Hizmet Alımlarında Yaklaşık Maliyetin Hesabı ve Sorgulamasında Hatalı Uygulamalar Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Hizmet Alımlarında Yaklaşık Maliyetin Hesabı ve Sorgulamasında Hatalı Uygulamalar Bulunması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite

Hizmet alımı ihalelerinde yaklaşık maliyetin mevzuatın öngördüğü usullere uygun olarak hesaplanmadığı, bunun sonucunda isteklilerin yaklaşık maliyete göre oldukça yüksek teklifler sunduğu ve İdarenin, yaklaşık maliyetin üzerindeki teklifleri mevzuatta öngörülen sorgulamaları yapmadan ihaleleri yaklaşık maliyetin üzerinde sonuçlandırdığı tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 9’uncu maddesinde mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyetin belirleneceği ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterileceği hüküm altına alınmıştır.

Hizmet Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 8’inci maddesinde ise yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktar ve fiyatların tespiti düzenlenmiştir. Buna göre yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde;

Kamu kurum ve kuruluşlarınca işin niteliğine göre belirlenmiş fiyatlar,

İhaleyi yapan idare veya diğer idarelerce gerçekleştirilmiş aynı veya benzer işlerdeki fiyatlar,

İlgili odalarca belirlenmiş fiyatlar,

ç) İhale konusu işi oluşturan iş kalemlerine veya gruplarına ilişkin olarak piyasadan yapılacak fiyat araştırması kapsamında elde edilecek fiyat tekliflerinin aritmetik ortalaması alınmak suretiyle ya da konusunda uzman bilirkişi ve ekspertizlerden soruşturularak oluşturulan fiyatlar,

İhale konusu işe ilişkin olarak Bütçe Uygulama Talimatlarında ve/veya Sağlık Uygulama Tebliğinde yer alan fiyatlardan katma değer vergisi veya farklı nitelikteki diğer giderler indirilmek suretiyle bulunan fiyatlar esas alınacaktır.

İdareler yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde, yukarıda belirtilen fiyatların birini, birkaçını veya tamamını herhangi bir öncelik sırası olmaksızın kullanabilirler. Fiyat araştırması için yapılan çalışmalarda fiyat sorulacak kişi ve kuruluşlara yazılan yazıda fiyatı tespit edilecek iş grubu veya iş kaleminin ayrıntılı özelliklerine yer verilir. Fiyat istenecek kişi ve kuruluşlara aynı koşulları taşıyan yazılarla başvurulur ve fiyatlar katma değer vergisi hariç istenir. İstenen özellikleri taşımayan veya gerçek piyasa rayiçlerini yansıtmadığı düşünülen fiyat bildirimleri ve proforma faturalar değerlendirmeye alınmaz ve buna ilişkin gerekçeler yaklaşık maliyet hesap cetvelinde gösterilir. Özelliği bulunan hizmet alımlarında ise; önceki yıllarda bitirilmiş benzer nitelikteki işlerde oluşan fiyatların piyasa fiyatları ile karşılaştırılması suretiyle bulunan fiyatlar veya benzer nitelikteki hizmetlerde uzmanlık ve deneyimini kanıtlamış kamu ve özel sektör kuruluşları ile gerçek kişilerden soruşturularak oluşturulan fiyatlar kullanılabilir. Yapılan her türlü araştırmaya rağmen fiyatın tespit edilemediği veya tespit edilen fiyatların rayiçleri yansıtmadığının anlaşıldığı durumlarda; idarece re’sen fiyat belirlenir ve gerekçesi yaklaşık maliyet hesap cetvelinde gösterilir.

Yapılan incelemelerde, aşağıdaki tabloda gösterilen hizmet alımı ihalelerinde yaklaşık maliyetin hesaplanmasında yukarıda belirtilen Yönetmelik hükmünde sayılan yöntemlerden hangisinin veya hangilerinin kullanıldığı ihale dosyası ve eklerinden anlaşılamamıştır. İdarece yaklaşık maliyete ilişkin yalnızca yaklaşık maliyet cetveli tarafımıza sunulmuş, cetvelde yer alan fiyatların hangi yöntemle tespit edildiğine dair kanıtlayıcı belgeler ise sunulmamıştır. 4734 sayılı Kanun’un 9’uncu maddesine göre yaklaşık maliyet her türlü fiyat araştırması yapılarak hesaplanmalıdır. Ancak İdarece gerçekleştirilen hizmet alımı ihalelerinde yaklaşık maliyete ilişkin fiyat araştırması yapıldığına dair kanıtlayıcı bir belge bulunmamaktadır. Nitekim ihale aşamasında isteklilerin yaklaşık maliyete göre oldukça yüksek teklifler sunması, yaklaşık maliyetlerin gerçekçi bir şekilde hesaplanmadığını göstermektedir.

Tablo 2: Yaklaşık Maliyetin Üzerinde Sonuçlandırılan Hizmet Alımı İhaleleri

yararı ve hizmet gerekleri de dikkate alınarak gerekli sorgulamalar yapılmadan ihalelerin yaklaşık maliyetin üzerinde sonuçlandırıldığı görülmüştür.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Yaklaşık Maliyetin Üzerindeki Teklifler” başlıklı 16.3’üncü maddesinde, ihale komisyonunun;

Yaklaşık maliyet hesaplanırken değerlendirilmeyen herhangi bir husus olup olmadığını,

Yaklaşık maliyet güncellenerek tespit edilmişse, güncellemenin doğru yapılıp yapılmadığını,

Verilen teklif fiyatlarının piyasa rayiç fiyatlarını yansıtıp yansıtmadığını,

sorgulayarak verilen teklifleri yaklaşık maliyete göre mukayese etmesi gerektiği ve bütçe ödeneklerini de göz önünde bulundurarak, teklif fiyatlarını uygun bulması halinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifi ve varsa ikinci teklifi belirlemek veya verilen teklif fiyatlarını uygun bulmaması halinde ihalenin iptaline karar vermek hususunda takdir yetkisine sahip olduğu düzenlenmiştir. Ancak yapılan incelemelerde, İdarece gerçekleştirilen söz konusu ihalelerde, yaklaşık maliyetin üzerindeki tekliflere ilişkin olarak yaklaşık maliyet hesaplanırken değerlendirilemeyen bir hususun olup olmadığı, verilen tekliflerin piyasa rayiçlerini yansıtıp yansıtmadığı gibi hususların sorgulanmadan ihalelerin yaklaşık maliyetin üzerinde gerçekleştirildiği tespit edilmiştir.

Kamu idaresi cevabında hizmet alımına ait yüklenici firma tarafından karşılanması gereken sarf malzeme, yedek parça, teçhizat, alt yüklenici vb. teknik giderlerin yaklaşık maliyet komisyonunda yer alan teknik ekip tarafından 2023 Ağustos ayında yapılan piyasa araştırması sonucunda yıllık yapılan ihalede bulunan maliyetin üzerinden hesaplandığı, Kamu İhale Genel Tebliğinin Yaklaşık maliyet üzerindeki tekliflerin değerlendirilmesi başlıklı maddesi 16.3.2“Yaklaşık maliyetin üzerinde olmakla birlikte teklifin kabul edilebilir nitelikte görülmesi halinde idarenin ek ödeneğinin bulunması veya ilgili mali mevzuatı gereği ödenek aktarımının mümkün olması durumlarında teklifler kamu yararı ve hizmet gerekleri de dikkate alınarak kabul edilebilir.” kapsamında hastanede verilen hizmetin aksamaması için alımı uygun görüldüğü ifade edilmiştir. Ancak kamu idaresi cevap ekinde sarf malzeme, yedek parça, teçhizat, alt yüklenici ve benzeri giderlere ilişkin yalnızca fiyat listesi sunulmuş, fiyatlara nasıl ulaşıldığını gösterir piyasa fiyat araştırma tutanakları gönderilmemiştir. Ayrıca yaklaşık maliyetin üzerinde tekliflerin kabul edilebilmesi için Kamu İhale Genel Tebliği’nin yukarıda belirtilen hükmü gereğince İdarece gerçekleştirilen söz konusu ihalelerde, ihale tarihi itibarıyla yaklaşık maliyet hesaplanırken değerlendirilemeyen bir hususun olup olmadığı, verilen tekliflerin piyasa rayiçlerini yansıtıp yansıtmadığı gibi hususların sorgulandığına dair gerekçeli bir rapor tutanak altına alınmamıştır.

Sonuç olarak, hizmet alım ihalelerinde yaklaşık maliyetin her türlü piyasa araştırması yapılarak hesaplanması ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilmesi, yaklaşık maliyetin üzerindeki tekliflerin kabul edilebilmesi için kamu yararı ve hizmet gerekleri de dikkate alınarak gerekli sorgulamaların yapılması gerekmektedir.