İç Kontrol Sisteminin İşleyişinde Eksiklikler Bulunması (Sayıştay)

BULGU: İç Kontrol Sisteminin İşleyişinde Eksiklikler Bulunması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

Kurumun 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu hükümleri ve ilgili mevzuat gereğince, iç kontrol sisteminin kurulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi aşamalarında eksiklikler bulunduğu görülmüştür.
5018 sayılı Kanun’un “Üst yöneticiler” başlıklı 11’inci maddesinde, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslara Dair Yönetmelik’in 8’inci maddesinde ve Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’nde; üst yöneticilerin, mali yönetim ve kontrol sisteminin kurulmasından, işleyişinin gözetilmesinden, izlenmesinden ve Kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumlu oldukları ve bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirecekleri hükme bağlanmıştır.
Bu çerçevede 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’nde, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedür ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması, çalışmaların etkili bir şekilde yürütülmesini sağlamak üzere idarelerin üst yöneticileri tarafından gerekli önlemlerin alınması gerektiği belirtilmiştir.
Ayrıca, Hazine ve Maliye Bakanlığınca yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi ile kamu idarelerinin iç kontrol sistemlerini Kamu İç Kontrol Standartları ile uyumlu hale getirmek üzere yapılması gereken çalışmalar belirlenmiş ve kamu idarelerinin bu çalışmalar için eylem planı oluşturma, gerekli prosedür ve ilgili düzenlemeleri hazırlama çalışmalarında, bu rehberden yararlanmalarına olanak sağlanmıştır.
Hazine ve Maliye Bakanlığınca yayımlanan 02.12.2013 tarih ve 70451396-24 sayılı “Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum” konulu Genelge’de ise; Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Planlarını gönderen genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin eylem planlarının Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde yürütülen izleme çalışmaları neticesinde, idarelerce yürütülmekte olan söz konusu çalışmalarla ilgili Maliye Bakanlığı ve Sayıştay tarafından tespit edilen eksiklikler belirtilerek, kamu idarelerinin eylem planlarını gözden geçirip Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi çerçevesinde revize ederek en geç 31.12.2014 tarihine kadar üst yöneticinin onayını müteakip Hazine ve Maliye Bakanlığına göndermeleri ve eylem planlarında belirtilen eylemlerin ise iki yıl içinde (31.12.2016 tarihine kadar) tamamlanmasının gerektiği ifade edilmiştir.
Üniversitenin iç kontrol sisteminin işleyişine yönelik çalışmalarının incelenmesinde;
Kurumun yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretecek ve analiz yapma imkânı sunacak bir yönetim bilgi sistemi bulunmakla birlikte yönetim bilgi sisteminin işleyişinde uygulamada bazı yetersizliklerin mevcut olduğu,
İdarenin tüm birimlerinin, Kamu İç Kontrol Rehberinde yer alan İç Kontrol Sistemi Soru Formunu yılda bir kez doldurarak oluşturulan İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporunu Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca Rektörün başkanlık ettiği İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna sunduğu, ancak Raporda belirtilen eksikliklerin giderilmesi için uygulanacak kontrol faaliyetleri ile alınması gereken önlemlerin, bir eylem planı çerçevesinde ve belirli bir zaman sürecine bağlanarak uygulandığı, uygulama sonuçlarını en az altı ayda bir izlendiği, değerlendirildiği ve uygulama sonuçlarının alınarak üst yöneticinin bilgilendirildiğine ilişkin bir verinin bulunmadığı,
Üniversitede ihdas edilen 4 iç denetçi kadrosu bulunmasına ve bunun 3’ünün dolu olması nedeniyle aktif şekilde üç denetçi ile faaliyet yürütülmekte olup bunun mevcut iş hacmine sahip bir üniversite için yeterli olmadığı, İç Denetim Birimince doğrudan iç kontrol sistemine yönelik bir denetimin yürütülmediği, ancak iş akış şemaları ve görev tanımlarının varlığının değerlendirildiği ve öneriler yapıldığı,
Üniversite Senatosunun 23.02.2022 tarih ve 2022/03-XV sayılı Kararı ile İnsan Kaynakları Politikasını kabul ettiği ve duyurduğu, bunun yanında Üniversitede insan kaynakları yönetiminin yürürlükteki mevzuat hükümleri doğrultusunda yürütüldüğü, ancak hassas görevlere ilişkin prosedürlerin belirlenmediği,
Kurumsal risklerin belirlendiği, bu risklerin belirlenmesi için 2023-2027 Stratejik Plan Taslağında her bir hedef için hedef kartı oluşturulduğu ve bu kartlarda amaç ve hedeflerin gerçekleşmesini engelleyebilecek kurumsal risklerin gösterildiği, iç kontrol risklerinin ise henüz belirlenmediği,
tespit edilmiştir.
Üniversite yönetimince, iç kontrole ilişkin olarak yapılan işlemler mevcut ise de uygulamada halen yukarıda belirtilen yetersizlik ve eksikliklerin bulunduğu görülmektedir.
Sonuç olarak; söz konusu eksikliklerin giderilmesinin iç kontrol sisteminin sağlıklı şekilde işlemesine katkı sağlayacağı değerlendirilmektedir.
Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00
e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr
https://www.sayistay.gov.tr

MANİSA CELAL BAYAR ÜNİVERSİTESİ
DÖNER SERMAYE İŞLETMESİ
2023 YILI DÜZENLİLİK DENETİM RAPORU
İÇİNDEKİLER
KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ 14
KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU 16
SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU 17
DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI 17
DENETİM GÖRÜŞÜ 18
DENETİM BULGULARI 18
EKLER 21
BULGU LİSTESİ
A. Denetim Görüşünün Dayanağı Bulgular
Herhangi bir denetim bulgusu tespit edilmemiştir.
B. Diğer Bulgular
1. Tıbbi Kötü Uygulamaya İlişkin Mali Sorumluluk Sigortasının Yapılmaması
KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ
Mevzuat ve Görevler
Manisa Celal Bayar Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 58. Maddesine Göre Döner Sermaye İşletmelerinin Kurulmasında Uyulacak Esaslara İlişkin Yönetmelik kapsamında, 30.06.1999 tarih ve 23741 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Celal Bayar Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi Yönetmeliği ile kurulmuştur.
Adı geçen Yönetmelik, 28.08.2019 tarih ve 30872 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Manisa Celal Bayar Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi Yönetmeliği ile yürürlükten kaldırılmıştır.
Döner Sermaye İşletmesi, Yönetmelik’in 5’inci maddesinde sayılan ve aşağıda yer verilen faaliyetleri yürüterek gelir elde etmektedir:
Yükseköğretim kurumları dışındaki kuruluşlar ile gerçek ve tüzel kişilerce talep edilecek bilimsel görüş, proje, araştırma, sınav ve benzeri hizmetler yapmak, kurslar ve hizmet içi eğitim programları hazırlamak ve uygulamak, seminer, konferans ve sempozyum düzenlemek.
Plan, inceleme, bilgi işlem ve danışmanlık hizmetleri ile bakım ve onarım iş değerlendirmesi ve organizasyonu yapmak.
Klinikler, poliklinikler, ameliyathaneler ve laboratuarlarda yapılacak her türlü muayene, tetkik, tahlil, ameliyat, bakım ve hizmet üretimi ile ilgili iş ve benzeri hizmetleri yapmak, açılmış ve açılacak olan her türlü sağlık hizmetleriyle ilgili yataklı, yataksız, sabit ve geçici kuruluşları işletmek.
ç) Mevcut fiziki kapasiteyi değerlendirerek birimlerin faaliyet alanı ile sınırlı olarak kurs, seminer, sınav organizasyonu, konferans, sempozyum, sosyal etkinlikler, eğitim programları, sertifika programları ve benzeri iş ve hizmet üretmek, elde edilen ürünleri önceden Rektörün izni olmak şartıyla pazarlamak ve satmak.
Sosyal, kültürel ve sportif etkinlikleri organize etmek.
Yükseköğretim kurumlarının döner sermaye faaliyetleri çerçevesinde; hizmet sunum şartları ve kriterleri de dikkate alınmak suretiyle personelin unvanı, görevi, çalışma şartları ve
süresi, eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetleri ve mesleki uygulamalar ile ilgili performansı ve özellik arz eden riskli bölümlerde çalışma gibi hizmete katkı unsurları da esas alınarak yapılan ek ödemelerde, 18.02.2011 tarihli ve 27850 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Yükseköğretim Kurumlarında Döner Sermaye Gelirlerinden Yapılacak Ek Ödemenin Dağıtılmasında Uygulanacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik hükümleri uygulanmaktadır.
Teşkilat Yapısı ve İnsan Kaynakları
Rektörlüğe bağlı çalışan Döner Sermaye İşletmesi; İşletme Müdürlüğü ve Saymanlık Müdürlüğü şeklinde teşkilatlanmış olup gelir getirici birim sayısı 26’dır.
İşletme Müdürlüğünde; işletme müdürü, 2 idari memur ve 1 sürekli işçi hizmet vermekte olup bunlardan 3’ünün kadrosu özel bütçededir.
Saymanlık Müdürlüğünde ise Hazine ve Maliye Bakanlığı personeli saymanlık müdürü, 1 saymanlık müdür yardımcısı ve 2 memur bulunmaktadır.
Mali Yapı
Genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerine bağlı olarak kurulmuş olan döner sermayeli işletmelerin iş ve işlemleri ile bütçelerinin hazırlanması, uygulanması, sonuçlandırılması, muhasebesi, kontrol ve denetimi ile muhasebe yetkililerinin niteliklerine ilişkin usul ve esaslar, Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ile belirlenmiştir.
Döner sermaye işletme bütçesi adı geçen Yönetmelik’in 4’üncü maddesine göre hazırlanmakta ve üniversite yönetim kurulunun onaylaması ile kesinleşmektedir.
Manisa Celal Bayar Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünün giderleri elde edilen gelirlerle finanse edilmekte olup 2023 yılında özel bütçeden herhangi bir kaynak kullanılmamıştır.
Başlangıç bütçesinde 889.372.000,00 TL gelir öngörülmüş olup, gider bütçesi de aynı tutarda hazırlanmıştır. Yıl içerisinde ek bütçelerle bütçe tahminleri güncellenmiş olup gider ve gelir bütçeleri 1.314.345.000,00 TL’ye yükselmiştir.
İşletmenin 2023 yılında 1.277.998.814,76 TL bütçe giderine karşılık 836.074.828,62 TL bütçe geliri elde ettiği anlaşılmıştır.
İşletmede 2023 yılı gelir tablosuna göre 831.410.141,70 TL gelir elde edilmiş, 1.269.956.588,67 TL gider gerçekleşmiş ve dönem 438.546.446,97 TL zararla tamamlanmıştır.
Muhasebe ve Raporlama Sistemi
Manisa Celal Bayar Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesinin muhasebe ve raporlama işlemleri, Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nde yer alan hükümlere göre Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından kurulan ve yönetilen Döner Sermayeli İşletmeler Muhasebe Sistemi üzerinden yürütülmektedir.
Adı geçen Yönetmelik’te hüküm bulunmayan hâllerde 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve bu Kanun’a dayanılarak hazırlanan diğer yönetmelikler ile Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin genel esasları kıyasen uygulanmaktadır.
Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar’ın 5’inci maddesi gereğince hesap dönemi sonunda Sayıştaya gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgelerden denetime sunulanlar aşağıda yer almakta olup denetim, bunlar ile Usul ve Esaslar’ın 8’inci maddesinde yer alan diğer belgeler dikkate alınarak yürütülüp sonuçlandırılmıştır:
• Birleştirilmiş veriler defteri
• Geçici ve kesin mizan
• Bilanço
• Gelir tablosu
Denetim görüşü, kamu idaresinin tabi olduğu geçerli finansal raporlama çerçevesi kapsamındaki temel mali tabloları olan bilanço ve gelir tablosuna verilmiştir.
KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU
Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine uygun olarak hazırlanmış olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek şekilde zamanında Sayıştaya sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve işlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların önemli hata veya yanlış beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluşturulmasından, etkin olarak işletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluşturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur.
SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU
Sayıştay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna ilişkin görüş bildirmek, gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmekle sorumludur.
DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI
Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı Sayıştay Kanunu, uluslararası denetim standartları, Sayıştay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir.
Denetimler, kamu idaresinin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve işlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına ilişkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüştür.
Kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile bunları oluşturan hesap ve işlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna ilişkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle gerçekleştirilmiştir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürlerinin tasarlanmasına esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol sistemleri de değerlendirilmiştir.
Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve mallarına ilişkin tüm mali faaliyet, karar ve işlemleri ve bunlara ilişkin kayıt, defter, bilgi, belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri oluşturmaktadır.
Bu hususlarla ilgili denetim sonucunda denetim görüşü oluşturmak üzere yeterli ve uygun denetim kanıtı elde edilmiştir.
DENETİM GÖRÜŞÜ
Manisa Celal Bayar Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesinin 2023 yılına ilişkin yukarıda belirtilen ve kamu idaresi tarafından sunulan geçerli finansal raporlama çerçevesi kapsamındaki mali rapor ve tablolarının tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıştır.
DENETİM BULGULARI
Raporda yer alan bulgular, denetimler sonucunda tespit edilen hususlara kamu idaresi tarafından verilen cevapların değerlendirilmesi suretiyle düzenlenmiştir.