Depozito ve Teminatlar Hesaplarının Kullanılmasında Dönemsellik İlkesine Aykırı İşlem Yapılması (Sayıştay)

BULGU: Depozito ve Teminatlar Hesaplarının Kullanılmasında Dönemsellik İlkesine Aykırı İşlem Yapılması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Belediyesi

İdare tarafından nakden veya mahsuben verilen/alınan depozito ve teminatların dönemsellik ilkesi dikkate alınmadan muhasebeleştirildiği görülmüştür.
Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Temel kavramlar” başlıklı 5’inci maddesinde;
“Genel yönetim muhasebesi, muhasebe ilke ve kurallarının dayanağını oluşturan ve aşağıda belirtilen kavramlara göre yürütülür…
b) Dönemsellik: Kamu idarelerinin faaliyetleri, belirli dönemlerde raporlanır ve her dönemin faaliyet sonuçları diğer dönemlerden bağımsız olarak saptanır…” hükümleri yer almaktadır.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 95’inci maddesinde, 126-Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabının, kurumca bir işin yapılmasının üstlenilmesi veya bir sözleşmenin ya da diğer işlemlerin karşılığı olarak geri alınmak üzere diğer kamu idareleri veya kişilere bir yıldan daha az süreli verilen depozito ve teminat niteliğindeki değerlerin izlenmesi için kullanılacağı; 168’inci maddesinde ise 226-Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabının, kamu idarelerince, bir işin yapılmasının üstlenilmesi veya bir sözleşmenin ya da diğer işlemlerin karşılığı olarak diğer kamu idareleri veya kişilere bir yıldan daha uzun süreli verilen depozito ve teminat niteliğindeki değerlerin izlenmesi için kullanılacağı belirtilmiştir.
Diğer yandan, Mezkûr Yönetmelik’in 257’nci maddesinde, 330-Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabının, mevzuatları gereği belirli olmayan bir vade ile vadesiz ve/veya bir yıldan kısa vade ile nakden veya mahsuben tahsil edilen depozito ve teminatların izlenmesi için kullanılacağı; 319’uncu maddesinde ise 430-Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabının, mevzuatları gereği nakden veya mahsuben tahsil edilen ve bir yıldan uzun vadede iade edilecek olan depozito ve teminatların izlenmesi için kullanılacağı ifade edilmiştir.
Bahsi geçen mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere, muhasebenin temel kavramlarından dönemsellik ilkesi gereğince; vadesi bir yılın altında olan nakden veya mahsuben verilen depozito ve teminatların kısa vadeli 126-Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabında, vadesi bir yıldan uzun olanların ise 226-Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabında takip edilmesi gerekmektedir. Aynı şekilde, vadesi bir yıldan daha az olan nakden veya mahsuben alınan depozito ve teminatların kısa vadeli 330-Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabında, vadesi bir yıldan uzun olanların ise 430-Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabında izlenmesi hüküm altına alınmıştır.
Yapılan incelemede, İdarece nakden veya mahsuben verilen/alınan depozito ve teminatların ilgili hesaplara dönemsellik ilkesine uygun olmayacak şekilde kaydedildiği tespit edilmiştir. Buna göre 126-Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabında yer alan depozito ve teminatların vadelerinin bir yıldan uzun olduğu, aynı şekilde 330-Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabında bulunan nakdi teminatların da vadelerinin bir yılın üzerinde olduğu görülmüştür.
Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından; 226-Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabına dair yapılan tespit ile ilgili çalışmaların bir kısmının 2022 yılında tamamlandığını, geri kalan kısmının ise devam ettiğini belirtilmektedir. Ancak, bulgu konusu hususa yönelik 2022 yılında yapılan kayıtların 2021 yılı dönem sonu mali tablolarındaki hataya düzeltici bir etkisi bulunmamaktadır. 330-Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabı içinse İdare tarafından uzun vadeli olarak tranşe (kazı) bedelleri için alınan teminatların iade için 330- Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabına aktarıldığı ancak ilgililerin başvurmamaları nedeniyle yıllar itibariyle bu hesapta biriktiğinden bahsedilmektedir. Oysa vadesi geldiği halde ödenemeyen veya ilgilisinin başvurmaması nedeniyle bir yıl ve üzerinde süre geçmesine rağmen iade edilemeyen teminatların 430-Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabında izlenmesi gerekmektedir. İdare tarafından bu konuya ilişkin çalışmaların başladığı bildirilmiştir.
Söz konusu hatalı muhasebeleştirme nedeniyle, 2021 yılı bilançosunda 126-Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabı ile 330-Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabı fazla tutarlarla, 226-Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabı ile 430-Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabı eksik tutarlarla yer almıştır.
Sonuç olarak, dönemsellik ilkesine uygun olarak, mevzuatları gereği nakden veya mahsuben verilen/alınan depozito ve teminatlardan bir yıl veya daha kısa bir süre içinde iade edilecek olanların izlenmesi için kısa vadeli hesapların kullanılması, vadesi bir yılın üzerinde olan depozito ve teminatların ise uzun vadeli hesaplarda takip edilmesi gerekmektedir.