Geçici Kabulü Yapılan İşlerin Kesin Kabul Tutanaklarının ve Kesin Hakediş Raporlarının Makul Olmayan Sürelerde Düzenlenmesi (Sayıştay)

BULGU: Geçici Kabulü Yapılan İşlerin Kesin Kabul Tutanaklarının ve Kesin Hakediş Raporlarının Makul Olmayan Sürelerde Düzenlenmesi

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri

Yapımı tamamlanan ve geçici kabulü yapılan bazı yapım işlerinin kesin kabul tutanaklarının ve kesin hakediş raporlarının makul bir gerekçe bulunmaksızın geç düzenlendiği, bu durumun yüklenicilerin mağduriyetine, idare ile yüklenici arasında hukuki ihtilaflara ve yapılan işlerin denetimi açısından kontrol zafiyetine yol açtığı görülmüştür.
Kesin hakediş raporu ve hesap kesilmesi Yapım İşleri Genel Şartnamesinin (YİGŞ) 40’ıncı maddesinde düzenlenmiştir. Düzenlemede anahtar teslimi götürü bedel sözleşmelerde kesin hakediş raporu düzenlenmesine işin geçici kabulü yapıldıktan sonra başlanacağı, idarelerin teslim aldıkları kesin hesapları, teslim tarihinden başlamak üzere en çok altı ay içinde inceleyip onaylayacakları, aksi halde yüklenicinin işin kesin kabulü yapılmış olmak şartı ile kesin hakediş raporunun düzenlenmesini isteyebileceği belirtilmiştir. Kesin hesapların ve kesin kabul tutanağının idarece onaylanmasından sonra en çok otuz gün içinde idarece onaylanmış kesin hesaplara dayalı olarak yapı denetim görevlisi tarafından kesin hakediş raporu düzenleneceği ifade edilmiştir.
Buna göre, kesin hakediş raporunun düzenlenmesine ilişkin işlemler geçici kabulün yapılmasından sonra, süreler ise kesin hesabın teslim alınması ve kesin hesap ile kesin kabul tutanağının idarece onaylanması ile başlamaktadır. Kesin hakediş raporunun düzenlenmesini kesin kabul işleminden sonraya bırakan bu yöntemin, özellikle teminat süresinde ortaya çıkması muhtemel kusurlu ve noksan işlerin yüklenici nam ve hesabına giderilmesi, hesaplanan kusurlu işler için kesinti yapılması ve geçici ve kesin kabul aşamalarında söz konusu olan bekleme cezalarının kesilmesi uygulamaları açısından idareyi emniyette tutan bir süreç olduğu gözükmektedir. Böylece idare, geçici ve kesin kabul aşamalarında tespit edilen ve yüklenici tarafından karşılanması gereken söz konusu bedelleri, yüklenicinin hakedişinden veya teminatından kesme imkânını elinde bulundurmuş olmaktadır.
Kesin kabul tutanağının, kesin hesabın ve kesin hakediş raporlarının düzenleneceği süreler YİGŞ’de açıkça belirtilmiş olmakla birlikte uygulamada bu süreçlerin aksamadan ilerlemesi her zaman mümkün olmamaktadır. Uygulamada idarelerin kesin kabul tutanağını teminat süresi sona erdikten sonra düzenlediği ve/veya kesin hesap ve kesin hakediş raporlarını kesin kabul tarihinden çok uzun süre sonra hazırladıkları durumlar olmaktadır. Bu gibi durumlarda bazı yükleniciler çeşitli sebeplerle kesin hakediş raporunun düzenlenmesi için başvurmaktan kaçınmakta bazı yükleniciler ise alacağını tahsil etmek amacıyla hukuki yollara başvurmaktadırlar. Diğer taraftan her iki durumda da kesin hakediş raporlarının düzenlenmesi gecikmekte ve yapılan imalatların fiili kontrolü açısından kontrol zafiyeti ortaya çıkmaktadır.
Yapılan incelemede, imalatları tamamlanarak kesin kabul tutanakları düzenlenen ayrıntısı aşağıda gösterilen yapım işlerinde kesin hakediş raporlarının kesin kabul tarihinden uzun süre sonra düzenlendiği görülmüştür.
Tablo 8:Kesin Kabul Tutanağı ve/veya Kesin Hakediş Raporu Geç Düzenlenen İşler

Diğer taraftan bu işlerden bazılarında kesin hakediş raporlarının geç düzenlenmesinin yanı sıra kesin kabul tutanağının, geçici kabul ile kesin kabul tarihi arasında geçecek süre olarak tanımlanan ve çoğunlukla 12 ay olarak belirlenen teminat süresi dolduktan sonra düzenlendiği görülmektedir. Bu uygulama teminat süresinde ortaya çıkması muhtemel kusurlu-noksan işlerin yüklenici nam ve hesabına giderilmesi, kusurlu işler için kesinti yapılması ve geçici ve kesin kabul aşamalarında söz konusu olan bekleme cezalarının kesilmesi uygulamaları açısından idareyi emniyette tutmayı amaçlayan sürece aykırılık teşkil etmektedir.
Kamu idaresi cevabında; geçici kabulü yapılan işlerin kesin hesap işlemlerine hemen başlanıldığı, ancak kimi zaman yüklenicilere ulaşılamaması, yüklenici tarafından temin edilmesi gereken bilgi ve belgelerin temin edilmemesi ya da birlikte karşılıklı anlaşarak düzenlenmesi gereken fiyat tutanağı, analizi vb. belgelerin imzalanmak üzere İdareye başvurulmaması gibi hususların yerine getirilmeyişinin kesin hakedişlerin geç düzenlenmesine sebep olduğu ifade edilmiştir. İleri sürülen ve idareden kaynaklanmayan bu nedenler kesin hakedişlerin geç düzenlenmesi açısından haklı ve genel bir gerekçe oluşturmakla birlikte yukarıda sayılan işlerin kesin hakedişlerinin hangi somut gerekçelerle geç düzenlendiğini ve bazı işlerde yüklenicilerle yaşanan hukuki ihtilafları açıklamakta yetersiz kalmakta ayrıca bu durum sonucunda ortaya çıkan kontrol riskini bertaraf etmemektedir.
Bu itibarla, yapımı tamamlanan ve geçici kabul tutanağı düzenlenen işlerde, bu işlerin denetlenebilmesi, yüklenicilerin alacaklarının zamanında ödenmesi ve idare ile yüklenici arasında hukuki ihtilaflara yol açmaması açısından kesin hesabın ve buna bağlı olarak kesin hakediş raporlarının makul olmayan gecikmelere mahal vermeyecek şekilde düzenlenmesi gerekmektedir.