İç Kontrol Sisteminde Eksiklikler Bulunması (Sayıştay)

BULGU: İç Kontrol Sisteminde Eksiklikler Bulunması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

Üniversitenin iç kontrol sisteminin incelenmesinde, mevzuata uygun olmayan bazı uygulamaların olduğu görülmüştür.
İç kontrol sistemi yapılandırma çalışmalarından;
-Personel özlük belgelerinin elektronik ortama aktarılmadığı,
-İdari personel için performans kriterlerinin belirlenmediği,
-Personelin yeterliliği ve performansının, yılda bir kez birimler tarafından değerlendirilmediği,
-Performansı yüksek olan personele ödül verilmesi uygulamasının olmadığı,
-Performansı yetersiz personel için, insan kaynakları birimiyle irtibata geçilerek, eğitim planlaması yapılmadığı,
-Kurum değişikliği, emeklilik, istifa veya başka birimde görevlendirilme gibi nedenlerle, görevinden ayrılan personelin (yarım kalan / takip edilmesi gereken işlerle ilgili) “Son Görev Raporu” nu (ekleriyle beraber), birim üst yöneticisine vermediği,
-Birim Risk Koordinatörü, Risk Sorumlusu ve kurumsal risklerin belirlenmediği,
-Konsolide Risk Raporu’nun ve Kurum Risk Yönetimi Strateji Belgesi’nin olmadığı, -Hassas görevlerin belirlenmediği,
Tespit edilmiştir.
5018 sayılı Kanun’un 3’üncü maddesinde tanımlandığı üzere mali kontrol, kamu kaynaklarının belirlenmiş amaçlar doğrultusunda, ilgili mevzuatla belirlenen kurallara uygun, etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak için oluşturulan kontrol sistemi ile kurumsal yapı, yöntem ve süreçleri ifade etmektedir.
Kanun’un 11’inci maddesine göre, üst yönetici malî yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinden sorumludur.
İç kontrol sisteminin ne olduğu, amacı, yapısı ve işleyişi Kanun’un beşinci kısmında, 55 ile 67’nci maddeleri, ayrıca İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar ile Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan rehberlerle belirlenmiştir.
26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’nde de iç kontrolün nasıl olacağı konusunda standartlar ve genel şartlar belirlenmiştir.
Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik’in 4’üncü maddesinde, basılı ortamdaki bilgi ve belgelerin elektronik ortama taşınmasının esas olduğu ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 23’üncü maddesinde ise, işlem görmek üzere kağıt ortamında gelen belgelerin, işlem ve dosya bütünlüklerinin korunması maksadıyla ekleri ile birlikte taranarak elektronik belge yönetim sistemine dahil edileceği hükmü vardır. Personel bilgilerinin sisteme yüklenmesi yeterli olmayıp, buna dayanak olan diploma vb belgelerin de taratılarak elektronik ortama alınması gerekmektedir. Personel özlük belgelerinin elektronik ortama taşınmaması, muhtemel yangın, sel vb. durumlardaki belge zayiatlarında, personel özlük işlemlerinin yapılmasında sıkıntıya sebep olacaktır.
Hassas görevlere ilişkin prosedürlerin belirlenmediği tespit edilmiştir. Kamu İç Kontrol Rehberi’nde; Kamu yönetiminde yürütülen görevlerden bazılarının, diğer görevlerle kıyaslandığında, gerek doğası gerekse de idarenin itibarı, yolsuzluk riski, gizli bilgilerin açığa çıkarılması ve benzeri yönlerden çok daha büyük önem taşıdığı, bu yüzden kurumda hassas görevlerin belirlenmesi gerektiğinden bahsedilmiştir. Belirlenen kriterlere göre hassas görevler tespit edilmeli, tanımlanan risklerin etkisini azaltmak için özel kontrol mekanizmaları (rotasyon, yedek personel görevlendirme vb.) geliştirilerek risk seviyesinde meydana gelen değişiklikler gözden geçirilmelidir.
Birim, faaliyet ve iş süreçleri düzeyinde idare iç kontrol risklerinin belirlenmediği ifade edilmiştir. İç kontrol riskleri, idarenin tüm birim/faaliyet/iş süreçleri düzeyinde tanımlanmalıdır. İyi tanımlanmış riskler, gelecekte ortaya çıkabilecek bir olay veya faaliyetin kurumun birimlerinde, faaliyet/iş süreçlerinde bir belirsizliğe yol açtığını ifade eder.
657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 122’nci maddesinde ödül konusu düzenlenmekte ve kamu kurum ve kuruluşlarının, yürütmekte oldukları hizmetlerin özelliklerini göz önünde bulundurarak memurlarının başarı, verimlilik ve gayretlerini ölçmek üzere, değerlendirme ölçütlerini belirleyebileceği ifade edilmektedir. Performans kriterleri belirlendikten sonra, personelin yeterliliği ve performansının her yıl değerlendirilmesi, başarılı personele ödül verilmesi ve performansı yetersiz personel için hizmet içi eğitim verilmesi, personelin verimini artıracaktır.
Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00
e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr
https://www.sayistay.gov.tr

PAMUKKALE ÜNİVERSİTESİ DÖNER
SERMAYE İŞLETMESİ
2021 YILI DÜZENLİLİK DENETİM RAPORU
T.C. Sayıştay Başkanlığı
İÇİNDEKİLER
KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ 20
KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU 23
SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU 24
DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI 24
DENETİM GÖRÜŞÜ 25
DENETİM BULGULARI 25
T.C. Sayıştay Başkanlığı
BULGU LİSTESİ
A. Denetim Görüşünün Dayanağı Bulgular
Herhangi bir denetim bulgusu tespit edilmemiştir.
B. Diğer Bulgular
1. Tıbbi Kötü Uygulamaya İlişkin Zorunlu Mali Sorumluluk Sigortasının Yapılmaması
KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ
Mevzuat ve Görevler
Pamukkale Üniversitesi Döner Sermaye 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun “Döner sermaye” başlıklı 58’inci maddesinin birinci fıkrasının (a) bendine istinaden 1994 yılında kurulmuştur. Daha sonra İşletme, 03.09.2021 tarih ve 31587 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Pamukkale Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi Yönetmeliği ile yeniden yapılandırılmıştır.
Söz konusu Yönetmelik’in “İşletmenin faaliyet alanları” başlıklı 4’üncü maddesiyle, İşletme faaliyet alanına giren iş ve hizmetler;
Yükseköğretim kurumları dışındaki kuruluşlar ile gerçek ve tüzel kişiler tarafından talep edilecek konularda bilimsel görüş vermek, proje hazırlamak, araştırma, danışmanlık ve benzeri hizmetler yapmak, kurslar açmak, seminer, konferans ve sempozyumlar düzenlemek.
Üniversitenin faaliyet alanları ile ilgili her türlü analiz, anket, bakım, danışmanlık, değerleme, deney, ekspertiz, fizibilite, fotoğraflama, harita, arazi, zemin etüdü ve benzeri hizmet alanlarına ilişkin yapılacak tetkik ve analiz, kalibrasyon, kontrol, modelleme, muayene, onarım, ölçüm, planlama, programlama, projelendirme, prototip geliştirme, sentez, tahlil, tasarım, test, tetkik, uygulama, üretim, yazılım işleri ve bunlara ilişkin hizmetleri yaparak gerektiğinde raporlar düzenlemek.
Üniversite bünyesindeki bütün fakülte, enstitü, yüksekokul, bölüm, merkez ve Rektörlüğe bağlı diğer birimlerde, bu birimlerin görev, yetki ve ilgi alanlarına giren bilimsel faaliyetler, eğitim faaliyetleri ile bu birimlerin olağan çalışma düzeni içinde tüm mal ve hizmetleri üretmek.
ç) Üniversite ile ona bağlı birimlerde tahlil, araştırma ve uygulama yapmak ve rapor düzenlemek.
Klinik, poliklinik, ameliyathane, laboratuvar ve atölyelerde yapılacak her çeşit muayene, analiz, deney, tahlil, ameliyat, ölçme, tetkik, tedavi, hemşirelik, hasta bakıcılık, bakım, üretim ile ilgili iş ve benzeri hizmetleri yapmak, açılmış ve açılacak olan her türlü sağlık hizmetleriyle ilgili yataklı ve yataksız kuruluşları işletmek, sağlık tesislerinde önceden açılmış olan eczaneleri işletmek ve sağlık birimleri ile ilgili eğitim programları düzenlemek.
Fiziksel, kimyasal, biyolojik, mikrobiyolojik, toksikolojik, çevre kirliliği ve insan sağlığı ile ilgili analiz ve danışmanlık yapmak ve bunlarla ilgili raporlar düzenlemek.
Teknik bilimlerle ilgili olarak tasarım, modelleme, denetim, basım, tekstil, mekanik deneyler, kalite kontrol hizmetleri ve her türlü mekanik, elektrik ve elektronik makine ve cihazlarla ilgili bakım-onarım, proje ve üretim işlerini ifa etmek ve bunlarla ilgili raporlar ve eğitim programları düzenlemek.
Beden eğitimi, spor ve antrenörlük alanında eğitim programları, yarışmalar, antrenörlük programları düzenlemek, organizasyon yapmak, spor tesisleri işletmek, turizm ve otelcilik ile ilgili eğitim programları yapmak ve bu amaçla ilgili tesisler işletmek.
ğ) Sosyal bilimlerle ilgili, fizibilite etüdü, proje değerlendirme ve geliştirme, seminer, kongre, konferans, iş organizasyonu, danışmanlık ve görüş verme, yabancı dil çeviri, bilgi işlem ve sosyal bilimlerle ilgili diğer eğitim programları düzenlemek, bunlarla ilgili yayınlar yapmak.
Eğitim bilimleriyle ilgili her türlü fizibilite etüdü, proje değerlendirme-geliştirme, araştırma ve geliştirme faaliyetinde bulunmak, seminer, kongre, konferans, kurs, iş organizasyonu düzenlemek eğitim bilimleriyle ilgili diğer eğitim programları, iş ve hizmetleri yapmak, ilgili yayınlar yapmak.
ı) Güzel sanatlarla ilgili senaryo, prodüksiyon, tiyatro, film, video, slayt, fotoğraf, reklam, ilan, yayın, röleve, sergi, fuar ve restorasyon faaliyetlerinde bulunmak, eğitim ve benzeri programları yapmak ve bunlarla ilgili rapor düzenlemek.
Tarım ve sanayi kuruluşlarınca üretilen çeşitli mal ve hizmetlerin standartlara uygunluğu konusunda ilgili mevzuat hükümlerine göre raporlar düzenlemek ve belgelendirme yapmak.
Eğitim, öğretim, araştırma ve uygulama ile sınırlı olmak üzere gıda, tarım ve hayvancılık faaliyetleri kapsamında bitkisel ve hayvansal üretimde bulunmak ve satışını yapmak.
İhtiyaç duyulan alanlarda Üniversitenin ilgili birimleri yanı sıra Üniversite dışındaki kuruluşlara da iş sağlığı ve güvenlik hizmetleri sunmak ve eğitimler düzenlemek.
Üniversite-sanayi işbirliği kapsamında araştırma ve geliştirme, tasarım ve yenilik projeleri ile faaliyetlerini yürütmek.
Mevcut fiziki kapasiteyi değerlendirerek hizmet birimlerinin faaliyet alanı ile sınırlı olmak üzere yukarıda sayılanlar dışında kalan her türlü iş, hizmet ve mal üretiminde bulunmak ve Rektörün izni alınmak koşuluyla üretilen iş, hizmet ve malları pazarlamak ve satmak.
Olarak belirlenmiştir.
Teşkilat Yapısı ve İnsan Kaynakları
Rektörlüğe bağlı bir birim olarak yapılanan Döner Sermaye İşletmesi, İşletme Müdürlüğü ve Saymanlık Müdürlüğü olarak teşkilatlandırılmıştır.
İşletme Müdürlüğü bünyesinde 1 İşletme Müdürü ve 2 idari memur görev yapmakta olup; 1 idari memurun kadrosu Döner Sermaye İşletme Müdürlüğündedir. Diğer memurun kadrosu Burdur Mehmet Akif Ersoy Üniversitesinde bulunup geçici görevle Üniversitede görevlendirilmiştir.
İşletmenin Saymanlık Müdürlüğünde, Hazine ve Maliye Bakanlığı personeli 1 Saymanlık Müdürü ve 5 memur bulunmaktadır.
Mali Yapı
Genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerine bağlı olarak kurulmuş olan döner sermayeli işletmelerin iş ve işlemleri ile bütçelerinin hazırlanması, uygulanması, sonuçlandırılması, muhasebesi, kontrol ve denetimi ile muhasebe yetkililerinin niteliklerine ilişkin usul ve esaslar, Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ile belirlenmiştir. Dolayısıyla, 5018 sayılı Kanun’un bütçe ile ilgili hükümlerine tabi olmayan İşletme bütçesi, adı geçen Yönetmelik’in 4’üncü maddesine göre hazırlanmakta olup; Kamu İdaresinin üst yöneticisi olan Rektör tarafından onaylanarak yürürlüğe girmektedir.
Başlangıç bütçesi 644.786.176,59 TL tahmin edilen İşletmenin 2021 bütçe gideri 568.832.532,41 TL, bütçe geliri ise 677.509.324,26 TL olarak gerçekleşmiştir.
2021 yılı bilançosuna göre İşletmenin sermayesi 1.841.182,83 TL olup toplam aktif büyüklüğü ise 125.188.411,56 TL’dir.
2021 yılı gelir tablosuna göre gelir toplamı 699.860.742,45 TL, gider toplamı 589.682.914,65 TL olan Döner Sermaye İşletmesi, yıl sonu itibarıyla dönemi 110.177.827,80 TL net karla tamamlamıştır.
Muhasebe ve Raporlama Sistemi
Pamukkale Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi muhasebe ve raporlama işlemlerini, Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nde yer alan hükümlere göre T.C. Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından kurulan ve yönetilen Döner Sermayeli İşletmeler Muhasebe Sistemi üzerinden yürütmektedir. İşletme, Yönetmelik’te hüküm bulunmayan hâllerde 5018 sayılı Kanun ve bu Kanun’a dayanılarak hazırlanan diğer yönetmelikler ile Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin genel esaslarını, kıyasen uygulamakta olup; Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan diğer düzenlemelere de tabidir.
Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar’ın 5’inci maddesi gereğince hesap dönemi sonunda Sayıştaya gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgelerden denetime sunulanlar aşağıda yer almakta olup denetim, bunlar ile Usul ve Esaslar’ın 8’inci maddesinde yer alan diğer belgeler dikkate alınarak yürütülüp sonuçlandırılmıştır:
• Birleştirilmiş veriler defteri,
• Geçici ve kesin mizan,
• Bilanço,
• Gelir tablosu.
Denetim görüşü, kamu idaresinin tabi olduğu geçerli finansal raporlama çerçevesi kapsamındaki temel mali tablolarından bilanço ve gelir tablosuna verilmiştir.
KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU
Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine uygun olarak hazırlanmış olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek şekilde zamanında Sayıştaya sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve işlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların önemli hata veya yanlış beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluşturulmasından, etkin olarak işletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluşturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur.
SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU
Sayıştay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna ilişkin görüş bildirmek, gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmekle sorumludur.
DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI
Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı Sayıştay Kanunu, uluslararası denetim standartları, Sayıştay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir.
Denetimler, kamu idaresinin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve işlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına ilişkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüştür.
Kamu idaresinin mali tabloları ile bunları oluşturan hesap ve işlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna ilişkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle gerçekleştirilmiştir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürünün belirlenmesine esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol sistemleri de değerlendirilmiştir.
Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve mallarına ilişkin tüm mali faaliyet, karar ve işlemleri ve bunlara ilişkin kayıt, defter, bilgi, belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri oluşturmaktadır.
Bu hususlarla ilgili denetim sonucunda denetim görüşü oluşturmak üzere yeterli ve uygun denetim kanıtı elde edilmiştir.
DENETİM GÖRÜŞÜ
Pamukkale Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi 2021 yılına ilişkin yukarıda belirtilen ve kamu idaresi tarafından sunulan, geçerli finansal raporlama çerçevesi kapsamındaki mali rapor ve tablolarının tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıştır.
DENETİM BULGULARI
Raporda yer alan bulgular, denetimler sonucunda tespit edilen hususlara kamu idaresi tarafından verilen cevapların değerlendirilmesi suretiyle düzenlenmiştir.