Hurdaya Ayrılan Tıbbi Cihazlara Ait Parçaların Yedek Parça Olarak Depolanmasına Rağmen Herhangi Bir Kaydının Bulunmaması (Sayıştay)

BULGU: Hurdaya Ayrılan Tıbbi Cihazlara Ait Parçaların Yedek Parça Olarak Depolanmasına Rağmen Herhangi Bir Kaydının Bulunmaması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri

Hurdaya ayırma işlemi gerçekleştirilen tıbbi cihazlardan diğer tıbbi cihazlar için yedek parça olarak kullanılabilecek olan kısımların ayrıştırılarak depolandığı ancak bu işlemlerin taşınırların kayıt altına alınmasını ve mali tablolarda gösterilmesini sağlayacak şekilde gerçekleştirilmediği görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Amaç” başlıklı 1’inci maddesinde, Yönetmelik’in amacının kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın kamu idarelerine ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi, merkez ve taşrada taşınır yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesi ve kamu idareleri arasında taşınırların bedelsiz devri ile tahsisine ilişkin esas ve usullerin belirlenmesi olduğu; “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde, harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelik’te belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumlu olduğu; “Taşınırların Kaydı” başlıklı 12’nci maddesinde, bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınmasının esas olduğu ve içinde bulunulan yılda herhangi bir şekilde edinilen veya elden çıkarılan taşınırların miktar ve değer olarak kayıtlara alınarak takip edileceği; “Hurdaya Ayırma Nedeniyle Çıkış” başlıklı 28’inci maddesinde, ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiği ilgililer veya özel mevzuatı çerçevesinde oluşturulan komisyon tarafından bildirilen taşınırların, biri işin uzmanı olmak kaydıyla harcama yetkilisinin belirleyeceği en az üç kişiden oluşan komisyon tarafından değerlendirileceği, komisyonca hurdaya ayrılmasına karar verilenler için “Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı” düzenleneceği, hurdaya ayrılmasına karar verilen taşınırların harcama yetkilisinin onayı ile kayıtlardan çıkarılacağı belirtilmiştir.
Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı’na ilişkin “Hesabın Niteliği” başlıklı 249’uncu maddesinde, hesabın çeşitli nedenlerle işletmede kullanılma ve satış olanaklarını yitiren stoklar ve maddi duran varlıkların izlenmesi için kullanılacağı, “Hesabın İşleyişi” başlıklı 250’nci maddesinde ise elden çıkarılacak stoklar ve maddi duran varlıklar hesabına ilişkin borç ve alacak kayıtlarına ait açıklamalara yer verilmiş olup kullanımdan kaldırılan maddi duran varlıkların kayıtlı değerleri üzerinden bu hesaba borç, ilgili maddi duran varlık hesabına alacak; ayrılmış olan amortisman tutarının 257 Birikmiş Amortismanlar Hesabı’na borç, 299 Birikmiş Amortismanlar Hesabı’na alacak kaydedileceği belirtilmiştir.
Yapılan incelemede hurdaya ayrılan tıbbi cihazlardan aktif çalışan tıbbi cihazlar için gelecekte kullanılabilecek nitelikte ve iktisadi olarak değeri bulunan parçaların ayrıştırılarak depolarda tutulduğu tespit edilmiştir. Halihazırda bu parçalar ihtiyaç halinde diğer tıbbi cihazlarda kullanılmaktadır. Bu süreç yönetilirken öncelikle hurdaya ayrılacak tıbbi cihazlar personel tarafından incelenmekte olup hurdaya ayrılan tıbbi cihazın aktif çalışan tıbbi cihazlarda yedek parça olarak kullanılabilecek nitelikte olan kısımları mevcutsa bunların ayrıştırılmasına karar verilmekte ve ayrıştırılan kısımlar tutanak düzenlenerek depolarda muhafaza edilmektedir. Daha sonraki süreçte aktif çalışan tıbbi cihazlar için yedek parça ihtiyacı doğması halinde depolarda muhafaza edilen yedek parçalar tutanak düzenlenerek bu cihazlarda kullanılmaktadır. Ancak hurdaya ayrılan tıbbi cihazlar kayıtlı değerleri ile muhasebe ve taşınır kayıtlarından çıkartılmakta iken cihazların iktisadi değeri bulunan kısımlarının ayrıştırılarak depolanması ve diğer cihazlarda kullanılması sürecine ilişkin birimlerin kendi aralarında düzenledikleri tutanaklar dışında kayıt bulunmamaktadır. İktisadi değeri olan ve kullanılabilir nitelikteki yedek parçalara ilişkin yürütülen bu işlemler yedek parçaların taşınır ve muhasebe kayıtlarında gösterilmesini sağlayacak şekilde yürütülmemektedir.
Kamu idaresi cevabında, bulgu konusu hususlara yönelik düzeltici işlem gerçekleştirilmesi için il sağlık müdürlüklerinin talimatlandırıldığı ve bu tür parçaların Malzeme Kaynak Yönetim Sisteminde yedek parça taşınırlar hesap kodu ve “Düzeltme Kaynak Geliştirme” işlem türü ile girişinin yapılarak muhasebeleştirilmesi gerektiği, bulguda belirtilen hususlara ilişkin harcama birimlerince yapılan taşınır işlem fişlerinin örnek olarak sunulduğu belirtilmiştir. Ancak idare tarafından sunulan taşınır işlem fişleri 2022 yılına ait olup 2023 yılı denetimleri kapsamında yapılan tespitleri karşılamamaktadır.
Bu itibarla, Bakanlık tarafından hurdaya ayrılan cihazlardan iktisadi olarak değeri bulunan ve gelecekte diğer cihazlar için kullanılması amacıyla ayrıştırılarak depolanan parçaların taşınır ve muhasebe kayıtlarında gösterilmesini sağlayacak işlemlerin yapılması gerektiği değerlendirilmektedir.