İç Kontrol Sisteminin İşleyişinde Eksiklikler Bulunması (Sayıştay)

BULGU: İç Kontrol Sisteminin İşleyişinde Eksiklikler Bulunması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

Kurumun 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu hükümleri ve ilgili mevzuat gereğince, iç kontrol sisteminin kurulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi aşamalarında eksikler olduğu görülmüştür.
5018 sayılı Kanun’un “Üst yöneticiler” başlıklı 11’inci maddesinde, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslara Dair Yönetmelik’in 8’inci maddesinde ve Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’nde; Üst yöneticilerin, mali yönetim ve kontrol sisteminin kurulmasından, işleyişinin gözetilmesinden, izlenmesinden ve Kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumlu oldukları ve bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirecekleri hükme bağlanmıştır.
Bu çerçevede 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’nde, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedür ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması, çalışmaların etkili bir şekilde yürütülmesini sağlamak üzere idarelerin üst yöneticileri tarafından gerekli önlemlerin alınması gerektiği belirtilmiştir.
Ayrıca, Hazine ve Maliye Bakanlığınca yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi ile kamu idarelerinin iç kontrol sistemlerini Kamu İç Kontrol Standartları ile uyumlu hale getirmek üzere yapılması gereken çalışmalar belirlenmiş ve kamu idarelerinin bu çalışmalar için eylem planı oluşturma, gerekli prosedür ve ilgili düzenlemeleri hazırlama çalışmalarında, bu rehberden yararlanmalarına olanak sağlanmıştır.
Hazine ve Maliye Bakanlığınca yayımlanan 02.12.2013 tarih ve 70451396-24 sayılı “Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum” konulu Genelge’de ise; Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Planlarını gönderen genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin eylem planlarının Hazine ve Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde yürütülen izleme çalışmaları sonucunda, idarelerce yürütülmekte olan söz konusu çalışmalarla ilgili Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Sayıştay tarafından tespit edilen eksiklikler belirtilerek, kamu idarelerinin eylem planlarını gözden geçirip Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi çerçevesinde revize ederek en geç 31.12.2014 tarihine kadar üst yöneticinin onayını müteakip Hazine ve Maliye Bakanlığına göndermeleri ve eylem planlarında belirtilen eylemlerin ise iki yıl içinde (31.12.2016 tarihine kadar) tamamlanmasının gerektiği ifade edilmiştir.
Üniversitenin iç kontrol sisteminin işleyişine yönelik çalışmaların incelenmesinde;
Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğinin 17’nci Standardına göre idarelerin iç kontrol sistemlerini en az yılda bir kez değerlendirilmesi gerekmektedir. İç Kontrol sisteminin kullanılan formlar yoluyla yılda en az bir kez değerlendirildiği ve rapora dönüştürüldüğü, ancak değerlendirme ve izleme formlarının standart hale getirilmesi çalışmalarının 2023 yılı içerisinde devam ettiği, bu raporun değerlendirilerek üst yöneticinin onayına sunulduğu, rapor ile belirtilen yetersizlikler ilgili yöneticiler ile paylaşılarak bir planlama yapıldığı ve iyileştirme çalışmalarının sürdürüldüğü,
Kurum görev tanımları çalışmalarını yapmış olmakla birlikte bazı birimlerde iş süreçlerinin çıkarılması çalışmalarının halen tamamlanmadığı,
Üniversite bünyesinde etik kurulu oluşturulduğu, İç kontrol eylem planı güncellemesi çerçevesinde tüm personelin etik sözleşmeyi imzalaması sürecine başlanarak personel özlük dosyalarına ekleneceğinin beyan edildiği,
Personelin işe alınması, ilerlemesi ve yükselmesinde, Kurumun insan kaynakları politikasını bu ve diğer hususları kapsayacak şekilde yazılı hale getirerek personele henüz duyurmadığı,
Üniversitede yürütülen görevlerden özellikle mali süreçler ile duyuru ve ilan süreçlerinin çift imza ve ek kontrol prosedürleri belirlenerek uygulandığı, detaylı hassas görev prosedürlerinin İç kontrol Eylem Planı güncellemesi ile yapılmasının planlandığı,
Üniversitenin, kurumsal risk yönetimine ilişkin çalışmalara bazı birimler bazında başlandığı ve Kurum geneline yaygınlaştırılması çalışmalarının devam ettiği, İç Kontrol Eylem Planı güncellemesi çerçevesinde kurumsal risklerin daha sistemli bir yapıda belirlenmesinin sağlanacağının belirtildiği,
Üniversitenin iç kontrol risk formları oluşturduğu, bazı birimlerde ve süreçlerde riskleri belirleme çalışması yapılmakla birlikte Kurum genelinde güncel bir iç kontrol riski belirleme çalışmasının İç Kontrol Eylem Planı güncellemesi ile yapılmasının planlandığı,
Kurumda bir olan iç denetçi sayısı, iş hacmi, konu çeşitliliği, döner sermaye ve iktisadi işletme faaliyetleri de düşünüldüğünde ihtiyacı karşılamada yetersiz iken, 2023 yılı sonunda bu personelin de ayrılmasıyla iç denetim işlevinde boşluk oluştuğu,
tespit edilmiştir.
Kamu idaresi cevabından, yukarıda iç kontrol ile ilgili tespit edilen eksikliklerin düzeltilmesine yönelik çalışmaların halen devam ettiği ve sonuçlanmış bir çalışma bulunmadığı anlaşılmaktadır.
Üniversite yönetimince, iç kontrole ilişkin olarak yapılan işlemler mevcut ise de uygulamada halen yukarıda belirtilen yetersizlik ve eksikliklerin bulunduğu görülmektedir.
Sonuç olarak; söz konusu eksikliklerin giderilmesinin iç kontrol sisteminin sağlıklı şekilde işlemesine katkı sağlayacağı değerlendirilmektedir.
Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00
e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr
https://www.sayistay.gov.tr
EKLER
EK-1: BULGULARA İLİŞKİN İZLEME TABLOSU

BURDUR MEHMET AKİF ERSOY
ÜNİVERSİTESİ DÖNER SERMAYE
İŞLETMESİ
2023 YILI DÜZENLİLİK DENETİM RAPORU
İÇİNDEKİLER
KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ 20
KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU 23
SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU 23
DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI 23
DENETİM GÖRÜŞÜ 24
DENETİM BULGULARI 24
BULGU LİSTESİ
A. Denetim Görüşünün Dayanağı Bulgular
Herhangi bir denetim bulgusu tespit edilmemiştir.
B. Diğer Bulgular
1. Tahsil Edilen Fazla Ödemelerin Hatalı Hesaba Kaydedilmesi
KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ
Mevzuat ve Görevler
Burdur Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 58. Maddesine Göre Döner Sermaye İşletmelerinin Kurulmasında Uyulacak Esaslara İlişkin Yönetmelik kapsamında, 10.06.2007 tarih ve 26548 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi Yönetmeliği ile kurulmuştur.
Adı geçen Yönetmelik, 25.02.2021 tarih ve 31406 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Burdur Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi Yönetmeliği ile yürürlükten kaldırılmıştır.
Döner Sermaye İşletmesi, Yönetmelik’in 4’üncü maddesinde sayılan ve aşağıda yer verilen faaliyetleri yürüterek gelir elde etmektedir:
Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerce talep edilecek konularda bilimsel görüş vermek, proje hazırlamak, araştırma ve benzeri hizmetlerde bulunmak, seminer, konferans ve sempozyumlar, kurslar ve hizmet içi eğitim programları düzenlemek, bilimsel sonuçların uygulanmasını sağlamak.
Danışmanlık, proje hazırlama, analiz, uygulama, ölçme, değerlendirme, deney, model deneyi, muayene, teknik kontrol, plan, bilgi işlem organizasyonu, teknik bakım, onarım, ekspertiz, ölçü ayarı ve benzeri hizmetleri yapmak.
İnsan ve hayvan sağlığı hizmetleri kapsamında klinik, poliklinik, laboratuvar ve diğer hizmet birimlerinde muayene, tahlil, tetkik, tedavi, ameliyat, girişimsel işlemler ve bakım hizmetleri ile ilgili faaliyetlerde bulunmak, sağlık hizmetleri ile ilgili açılmış olan yataklı ve yataksız tedavi kurum ve birimlerini işletmek.
ç) İhtisas laboratuvarları, araştırma merkezleri, atölye, arazi ve benzeri hizmet birimlerinde yapılacak tetkik, analiz, deney, bakım onarım ve üretim ile ilgili iş ve hizmetleri yapmak.
Tarım ve sanayi kuruluşlarınca üretilen çeşitli mal ve hizmetlerin standartlara uygunluğu konusunda ilgili mevzuat hükümlerine göre raporlar düzenlemek ve belgelendirme yapmak.
Tarım ve hayvancılık faaliyetleri kapsamında, bitkisel ve hayvansal üretimde bulunmak.
Sportif alanlarda bireysel ve takım olarak performans değerlendirmesi, psikolojik danışmanlık, diyet analiz ve kontrolü, antrenman planlaması, sporcu sağlığını koruma ve geliştirmeye yönelik hizmetler vermek.
Pedagojik formasyon, yabancı dil ve yabancılara Türkçe öğretimi konusunda hizmet vermek.
ğ) Turizm alanında eğitim, kurs, danışmanlık, sertifika programları düzenlemek ve bu amaç doğrultusunda ilgili tesisleri işletmek.
İşletme birimlerinin faaliyet alanı ile ilgili her türlü baskı, grafik, yayın ve basım, ses ve görüntü kaydı işlerini yapmak.
ı) Faaliyet alanları ile sınırlı olmak üzere mal ve hizmet üretiminde bulunmak, elde edilen ürünleri pazarlamak, satmak, satış yerleri açmak ve işletmek.
Yükseköğretim kurumlarının döner sermaye faaliyetleri çerçevesinde; hizmet sunum şartları ve kriterleri de dikkate alınmak suretiyle personelin unvanı, görevi, çalışma şartları ve süresi, eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetleri ve mesleki uygulamalar ile ilgili performansı ve özellik arz eden riskli bölümlerde çalışma gibi hizmete katkı unsurları da esas alınarak yapılan ek ödemelerde, 18.02.2011 tarihli ve 27850 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Yükseköğretim Kurumlarında Döner Sermaye Gelirlerinden Yapılacak Ek Ödemenin Dağıtılmasında Uygulanacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik hükümleri uygulanmaktadır.
Teşkilat Yapısı ve İnsan Kaynakları
Rektörlüğe bağlı çalışan Döner Sermaye İşletmesi; İşletme Müdürlüğü ve Saymanlık Müdürlüğü şeklinde teşkilatlanmış olup gelir getirici birim sayısı 23’tür.
İşletme Müdürlüğünde; işletme müdürü, 4 idari memur ve 11 sürekli işçi hizmet vermekte olup bunlardan 6’sının kadrosu özel bütçededir.
Saymanlık Müdürlüğünde ise Hazine ve Maliye Bakanlığı personeli saymanlık müdürü, 1 saymanlık müdür yardımcısı ve 2 memur bulunmaktadır.
Mali Yapı
Genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerine bağlı olarak kurulmuş olan döner sermayeli işletmelerin iş ve işlemleri ile bütçelerinin hazırlanması, uygulanması, sonuçlandırılması, muhasebesi, kontrol ve denetimi ile muhasebe yetkililerinin niteliklerine ilişkin usul ve esaslar, Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ile belirlenmiştir.
Döner sermaye işletme bütçesi adı geçen Yönetmelik’in 4’üncü maddesine göre hazırlanmakta ve üniversite yönetim kurulunun onaylaması ile kesinleşmektedir.
Burdur Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünün giderleri elde edilen gelirlerle finanse edilmekte olup 2023 yılında özel bütçeden herhangi bir kaynak kullanılmamıştır.
Başlangıç bütçesinde 32.863.000,00 TL gelir öngörülmüş olup gider bütçesi de aynı tutarda hazırlanmıştır. Yıl içerisinde ek bütçelerle bütçe tahminleri güncellenmiş olup gider ve gelir bütçeleri 43.758.512,00 TL’ye yükselmiştir.
İşletmenin 2023 yılında 31.489.403,88 TL bütçe giderine karşılık 35.610.093,51 TL bütçe geliri elde ettiği anlaşılmıştır.
İşletmede 2023 yılı gelir tablosuna göre 44.858.258,12 TL gelir elde edilmiş, 32.809.485,30 TL gider gerçekleşmiş ve dönem 12.048.772,82 TL kârla tamamlanmıştır.
Muhasebe ve Raporlama Sistemi
Burdur Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesinin muhasebe ve raporlama işlemleri, Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nde yer alan hükümlere göre Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından kurulan ve yönetilen Döner Sermayeli İşletmeler Muhasebe Sistemi üzerinden yürütülmektedir.
Adı geçen Yönetmelik’te hüküm bulunmayan hâllerde 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve bu Kanun’a dayanılarak hazırlanan diğer yönetmelikler ile Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin genel esasları kıyasen uygulanmaktadır.
Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar’ın 5’inci maddesi gereğince hesap dönemi sonunda Sayıştaya gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgelerden denetime sunulanlar aşağıda yer almakta olup denetim, bunlar ile Usul ve Esaslar’ın 8’inci maddesinde yer alan diğer belgeler dikkate alınarak yürütülüp sonuçlandırılmıştır:
• Birleştirilmiş veriler defteri
• Geçici ve kesin mizan
• Bilanço
• Gelir tablosu
• Envanter defteri
Denetim görüşü, kamu idaresinin tabi olduğu geçerli finansal raporlama çerçevesi kapsamındaki temel mali tabloları olan bilanço ve gelir tablosuna verilmiştir.
KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU
Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine uygun olarak hazırlanmış olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek şekilde zamanında Sayıştaya sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve işlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların önemli hata veya yanlış beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluşturulmasından, etkin olarak işletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluşturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur.
SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU
Sayıştay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna ilişkin görüş bildirmek, gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmekle sorumludur.
DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI
Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı Sayıştay Kanunu, uluslararası denetim standartları, Sayıştay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir.
Denetimler, kamu idaresinin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve işlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına ilişkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüştür.
Kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile bunları oluşturan hesap ve işlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna ilişkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle gerçekleştirilmiştir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürlerinin tasarlanmasına esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol sistemleri de değerlendirilmiştir.
Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve mallarına ilişkin tüm mali faaliyet, karar ve işlemleri ve bunlara ilişkin kayıt, defter, bilgi, belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri oluşturmaktadır.
Bu hususlarla ilgili denetim sonucunda denetim görüşü oluşturmak üzere yeterli ve uygun denetim kanıtı elde edilmiştir.
DENETİM GÖRÜŞÜ
Burdur Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesinin 2023 yılına ilişkin yukarıda belirtilen ve kamu idaresi tarafından sunulan geçerli finansal raporlama çerçevesi kapsamındaki mali rapor ve tablolarının tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıştır.
DENETİM BULGULARI
Raporda yer alan bulgular, denetimler sonucunda tespit edilen hususlara kamu idaresi tarafından verilen cevapların değerlendirilmesi suretiyle düzenlenmiştir.