Hurdaya Ayrılan Taşınırların Kontrol ve Takibinde Eksiklikler Olması (Sayıştay)

BULGU: Hurdaya Ayrılan Taşınırların Kontrol ve Takibinde Eksiklikler Olması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite

Üniversitede hurdaya ayrılan taşınırların muhafazası için ortak bir ambarın bulunmadığı, hurdaya ayrılan taşınırların hurdaya ayırma işlemi yapılan birimlerde muhafaza edilmeye devam edildiği ve bu nedenle kayıtlardan düşülen hurdalar için düzenlenen taşınır işlem fişlerinde teslim alan kısımlarının boş bırakıldığı görülmüştür.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Taşınır Mal Yönetmeliği’nde belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir bir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumlu oldukları belirtilmiştir.

Aynı Yönetmelik’in “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinde; ilgili mevzuatı çerçevesinde kabul edilerek teslim alınan taşınırların girişleri ile taşınırların çıkış ve ambarlar arasında devir işlemlerinde kayıtlara esas olmak üzere Varlık İşlem Fişi düzenlenmesinin gerektiği ifade edilmiştir

Anılan Yönetmelik’in “Hurdaya ayırma nedeniyle çıkış” başlıklı 28’inci maddesinde; ekonomik ömrünü tamamladığı düşünülen taşınmazlar için komisyon kurulacağı, komisyonca yapılan değerlendirme sonucunda hurdaya ayrılmasına karar verilen taşınırlar için Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı düzenlenerek harcama yetkilisinin onayı ile kayıtlardan çıkarılacağı hüküm altına alınmıştır.

Denetimlerde hurdaya ayrılması gereken taşınırlar için ilgili birimler tarafından Yönetmelik hükümlerine uygun olarak komisyon kurulduğu ve gerekli durumlarda Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı düzenlenerek harcama yetkilisinin onayı ile hurda niteliğindeki taşınırların kayıtlardan çıkarıldığı anlaşılmıştır. Ancak halihazırda hurdalar için ortak bir ambar ve sorumlusu bulunmaması nedeniyle kayıttan düşülmeye esas varlık işlem fişlerinde teslim edilen kısmının boş bırakıldığı, hurdaların herhangi bir kişi veya birim sorumluluğuna devredilmediği, hurdaya ayıran birim tarafından muhafaza edilmeye devam edildiği, bu durumun hurdaların kaybolması, kontrol dışı kullanılması, çalınması gibi risklere neden olabileceği düşünülmektedir.

Nitekim Spor Bilimleri ve Sporcu Yetiştirme Uygulama ve Araştırma Merkezi’nde yapılan fiziki incelemelerde 2024 yılında hurdaya ayrılarak kayıtlardan çıkartılan 40 adet taşınırın, birime ait bina içerisinde dağınık vaziyette bulunduğu, bunlardan 2 adet taşınırın marka ve model bilgisinin kayıttan düşülen taşınır bilgisi ile uyumlu olmadığı; yapılan araştırmalar neticesinde, taşınırların demirbaş etiketlerinin karışmış olmasından dolayı fiilen kullanımda olan 2 adet taşınırın kayıttan düşmüş olduğu, kullanım dışı kalan 2 adet taşınırın ise halen muhasebe kayıtlarında yer aldığı anlaşılmıştır.

Kamu idaresi cevabında, hurda niteliğindeki taşınırların muhafazası için hurda deposu imalatının 180 gün içerisinde tamamlanarak hurda niteliğindeki taşınırların mevzuata uygun şekilde kayıtlarının tutulacağı ifade edilmiştir.

Sonuç olarak; hurda niteliği taşıyan taşınırların kaybolmasına, çalınmasına veya kontrol dışı kullanılmasına engel olacak, taşınır sisteminin sağlıklı sonuçlar üretmesini sağlayacak etkin bir hurda yönetim ve kontrol sisteminin kurulması; bu doğrultuda hurda malzeme için ortak bir ambar tesis edilerek güvenlik zaafiyetinin ortadan kaldırılması, ambara giriş ve çıkışların tutulacak hurda defterinde takip edilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.