Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabının Doğruyu Yansıtmaması (Sayıştay)

BULGU: Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabının Doğruyu Yansıtmaması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

Kamu idaresince 2021 yılı içerisinde hurdaya ayrılan taşınırlar incelendiğinde hem hurdaya ayrılarak satışı yapılan taşınırların kayıtlardan düşülmediği hem de hurdaya ayrılan taşınırların toplam tutarı ile muhasebe kayıtlarında hurda olarak ayrılan tutarların birbiriyle uyumlu olmadığı görülmüştür.
A- Hurdaya Ayrılarak Satışı Yapılan Taşınırların Kayıtlardan Düşülmemesi
Kamu idaresince hurdaya ayrılarak satışı yapılan taşınırların kayıtlardan düşülmediği görülmüştür.
tarihli ve 29218 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Merkezî Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı’na ilişkin “Hesabın niteliği” başlıklı 214’üncü maddesinde, elden çıkarılacak stoklar ve maddi duran varlıklar hesabının çeşitli nedenlerle kullanılma olanaklarını yitiren gelecek yıllar ihtiyacı stoklar ve maddi duran varlıkların izlenmesi için kullanılacağı, “Hesabın işleyişi” başlıklı 215’inci maddesinde, kullanılma olanağını yitiren maddi duran varlıkların kayıtlı değerleri üzerinden 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabına borç, ilgili maddi duran varlık hesabına alacak; ayrılmış olan amortisman tutarı 257 Birikmiş Amortismanlar ve Değer Düşüklüğü Karşılığı Hesabı’na borç, 299 Birikmiş Amortismanlar Hesabı’na alacak kaydedileceği hüküm altına alınmıştır.
Mezkûr Yönetmeliğin 215’inci maddesinin 1’inci fıkrasının (b) bendinde, Elden çıkarılacak stoklar ve maddi duran varlıklar hesabında kayıtlı stok ve varlıklardan satılmak suretiyle elden çıkarılanların, bir taraftan kayıtlı değeriyle 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı’na, satış bedeli ile net değeri arasındaki olumlu fark 600 Gelirler Hesabı’na alacak, satış bedeli 100 Kasa Hesabı veya 102 Banka Hesabı ya da ilgili diğer hesaplara, ayrılmış olan amortisman tutarları 299 Birikmiş Amortismanlar Hesabı’na, satış bedeli ile net değeri arasındaki olumsuz fark 630 Giderler Hesabı’na borç; diğer taraftan satış bedeli 800 Bütçe Gelirleri Hesabı’na alacak, 805 Gelir Yansıtma Hesabı’na borç kaydedileceği hükme bağlanmıştır.
Yukarıda belirtilen mevzuat hükümleri birlikte değerlendirildiğinde, çeşitli nedenler le kullanılma olanağını yitiren maddi duran varlıkların 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı’na aktarılacağı, bunların satılmak suretiyle kayıtlarından çıkarılmasında ise bahsi geçen hesabın alacak çalıştırılacağı, karşılığında ise ilgili hesaplara borç kaydının yapılacağı anlaşılmaktadır.
Yapılan denetimlerde, Dokuz Eylül Üniversitesinin yıl içerisinde hurdaya ayırdığı taşınırları Makine Kimya Endüstrisi (MKE) Anonim Şirketi Hurda İşletmesi Müdürlüğüne sattığı anlaşılmıştır. Ancak İdarenin mali tabloları incelendiğinde, 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı’nda 29.891.197,78 TL bulunan bakiyenin satışla birlikte muhasebe kayıtlarından çıkartılmadığı görülmüştür. Bu husus, satışı yapılarak M.K.E A.Ş Hurda İşletmesi Müdürlüğüne teslim edilen taşınırların muhasebe kayıtlarından düşülmediğini göstermektedir. Dolayısıyla aslında İdarenin uhdesinde ve tasarrufund a bulunmayan 29.891.197,78 TL kadar varlık, İdarenin bilançosunda yer alarak mali tablolarda 29.891.197,78 TL hataya sebebiyet vermektedir.
Bu itibarla mali tabloların tam ve doğru bilgi üretmesi adına İdarenin herhangi bir tasarruf imkânı kalmamış olan taşınırları muhasebe kayıtlarından çıkartması gerektiği düşünülmektedir.
B- Kamu idaresi harcama birimlerince 2021 yılı içerisinde kullanılma olanağı kalmadığı düşünülerek hurdaya ayrılan taşınırların toplam tutarı ile muhasebe kayıtlarında hurda olarak ayrılan tutarların birbiriyle uyumlu olmadığı görülmüştür.
tarihli ve 29218 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Merkezî Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlık lar Hesabı’nın “Hesabın niteliği”ni düzenleyen 214’üncü maddesinde bu hesabın, çeşitli nedenlerle kullanılma olanaklarını yitiren gelecek yıllar ihtiyacı stoklar ve maddi duran varlıkların izlenmesi için kullanılacağı,
Mezkur Yönetmeliğin 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı’nın “Hesabın işleyişi”ni düzenleyen 215’inci maddesinde ise, kullanılma olanaklarını yitiren maddi duran varlıkların kayıtlı değerleri üzerinden bu hesaba borç, ilgili maddi duran varlık hesabına alacak; ayrılmış olan amortisman tutarının 299-Birikmiş Amortismanlar Hesabı’na alacak, 257-Birikmiş Amortismanlar ve Değer Düşüklüğü Karşılığı Hesabı’na borç kaydedileceği,
Hüküm altına alınmıştır.
18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Hurdaya ayırma nedeniyle çıkış” başlıklı 28’inci maddesinde, hurdaya ayrılan veya imha edilen taşınırların Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılacağı ve fişin ekine Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı’nın bir nüshasının bağlanacağı,
Mezkûr Yönetmeliğin “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde, taşınır kayıt yetkilileri tarafından kamu idarelerinin muhasebe kayıtlarında ilgili stok ve maddi duran varlık hesaplarında izlenen taşınırlardan, çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin birer nüshasının, düzenleme tarihini takip eden en geç on gün içinde ve her durumda malî yıl sona ermeden önce muhasebe birimine gönderilmesinin zorunlu olduğu,
Aynı maddenin devamında ise, muhasebe yetkililerinin, taşınır giriş ve çıkış işlemlerine ilişkin olarak kendilerine gönderilen Taşınır İşlem Fişlerinde gösterilen tutarları II’nci düzey detay kodu itibarıyla ilgili hesaplara kaydedeceği,
hükme bağlanmıştır.
Yukarıda ifade edilen mevzuat hükümlerinden, çeşitli sebeplerle kullanılma olanaklarını yitiren maddi duran varlıkların izlenebilmesi için ilgili hesaplara kayıtların yapılması gerektiği ve çıkışı yapılan maddi duran varlıklar için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin muhasebe birimine zamanında gönderilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.
Yapılan denetimlerde, Üniversitenin hurdaya ayırma işlemleri incelendiğinde, harcama birimleri itibariyle maddi duran varlıklar için Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanakları’nın düzenlenerek kullanılma olanaklarını yitiren maddi duran varlıkların tespit edildiği, 2021 yılı içerisinde kayıtlardan düşülen maddi duran varlıkların değerinin 6.240.787,16 TL olduğu ancak İdarenin bu maddi duran varlıklardan yalnızca 6.221.546,50 TL’lik kısmını 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı’na kayıt ettiği dolayısıyla muhasebeye 19.240,66 TL’lik kullanılma olanaklarını yitiren maddi duran varlığın bildirilmediği veyahut bildirildiyse de muhasebe biriminin 19.240,66 TL eksik kayıt yaptığı tespit edilmiştir. Yapılmayan bu muhasebe kaydı sebebiyle İdarenin 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı 19.240,66 TL eksik ve hatalı bilgi içermektedir.
Kamu idaresi cevabından, Bulgunun A ve B bölümlerinde tespit edilen hususlara İdarenin iştirak ettiği ve bu doğrultuda gerekli düzeltici işlemlerin yapıldığı anlaşılmak la birlikte bulguda belirtilen muhasebe kayıtlarının yılı içinde yapılmaması nedeniyle bu işlemlerin 2021 yılı mali tablolarındaki hatayı düzeltici bir etkisi bulunmamaktadır.
Bu itibarla, İdarenin kullanılma olanaklarını yitiren maddi duran varlıklarla ilgili olarak yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerine riayet edilerek işlemlerini yerine getirmesi gerektiği düşünülmektedir.