|
ÖZET: 2024 yılı Sayıştay denetim raporları, İstanbul Üniversitesi’nin hizmet alımı süreçlerinde bazı hatalı uygulamaların tespit edildiğini ortaya koymuştur. Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü tarafından talep edilen dijital altyapı hizmetleri kapsamında, yalnızca Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’nın web sitesi ve kurumsal kimliğine yönelik çalışmalar gerçekleştirilmiş, bu süreçte işlerin tamamlanmadan yükleniciye ödeme yapılması dikkat çekmiştir. Kamu İhale Kanunu’na göre, sözleşme kapsamındaki hizmetlerin tüm üniversite birimlerini kapsaması öngörülmesine rağmen, sadece belirli birimlere hizmet verilmesi, sürecin eksik yürütüldüğünü göstermektedir.
Sözleşme şartlarına göre, işin tamamlanması öncesinde yükleniciye ödeme yapılması yasaklanmışken, belirli tarihlerde yapılan ödemelerin avans niteliğinde olduğu anlaşılmıştır. Web sitesinin yayına alınma tarihi 31.12.2024 olarak belirlenmişken, bu tarihten önce yapılan ödemelerin sözleşme hükümlerine aykırı olduğu belirtilmiştir. Ayrıca, yüklenici tarafından sunulan aylık raporların alım dosyasında yer almadığı, bu durumun da hizmet alım süreçlerinin şeffaflığını zedelediği ifade edilmiştir. Sonuç olarak, hizmet alım süreçlerinde belirli bir iş programının oluşturulması ve sözleşme hükümlerine uygun hareket edilmesi gerektiği vurgulanmaktadır. Bu bağlamda, alım dokümanlarının ilgili birimlerin talepleri doğrultusunda hazırlanması ve sözleşme sürecinin dikkatlice yürütülmesi önem arz etmektedir. |
BULGU: Hizmet Alımı İşinde Hatalı Uygulamalar Bulunması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite
İstanbul Üniversitesi Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü tarafından Üniversite’nin kurumsal kimliği ile ilgili dijital alt yapısının yeniden ele alınarak; web sitesi ve sosyal medya gibi mecraların marka imajını güçlendirici ve yeni iletişim teknolojilerine uygun bir hale getirilmesine yönelik talep edilen hizmet alımı işi kapsamında yalnızca Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı web sitesi ile kurumsal kimliğinin geliştirilmesine yönelik işlerin yapıldığı, bu işler tamamlanmadan hizmet bedelinin tamamının yükleniciye ödendiği ve teknik şartnameye göre yapılması gereken işlerin bazılarının tamamlanmadığı görülmüştür.
Üniversitenin Tüm Birimleri İçin Alımı Yapılması Öngörülen Hizmet Kapsamında Yalnızca Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına Yönelik İşlerin Gerçekleştirilmesi
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 21’inci maddesinin (f) bendi kapsamında gerçekleştirilen “Tasarım ve İçerik Yönetim Sistemi ile Sosyal Medya İçerik Üretimi ve Yönetim Sistemi İşi”ne ait Teknik Şartname’de işin konusunun; İstanbul Üniversitesi Rektörlüğü, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ve tüm birimlerin web sitesi ve alt sayfa tasarımların yenilenmesi ve buna bağlı olarak içerik yönetim sisteminin yenilenmesi amacıyla “Tasarım ve İçerik Yönetim Sistemi, Kurumsal Kimlik Tasarımı ve Sosyal Medya İçerik Üretimi ve Yönetimi” hizmeti satın alma işi olduğu düzenlenmiştir. İş’e ait sözleşmenin “İşin yapılma yeri, işyeri teslim ve işe başlama tarihi” başlıklı 10’uncu maddesinde ise sözleşme konusu işin Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ve üniversitenin tüm birimlerinde yapılacağı belirtilmiştir.
Bu çerçevede; piyasa fiyat araştırması yapılarak üç farklı istekliden teklif alınmış ve yaklaşık maliyet tespit edilmiştir. Yaklaşık Maliyet Hesap Tablosunda söz konusu işin tüm üniversite birimlerini kapsadığı belirtilmiştir.
Sözleşme sürecinde ise yüklenicinin yalnızca Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığının web sitesi ile kurumsal kimlik tasarımını gerçekleştirdiği anlaşılmıştır.
Kamu İdaresi cevabında yüklenici tarafından sözleşme kapsamında Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığının web sitesinin tasarımı, kurumsal kimlik çalışmaları ve sosyal medya yönetiminin yanı sıra, İstanbul Üniversitesinin tüm sosyal medya hesapları için içerik üretimi ve yönetimi hizmetlerinin yürütüldüğü, üniversite genelinde ihtiyaç duyulan bazı etkinliklere yönelik kurumsal kimlik tasarımlarının gerçekleştirildiği ve bu hizmetlerde önceliğin Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ve bağlı birimlerine verildiği daha sonra diğer birimlere hizmet verildiği ifade edilmiştir.
Söz konusu işe ait Sözleşme ve Teknik Şartname’nin incelenmesi neticesinde Kamu İdaresi cevabında belirtildiği şekliyle Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ile Üniversite’nin diğer birimlerinde yapılacak hizmetlerle ilgili bir ayrım veya öncelik-sonralık ilişkisi bulunmamaktadır. Ayrıca; Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’nın 07.03.2025 tarihli raporunda sosyal medya içerik üretimi ve yönetiminin haftalık belirlenen içerik sayısına uygun şekilde yapılmadığı tespit edilmiştir.
Bu itibarla; alım dokümanlarının ilgili birim tarafından oluşturulan talep doğrultusunda hazırlanması ve alım ile sözleşme sürecinin bu çerçevede gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Hizmet Alımı Yapılan İş Tamamlanmadan Tüm Ödemenin Yapılması
Tasarım ve İçerik Yönetim Sistemi, Kurumsal Kimlik Tasarımı ve Sosyal Medya İçerik Üretimi ve Yönetimi Hizmet Alımı İşi’ne ait sözleşmenin “Ödeme yeri ve şartları” başlıklı 12’nci maddesinde hakkedişlerin aylık olarak düzenleneceği ve tahakkuk evrakına bağlanarak yüklenici hesabına havale edileceği düzenlenmiştir. Avans verilmesi şartları ve miktarı başlıklı 13’üncü maddesinde ise sözleşme kapsamındaki iş için avans verilmeyeceği belirtilmiştir.
Yapılan incelemede; 30.05.2024 tarihinde sözleşmesi imzalanan, 226 gün içerisinde tamamlanması gereken ve herhangi bir iş programı bulunmayan söz konusu iş kapsamında 01.07.2024, 01.08.2024 ve 06.09.2024 tarihlerinde Hizmet İşleri Kabul Tutanağı düzenlenerek ödemelerin tamamının yapıldığı tespit edilmiştir. Söz konusu tutanaklarda hangi işlerin tamamlandığına ilişkin bir bilgi bulunmamaktadır.
Web sitesinin yayına alındığı tarihin 31.12.2024 olduğu dikkate alındığında yukarıda belirtilen ödemelerin avans niteliğinde olduğu açıktır. Sözleşmede açıkça avans verilmesini yasaklayan düzenleme bulunmasına rağmen yükleniciye avans verilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında düzenlenen aylık hakediş raporları ve muayene-kabul belgelerine dayanılarak ödemelerin gerçekleştirildiği, yapılan muayene ve kontrollerde, yüklenicinin hizmet sunduğu işler, Kontrol Teşkilatı ve Muayene Kabul Komisyonu tarafından onaylandığı, Sözleşme’nin 23.1.a no.lu maddesinde “İşin süresinden önce yapılması veya teslim edilmesi kaydıyla işin süresi ve bu süreye uygun olarak ödeme şartlarına ait hususlarda sözleşme hükümlerinde değişiklik yapılabilir.” hükmü doğrultusunda kabul edilen hizmetler için ödemelerin yapıldığı, yapılan ödemelerin avans olarak değerlendirilmediği, Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü tarafından istenen iş kalemlerinin yüklenici tarafından aylık raporlarla belgelediği ve ödemelerin tamamlanan işlere karşılık yapıldığı ifade edilmiştir.
İşe ait Sözleşmenin 23.1.a no.lu maddesinde ödeme şartlarına ilişkin değişikliklerin ancak işin süresinden önce yapılması durumunda yapılabileceği düzenlenmiştir. Yukarıda belirtildiği üzere web sitesi yayına sözleşme süresi içerisinde ancak 31.12.2024 tarihinde alınmıştır. Başka bir ifadeyle iş tamamlanmadan ödemelerin tamamı yapılmıştır. Bu nedenle Sözleşme’nin ilgili hükmünün uygulanmasına imkân bulunmamaktadır. Diğer taraftan, gerçekleştirilen hizmet kalemlerine ilişkin yüklenici tarafından düzenlendiği ifade edilen aylık raporlar alıma ilişkin dosya muhteviyatında yer almamaktadır.
Bu itibarla; hizmet alım işlerinde belirli iş programının oluşturulması ve sözleşmede ödeme şartları ile avans verilmesine ilişkin düzenlemeler dikkate alınarak işlem tesis edilmesi gerekmektedir.