Emanet ve Teminat Niteliğindeki Yükümlülüklerin Mevcudiyetinin Kayıtlarla Doğrulanamaması ve Bütçe Emanetleri Hesabında Kayıtlı Tutarların İlgili Alt Bölümüne Aktarılmaması (Sayıştay)

BULGU: Emanet ve Teminat Niteliğindeki Yükümlülüklerin Mevcudiyetinin Kayıtlarla Doğrulanamaması ve Bütçe Emanetleri Hesabında Kayıtlı Tutarların İlgili Alt Bölümüne Aktarılmaması

2022 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri

2022 yılı dönem sonu bilançosundaki toplam 276.450.354,74 TL emanet ve teminat niteliğindeki yükümlülüklerin mevcudiyetinin ve bunların ayrıntılarının bilgi ve kayıtlarla doğrulanamamakta, bu nedenle tam ve noksansız raporlanıp raporlanmadığı teyit edilememektedir.
Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’ne göre, malî yıl içinde ödeme emri belgesine bağlandığı hâlde, nakit yetersizliği veya hak sahibinin müracaat etmemesi nedeniyle ilgililerine ödenemeyen tutarları 320 Bütçe Emanetleri Hesabında; mevzuatları gereği nakden veya mahsuben tahsil edilen depozito ve teminatları vadelerine göre 330-430 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabında; emanet olarak nakden veya mahsuben tahsil edilen tutarları 333 Emanetler Hesabında, izlenmesi gerekmektedir.
Yönetmelik’in 5’inci maddesine göre kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve müteselsil numara sırasıyla yevmiye defterine, buradan usulüne göre büyük defter ve yardımcı hesaplar defterine kaydedileceği belirtilmiş olup, 6’ncı maddesinde; yardımcı hesap defterleri, hesaplara ait bilgilerin ayrıntı bazında kaydına mahsus defterler olarak tanımlanmıştır.
Bu kapsamda Emanetler ve benzeri hesaplar için kullanılabilmesi amacıyla Yönetmelik eki (Örnek 21) No.lu “Emanetler Defteri” yardımcı hesap defteri olarak belirlenmiştir. Örnek 21 Numaralı Emanetler Defterinin; hesabın ayrıntısına ilişkin, alınan veya mahsup edilen emanetlerin sıra numarası, yevmiye tarihi, yevmiye numarası, kimden ve ne için tahsil edildiği, emanete ilişkin zamanaşımı başlangıç tarihi, tahsil olunan miktar, tahsilat karşılığında verilen alındının tarihi ve numarası, geri verilen veya mahsup olunan paraların ayrıntısı, emanetin kime nereye gönderildiği, verilen veya gönderilen miktarlar ve emanetlere ilişkin açıklamaları içerecek şekilde düzenlenmesi gerekmektedir. Defter yardımı ile emanet karakterli borçların yönetimi ve sağlıklı takip ve iadesi mümkün olacaktır.
Bilançoda raporlanan emanet nitelikli toplam 276.450.354,74 TL yükümlülüğün mevcudiyeti, tam, doğru ve uygun değerle raporlanıp raporlanmadıklarının teyidi amacıyla Hazine ve Maliye Bakanlığınca hazırlanan ve Tarım ve Orman Bakanlığına bilgi sağlayan Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemine Entegre Yönetim Bilgi Sisteminden temin edilen 28.02.2023 tarihli Emanetler Raporundaki tutarları ile bilançodaki tutarlar doğrulanamamıştır.
Bahse konu emanet hesaplarının ayrıntılarının incelenmesi amacıyla Tarım ve Orman Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığından MYMY’ye göre tutulması gereken Örnek 21 Numaralı Emanetler Defterlerinden dönem sonu işlemlerine ve kesin mizanın çıkarılmasına dayanak teşkil edecek ve ilgili hesap bakiye tutarlarını teyit edecek şekilde emanetlerin dökümlerine ilişkin listelerin gönderilmesi talep edilmiş, ancak raporlama tarihinde temin edilememiştir.
Uygulamada muhasebe birimlerinde; emanetin alındığı veya mahsup edildiği tarihe, kimden tahsil edildiğine, zamanaşımına uğrayacağı tarihe ait bilgilerin sistemlerinde olduğu, emanet iade işlemlerinde ise emanetin, ait olduğu kişi ise kimlik numarası, firma ise vergi kimlik numarası ve İban numaralarıyla kontrolünün gerçekleştirilerek iade edildiği, 5’inci yılın sonunda zamanaşımına uğrayarak gelir kaydedilmesi gereken emanetlerin, muhasebe birimlerince harcama birimlerine bildirilerek hak sahipleri ile irtibat kurulmasının sağlandığı, harcama birimlerinin 25.05.2022 tarihi itibariyle yönetim bilgi sistemine erişiminin sağlanabildiği, buna rağmen emanet raporları ile bilançodaki tutarların uyumlu olmadığı görülmüştür.
Bundan başka Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Dönem sonu işlemleri” başlıklı 535’inci maddesinde; dönem sonu işlemlerinin mali yılın sonunda geçici mizanın çıkarılmasının ardından yapılan işlemler olduğu ifade edilmiş ve bütçe ve ödenek hesaplarına ilişkin dönem sonu işlemleri ile bütçe ve ödenek hesapları dışındaki dönem sonu işlemleri bentler halinde sayılmıştır.
Tarım ve Orman Bakanlığı tarafından hesap dönemi sonunda Sayıştaya verilen defter, mali tablo ve belgelerin incelenmesi sonucunda; Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin ilgili maddesi uyarınca yapılması gereken bütçe ve ödenek hesapları dışındaki hesaplara ilişkin dönem sonu işlemlerinden; bütçe emanetleri hesabında kayıtlı tutarlardan, bu hesabın ilgili alt bölümüne aktarılması gereken tutarların aktarılmadığı tespit edilmiştir.
Dönem sonu işlemlerinin, Yönetmeliğin yukarıda yer verilen maddesi gereğince; geçici
mizanın çıkarılmasının ardından yapılan işlemler olduğu göz önünde bulundurulduğunda, aşağıdaki tabloda yer verilen hesapların geçici mizan bakiyeleri ile kesin mizan bakiyeleri arasında tutar itibariyle herhangi bir fark olmadığı ve dolayısıyla mevzuat gereği yapılması gereken söz konusu dönem sonu işlemlerinin yapılmamış olduğu anlaşılmıştır:
Tablo 5:Bütçe Emanetleri Hesapları Geçici ve Kesin Mizan Bakiyeleri(TL)

Açıklamalar çerçevesinde bilançoda raporlanan ve bakiyeleri tutarı; 320 Bütçe Emanetleri Hesabındaki 72.603.732,86 TL’ nin, 330 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabı ndaki 53.927.440,87 TL’nin, 333 Emanetler Hesabındaki 148.179.179,77 TL’nin ve 430 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabındaki 1.740.001,24 TL’nin mevcudiyetlerinin teyidi ve gerçek durumları ile kayıtlı değerleri arasındaki uygunluğunu teminen;
– Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemine Entegre Yönetim Bilgi Sisteminden temin edilen emanet raporlarının muhasebe kayıtları ile entegresinin teyidi ve takibi için kullanıcılara dönemsel olarak kümülatif raporlama sağlaması,
– Strateji Geliştirme Başkanlığı’nca bahse konu emanet ve benzeri yükümlülüklerin düzenlenen mali tablolarda gerçeğe uygun raporlanması ve bunların yönetilmesi amacıyla gerekli tedbirlerin alınması,
– İstenildiğinde Sayıştay denetçilerine verilmesi,
– Bütçe Emanetleri hesabında dönem sonu işlemlerinin muhasebe düzenlemelerine uygun olarak yapılması,
gerekmektedir.