Faaliyet Alacakları Hesabı Kayıtlarında Eksiklikler Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Faaliyet Alacakları Hesabı Kayıtlarında Eksiklikler Bulunması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Özel Bütçeli İdare

Alıcılar Hesabı Kayıtlarının Tahakkuk Esaslı Olarak Tutulmaması
Kurum personeline bedelleri daha sonra maaşlarından kesilmek suretiyle sunulan mal ve hizmetlere ilişkin elde edilen sosyal gelirlerinin tahakkuk esaslı muhasebe ilkelerine uygun olarak, tahakkuk ettiği tarihte faaliyet alacağı olarak muhasebe kayıtlarına alınması gerekirken, kayıtların nakit esaslı olarak tahsilat yapıldıktan sonra yapıldığı görülmüştür
Kamu Kurum ve Kuruluşlarınca İşletilen Sosyal Tesislerin Muhasebe Uygulamalarına Dair Esas ve Usullerin “Kayıt zamanı, gelir ve giderin yılı” başlıklı 17’nci maddesinde; bir ekonomik değerin yaratıldığında, başka bir şekle dönüştürüldüğünde, mübadeleye konu edildiğinde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda muhasebeleştirileceği düzenlenmiştir. Aynı Esas ve Usullerin “12 Faaliyet Alacakları” başlıklı 28’inci maddesinde de sosyal tesis geliri olarak tahakkuk eden tutarların izlenmesi için Faaliyet Alacakları hesap grubunun kullanılması; 120-Alıcılar Hesabının ise sosyal tesislerin mal ve hizmet satış faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan alacaklarının izlenmesi için kullanılması gerektiği belirtilmiştir.
Anılan mevzuat hükümlerine göre, bir mal veya hizmet bedeli daha sonra tahsil edilmek üzere sunulduğunda 120-Alıcılar Hesabına borç, 600-Gelirler Hesabına alacak kaydı yapılması gerekir. Söz konusu alacak tahsil edildiğinde ise, 100-Kasa veya 102-Banka Hesabına borç, 120-Alıcılar Hesabına alacak kaydı yapılması gerekmektedir.
Yapılan incelemede, sosyal tesis gelirlerinden tahakkuk eden tutarlardan faaliyet dönemi içerisinde tahsil edilmesi beklenen tutarların tahakkuk esasına uygun olarak 120- Alıcılar Hesabına kaydedilmesi gerekirken, alacaklar tahsil edildiğinde nakit esaslı olarak 120- Alıcılar Hesabı ile ilişkilendirilmeksizin doğrudan gelir kaydedildiği görülmüştür.
Sosyal tesislerden yararlanan kurum personeli, bu hizmetlerden yararlanma karşılığında manyetik özellikli personel kimlik kartını kullanmak suretiyle ödemeleri gerçekleştirmektedir. Bu suretle, alınan mal veya hizmetin karşılığı sisteme kaydedilerek her ay maaşlardan kesilmek suretiyle sosyal tesis hesaplarına aktarma işlemi sağlanmaktadır. Ancak, alacakların otomasyon sisteminde kaydı bulunmakla birlikte, bu tutarların gelir tahakkuk kayıtları yapılmamakta, nakit esasına göre sadece alacaklar hesabı ile ilişkilendirilmeksizin gelir hesaplarına alınmaktadır. Yapılan bu uygulama yukarıda anılan mevzuat hükümlerine uygun olmayıp, bedelleri daha sonra tahsil edilmek üzere sunulan mal ve hizmetlerin sistem üzerinden gün sonu kontrollerinin yapılmak suretiyle, ilgili faaliyet alacakları hesabı ile ilişkilendirilmesinin uygun olacağı değerlendirilmektedir.
Kamu İdaresince, sosyal tesislerden elde edilen gelirlerin muhasebe kayıtlarının tahakkuk esaslı kayda alınmasının sağlanacağı belirtilmiştir.
Bu itibarla, KGM Sosyal Tesisleri tarafından gelir hesaplarının tahakkuk esaslı olarak kayda alınmasının sağlanması gerekmektedir.
Sunulan Mal ve Hizmet Bedellerinin Peşin Tahsil Edilmemesi ve Alıcılar Hesabında Kayıtlı Tutarların Takip ve Tahsil İşlemlerinin Gecikmesi
İstanbul 1. Bölge Müdürlüğü Eğitim ve Dinlenme Tesislerince sunulan mal ve hizmet bedellerinden peşin tahsil edilmeyerek 120-Alıcılar Hesabına kaydedilen 2019 yılı öncesine ait alacakların takip ve tahsili için gerekli işlemlerin yapılmadığı görülmüştür.
Kamu Kurum ve Kuruluşlarınca İşletilen Sosyal Tesislerin Muhasebe Uygulamalarına Dair Esas ve Usullerin 28’inci maddesinde sosyal tesis geliri olarak tahakkuk eden tutarların izlenmesi için Faaliyet Alacakları hesap grubunun kullanılacağı ve 120-Alıcılar Hesabının sosyal tesislerin mal ve hizmet satış faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan alacaklarının izlenmesi için kullanılacağı belirtilmiştir.
Ayrıca, Hazine ve Maliye Bakanlığınca çıkarılan 2021/1 sayılı Kamu Sosyal Tesislerine İlişkin Tebliğin “Ortak Hususlar” başlıklı 7’nci maddesinin on dördüncü fıkrasında, tesisler için tespit edilen ücretlerin, tahsisin yapıldığı tarihte ilgililerden peşin olarak tahsil edileceği hüküm altına almıştır.
Hazine ve Maliye Bakanlığınca çıkarılan 2017/6 sayılı Kamu Sosyal Tesislerinin İşletilmesine İlişkin Tebliğ’in “Tesislerin işletilmesi” başlıklı 5’inci maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde ise, görevi ve unvanı ne olursa olsun hiçbir kişi ve personelin sosyal tesislerden ve hizmetlerden bedelini ödemeden yararlandırılamayacağı düzenlenmiştir.
Anılan mevzuat hükümlerinde, sosyal tesislerce sunulan mal ve hizmetlerden yararlananlardan tahsilatın peşin yapılması, hiçbir kişi veya personelin bu hizmetlerden bedelsiz faydalandırılmaması gerektiği açıkça belirtilmiştir. Bunların dışında, mal ve hizmet satış faaliyetleri sonucunda bir alacak ortaya çıkması halinde ise bu alacağın 120-Alıcılar hesabına kaydedilerek takibinin yapılması gerekmektedir.
Yapılan incelemede, İstanbul 1. Bölge Müdürlüğü Eğitim ve Dinlenme Tesisleri kayıtlarında 2017-2019 yıllarına ait 120-Alıcılar Hesabına kayıtlı 110.839,98 TL alacak yer aldığı görülmüştür. Söz konusu alacağın 2017-2019 yılları arasında misafirhane konaklama ve kafeterya yemek ücretlerinin ilgililerden tahsil edilememesi nedeniyle oluştuğu anlaşılmıştır. Geçen süre zarfında da alacağın tahsili noktasında herhangi bir işlem yapılmamıştır.
Kamu İdaresince, söz konusu alacakların tahsil edilmesinin sağlanacağı belirtilmiştir.
Bu itibarla, İstanbul 1. Bölge Müdürlüğünce söz konusu 110.839,98 TL alacağın kimlere ait olduğunun tespit edilerek borçluların bilgilendirilmesi, takip ve tahsil işlemlerine de başlanılması gerektiği değerlendirilmektedir. Alacakların zamanında tahsil edilmesi sosyal tesisin nakit yönetimi açısından da önem arz etmektedir. Ayrıca, mevzuat hükümlerinde belirtildiği üzere, mal ve hizmetlere ilişkin bedellerin peşin alınmasını temin edecek şekilde bir kontrol mekanizması kurulması, benzer sorunların yeniden yaşanmasının önüne geçebileceği değerlendirilmektedir.