Devlet Malzeme Ofisi Üzerinden Yapılan Alımların Kurumun Mali Dengesi, Taşınır ve Stok Yönetimini Olumsuz Etkilemesi (Sayıştay)

BULGU: Devlet Malzeme Ofisi Üzerinden Yapılan Alımların Kurumun Mali Dengesi, Taşınır ve Stok Yönetimini Olumsuz Etkilemesi

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite

İnönü Üniversitesi Turgut Özal Tıp Merkezinin tıbbi ilaç ve sarf malzemeleri tedariği için Devlet Malzeme Ofisi (DMO) ile yapmış olduğu protokolün taşınır sisteminde stok yönetimi ve verimliliğini etkileyen olumsuz sonuçlar meydana getirdiği tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Hesap verme sorumluluğu başlıklı” 8’inci maddesinde; her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların kaynakların kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumlu olduğu hüküm altına alınmıştır.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde harcama yetkililerinin sorumluğu; taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasının sağlanması şeklinde tanımlanmıştır.

İnönü Üniversitesinin sağlık hizmeti sunumlarının yürütülmesi kapsamında ihtiyaç duydukları Sağlık Markete konu olan beşeri tıbbi ürünlerin (ilaçların) ve tıbbi malzemelerin (makine, teçhizat ve/veya demirbaş niteliğinde olanlar hariç) temini için tedarikte işbirliği yapılması amacıyla DMO Genel Müdürlüğü ve İnönü Üniversitesi arasında bir protokol imzalanmıştır.

Bahse konu protokol ile Hastane tarafından ihtiyaç duyulan Sağlık Markete konu olan ilaç ve tıbbi malzemeler, özellikleri ve piyasa koşularına uygun olarak DMO tarafından kendi mevzuatı hükümleri çerçevesinde temin edilecek ve bu işlemler için DMO’ya %1 oranında hizmet bedeli ödenecektir.

Önceki yıllarda İnönü Üniversitesi Turgut Özal Tıp Merkezi, tıbbi ilaç ve diğer tıbbi malzemeler için 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu çerçevesinde alım yaptığı süreçte teknik şartnamesindeki hükümler nedeniyle miadı yaklaşan ilaçların değişimi firmalardan yapılabilmekteyken DMO aracılığıyla alınan tıbbi ilaç ve diğer sarf malzemeler için protokol çerçevesinde tüm değişim ve iade iş ve işlemlerini DMO yürütmekte olduğundan stok yönetimi ve miad değişimi artık sağlanamamaktadır.

Üniversite hastanelerinin tümünde yaşanmakta olan bu süreç, aşağıda tespit edilen olumsuzluklara neden olmuş ve hastane giderek artan bir maliyetle karşı karşıya kalmıştır.

İhalelerin sonuçlanma süreci uzun sürmekte olup bir sonraki talep toplama dönemine kadar sarkabilmektedir. Bu durum talep listelerini oluşturma aşamasında belirsizliklere sebebiyet vermekte ve süreci zorlaştırmaktadır.

Talep toplama döneminde yayınlanan ilaç listesi oldukça geniş yelpazededir, geri ödemesi olmayan ya da artık üretimde olmayan ilaçları da içermekte olup hatalı talep oluşturma ihtimalini arttırmaktadır. Bu durum kurumları maddi zarara uğratabilmekte ve talep listesi oluşturma aşamasında iş yükünü arttırmaktadır.

4 aylık periyotlar halinde açılan talep toplama süreci; ihalenin yapılması, ihalenin sonuçlanması, yeniden ihale süreçlerinin doğması ve ürünlerin teslimat süreçleri de eklendiğinde 4 aylık periyodu aşmaktadır. Bu durum 4 aylıktan daha fazla miktarda ilaç talebi yapmayı zorunlu kılmaktadır. Kullanım hızı sabit olmayan bazı kan ürünleri gibi ilaçların ve genellikle kısa miadlı olan nutrisyonel ürünlerin talep miktarlarının belirlenmesini ve bu süreçte oluşabilecek ilaç zayiatını ya da ilacın bulunmaması nedeniyle dış reçete yapılması gibi sonuçları önlemek açısından zorlaştırmaktadır.

DMO’dan talep edilen tıbbi sarf miktarlarının hangi tarihte, kaç adet geleceği bilinmemektedir. İstenilen malzemeler farklı miktar ve zamanlarda gelmekte bu durum stok yönetimi açısından sıkıntı oluşturmaktadır. Ürünlerin teslim tarihiyle faturalama arasında 90 güne uzayan süre ve irsaliyelerle faturalar arasındaki uyumsuzluk nedeniyle teslim edilen ürünlerin taşınır sistemine girilmesi ve hastanede kullanılması 90 günü bulmaktadır. Bu süre içerisinde miadı dolan tıbbi ürünler olduğu tespit edilmiştir. İhale talebi yapılan malzemelerin hangi tarihte, hangi firmanın ürününün ve kaç adet teslim edileceği vb. bilgilerin takip edilebileceği bir sistem olmadığı için hastane taşınır sisteminde stok yönetimi verimlilikle çalışamamaktadır.

DMO’dan gelen bir tıbbi malzeme ile ilgili muayene ve kabul süreçlerinde yaşanan sorunlarda muhatap firma, DMO üzerinden çözüm ve iyileştirme yapılmasını istemektedir. Bu durum muayene ve kabul esnasında şartnameye uygun olmayan ürünlerin yeniden tedarik sürecinde uzun süreli gecikmelere yol açmaktadır.

Hasta başı malzeme kullanımlarında firma veya DMO kaynaklı Ulusal Bilgi Bankası (UBB)/Barkodu verilen malzeme ürün listesinde yer almamaktadır. Firmaya bu sorun iletildiğinde veya DMO ile irtibata geçildiğinde sorunun çözülmesi 72 saati bulmaktadır. Sağlık hizmeti sunumunda 72 saat, telafisi mümkün olmayan sonuçlara yol açabilen bir zaman dilimidir.

Diğer taraftan, 2024 yılında Sağlık Marketin kurum alacaklarından yaptığı kesinti tutarı Sosyal Güvenlik Kurumundan (SGK) yapılan ödemelerin yüzde yirmisine yaklaşmış durumdadır. Sağlık Marketin kurumun Sosyal Güvenlik Kurumundan alacakları üzerinden doğrudan kesinti yapması nedeniyle kurumun borç ve ödeme yönetimi olumsuz etkilenmekte, gelir gider dengesi kurum aleyhine bozulmaktadır.

Kamu İdaresi cevabında, özetle; Kurumun, bulguda belirtilen tespitlere katıldığı, 25.12.2019 tarihli ve 30989 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 1899 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararı doğrultusunda alımlarında öncelikli olarak DMO Sağlık Market Uygulamasını tercih etmekte olduğu, ancak ilaç ve malzemenin DMO’dan temin edilememesi ve sipariş edilen ilaçların teslim edilmemesi durumunda 4734 sayılı Kanun’a göre açık ihale yöntemi veya bütçenin %10’unu aşmayacak şekilde doğrudan temin usulüyle temin edildiği ifade edilmiştir.

Ayrıca, Kamu İdaresi cevabında DMO alımlarıyla ilgili olarak;

Sağlık Market uygulaması kapsamında alınan bazı ürünlerin SGK’dan yapılan ödemeleri için Sağlık Uygulama Tebliğindeki (SUT) gerekli şartlar DMO sözleşmelerinde dikkate alınmadığından, bu durumun geri ödeme alınamamasına ve kurum zararına neden olabileceği,

DMO’nun, bazı malzemeler için döviz cinsinden sözleşme yaptığı, döviz kurunun artması malzeme fiyatlarını artırdığı halde SGK’nın SUT ödemelerini Türk Lirası olarak yaptığını, bunun kurum zararına neden olabileceği,

tespitlerine yer verilmiş, Başhekimlik tarafından DMO sözleşmesinin güncellenmesi gerektiğinin Rektörlüğe bildirildiği de belirtilmiştir.

Sonuç olarak, Üniversite hastanelerinin sağlık hizmeti sunumunda kullanmakta olduğu malzeme ve ürünlerin stok yönetimi konusundaki farklı koşullarının göz önünde bulundurularak protokolün yenilenmesi ve bahse konu ürünlerin tedarik, değişim ve stoklama aşamalarında yaşanan olumsuzlukların en aza indirilmesi için çalışma yapılması gerekmektedir.