumluluk aranmaz…” hükmü yer almaktadır. Dolayısıyla, söz konusu Kanunda da taşınırların yönetimi, kaydı, muhafazası gibi işlemlerde, idarelerin sorumlu olduğu hususu açıkça düzenlenmiştir.
Bir önceki yıl aynı yönde düzenlenen bulguya Kamu idaresi tarafından gönderilen cevapta; söz konusu taşınırların; uygulama işinin kesin kabulünün yapılmasının ardından Kütüphane Müdürlüğü taşınır envanterine alınması çalışmalarına başlanılacağı ifade edilmektedir. 2023 yılı için düzenlenen bulguya gönderilen cevapta ise, Kültür Varlıkları ve Müzeler Genel Müdürlüğü marifetiyle dayanıklı taşınırların da dâhil olduğu bir ihale olarak gerçekleştirilen söz konusu işe ait kesin kabul işlemlerinin tamamlanması beklenmeden dayanıklı taşınırların oluşturulacak komisyon marifetiyle kabulu yapılarak Kurum tarafından envanter kaydı işlemleri için çalışma yapılacağı belirtilmiştir. Ancak rapor düzenlenene kadar bu konuda yapılan herhangi bir çalışma bildirilmemiştir.
Uygulama işi ile mal alım işinin bir arada ihale edilmesinden kaynaklı olarak mal ve malzemelerin muayene ve kabul işlemleri gecikirken aynı zamanda tarih olarak çok önce idarenin depolarına ve ambarlarına girmiş olan mal ve malzemelerin mali tablolarda yer almaması, mali tabloların doğru bilgi üretmesine engel olmaktadır.
Sonuç olarak; Kurum tarafından bedeli karşılanarak edinilen dayanıklı taşınırların uygulama işinin kesin kabulü beklenilmeden komisyon marifetiyle teslim alınarak muhasebe ve taşınır kayıtlarına alınması gerektiği değerlendirilmektedir.