|
ÖZET: Elektronik ortamda oluşturulan ödeme emri belgelerine kanıtlayıcı belgelerin eklenmediği tespit edilmiştir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun ek 4’üncü maddesi, bu tür işlemlerin elektronik ortamda gerçekleştirilmesine olanak tanımakta ve Hazine ve Maliye Bakanlığı’na gerekli usul ve esasları belirleme yetkisi vermektedir. Ayrıca, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nin ilgili maddeleri, belgelerin elektronik ortamda oluşturulması ve muhafazası konusunda Bakanlığın yetkilerini düzenlemektedir.
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (BKMYBS) ile ilgili yönetmeliklerde de, belgelerin elektronik ortamda işlenmesi sırasında hem yapısal hem de yapısal olmayan dosya formatlarının kullanılabileceği belirtilmiştir. Ancak, yapılan denetimlerde, BKMYBS’de ödeme emri belgelerinin düzenlendiği, fakat bu belgelere eklenmesi gereken kanıtlayıcı belgelerin sisteme yüklenmediği ortaya çıkmıştır. İlgili idare, bu durumu kabul etmekte ve konuyla ilgili bilgilerin tüm işyurdu müdürlüklerine iletildiğini belirtmektedir. Dolayısıyla, elektronik ortamda oluşturulan ödeme emri belgelerine ilişkin kanıtlayıcı belgelerin BKMYBS’ye eksiksiz bir şekilde yüklenmesi büyük önem taşımaktadır. |
BULGU: Elektronik Ortamda Oluşturulan Ödeme Emri Belgelerine Kanıtlayıcı Belgelerin Eklenmemesi
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Özel Bütçeli İdare
Elektronik ortamda oluşturulan ödeme emri belgeleri eki olan kanıtlayıcı belgelerin eklenmediği görülmüştür.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun ek 4’üncü maddesinde, Kanun kapsamında yer alan tüm iş ve işlemlerin elektronik ortamda gerçekleştirilebileceği ve maddenin uygulanmasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye Hazine ve Maliye Bakanlığının yetkili olduğu belirtilmiştir. 31.12.2005 tarih ve 26040 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nin “Ödeme belgeleri ve bağlanacak kanıtlayıcı belgeler” başlıklı 5’inci maddesinin beşinci fıkrasında, Hazine ve Maliye Bakanlığının, Yönetmelik kapsamındaki işlemlere ilişkin belgelerin elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esasları, şekil hükümlerinden bağımsız olmak üzere belirlemeye yetkili olduğu hüküm altına alınmıştır.
26.06.2018 tarih ve 30460 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi Uygulama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’in “Belgelerin oluşturulması ve muhafazası” başlıklı 24’üncü maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde, Bakanlığın, Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (BKMYBS) kapsamında, gerçekleştirme belgeleri ve diğer belgelerle ilgili işlemlerin elektronik ortamda yürütülmesi sırasında yapısal dosya formatlarının yanı sıra yapısal olmayan dosya formatlarının da (kağıt belgelerin taranması sonucunda elde edilenler dahil) kullanılmasına izin verebileceği belirtilmiştir.
18.10.2022 tarih ve 31987 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Harcamaların Elektronik Ortamda Gerçekleştirilmesi konulu 78 sıra numaralı Muhasebat Genel Tebliği’nin “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinde kanıtlayıcı belgeler; ilgili mevzuatına göre, kamu harcamalarının belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak yapıldığına ve gerçekleştirildiğine ilişkin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca düzenlenip onaylanan ve ödeme emri belgesinin eki belgeler olarak tanımlanmıştır. Aynı Tebliğ’in “Bakanlık uygulamaları üzerinden ÖEB ve kanıtlayıcı belgelerin hazırlanması ve muhasebeye iletilmesi” başlıklı 5’inci maddesinin dördüncü fıkrasında, yapısal olmayan dosya formatlı kanıtlayıcı belgelerden e-imzalı olmayanların taratılarak ödeme emri belgesine ekleneceği hüküm altına alınmıştır.
Buna göre, elektronik ortamda ödeme emri belgesi oluşturulan harcamalara ilişkin kanıtlayıcı belgelerin elektronik ortamda oluşturulamaması durumunda bu belgelerin taratılarak BKMYBS’ye eklenmesi gerekmektedir.
Yapılan inceleme neticesinde, yapılan harcamalara ilişkin BKMYBS’de ödeme emri belgelerinin düzenlendiği fakat bu ödemelere ilişkin kanıtlayıcı belgelerin sisteme yüklenmediği tespit edilmiştir.
İdarece bulgu konusuna iştirak edilmekte olup ilgili hususların tüm işyurdu müdürlüklerine bildirildiği belirtilmiştir.
Bu itibarla, elektronik ortamda oluşturulan ödeme emri belgelerine ilişkin kanıtlayıcı belgelerin Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi’ne eksiksiz olarak yüklenmesi gerekmektedir.