|
ÖZET: İç kontrol sisteminin kurulumu ve işletilmesi sürecinde 2024 yılı Sayıştay Denetim Raporları, çeşitli eksiklikler tespit etmiştir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu çerçevesinde, kamu idaresi personelinin görev ve sorumlulukları, iş akış süreçleri, insan kaynakları politikaları gibi unsurların yazılı olarak belirlenmesi gerektiği vurgulanmaktadır. Ancak, mevcut durumda bu süreçlerin büyük bir kısmı ya dağınık yasal düzenlemelerle ya da sözlü kültüre dayalı olarak yürütülmekte, bu da hesap verebilirliği olumsuz etkilemektedir.
Üniversite iç kontrol sisteminin incelenmesi, iş akış süreçlerinin oluşturulmadığını ve hassas görevlere ilişkin prosedürlerin belirlenmediğini göstermektedir. Ayrıca, iç kontrol risklerinin analiz edilmesi ve kontrol faaliyetlerinin tanımlanması gibi önemli unsurlar da eksik kalmıştır. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu’nun oluşturulmaması, tüm birimlerin iç kontrol sistemlerinin değerlendirilmesini engellemiştir. İç denetim biriminin de yeterli denetim ve raporlama faaliyetleri gerçekleştirmediği anlaşılmaktadır. Kamu İdaresi, 2025 yılında iç kontrol sistemine yönelik eksikliklerin giderileceğini belirtmiş olsa da, bu süreçlerin etkin bir şekilde uygulanması için gerekli adımların atılması önem arz etmektedir. Tüm birimlerin iç kontrol sisteminin etkin bir şekilde kurulması ve işletilmesi için belirlenen eksikliklerin bir an önce giderilmesi gerekmektedir. |
BULGU: İç Kontrol Sisteminin Kurulması ve İşletilmesinde Eksiklikler Bulunması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite
Kurumun 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu hükümleri ve ilgili mevzuat gereğince, iç kontrol sisteminin kurulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi aşamalarında eksikler olduğu görülmüştür.
Kamu idaresi personelinin görev, yetki ve sorumluluklarının, iş akış süreçlerinin, yetki devirleri ve sınırlarının, insan kaynakları politikalarının, hizmet içi eğitim planlarının, kurumsal risklerin, ön mali kontrolün, yönetim bilgi sisteminin, veri kayit ve dosyalama sisteminin, iç kontrol izleme ve yönlendirme kurulu faaliyetlerinin, iç denetim birimi çalışmalarının, bütçe, performans programı, faaliyet raporu ve stratejik planın hazırlanma süreçlerinin yazılı olarak bir bütün halinde belirlenmesi ve yönetilmesini kapsayan sitemler bütünü “İç Kontrol Sistemi” olarak tanımlanmaktadır.
Belirtilen faaliyetlerin büyük bir kısmı 5018 sayılı Kanun öncesi de farklı yasal düzenlemelerde dağınık bir şekilde yazılı olarak, bir kısmı sözlü kültüre dayalı olarak kişilerin inisiyatifinde, raporlanamaz, kontrol edilemez, hesap verilemez şekilde yürütülmekte idi. 5018 sayılı Kanunla, uluslararası standartlara uyumlu olarak, kamu idarelerinde saydamlığın ve hesap verebilirliğin bir unsuru olarak, bir bütün halinde yazılı olarak kurulması ve işletilmesinin sağlanabilmesi için “İç Kontrol Sistemi” kurulmuştur.
İç kontrol sisteminin TBMM adına incelenmesi, değerlendirilmesi ve raporlanması görevi 6085 sayılı Sayıştay Kanunu’nun 35/1(a) ve 36/2(c) maddeleriyle Sayıştay’a verilmiştir.
5018 sayılı Kanun’un “Üst yöneticiler” başlıklı 11’inci maddesinde, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslara Dair Yönetmelik’in 8’inci maddesinde ve Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’nde; üst yöneticilerin, mali yönetim ve kontrol sisteminin kurulmasından, işleyişinin gözetilmesinden, izlenmesinden ve Kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumlu oldukları ve bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirecekleri hükme bağlanmıştır.
Bu çerçevede 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’nde; iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedür ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması, çalışmaların etkili bir şekilde yürütülmesini sağlamak üzere idarelerin üst yöneticileri tarafından gerekli önlemlerin alınması gerektiği belirtilmiştir.
Ayrıca, Hazine ve Maliye Bakanlığınca yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi ile kamu idarelerinin iç kontrol sistemlerini Kamu İç Kontrol Standartları ile uyumlu hale getirmek üzere yapılması gereken çalışmalar belirlenmiş ve kamu idarelerinin bu çalışmalar için eylem planı oluşturma, gerekli prosedür ve ilgili düzenlemeleri hazırlama çalışmalarında, bu rehberden yararlanmalarına olanak sağlanmıştır.
Hazine ve Maliye Bakanlığınca yayımlanan 02.12.2013 tarih ve 70451396-24 sayılı “Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum” konulu Genelge’de ise; Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Planlarını gönderen genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin eylem planlarının Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde yürütülen izleme çalışmaları neticesinde, idarelerce yürütülmekte olan söz konusu çalışmalarla ilgili Maliye Bakanlığı ve Sayıştay tarafından tespit edilen eksiklikler belirtilerek, kamu idarelerinin eylem planlarını gözden geçirip Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi çerçevesinde revize ederek en geç 31.12.2014 tarihine kadar üst yöneticinin onayını müteakip Hazine ve Maliye Bakanlığına göndermeleri ve eylem planlarında belirtilen eylemlerin ise iki yıl içinde (31.12.2016 tarihine kadar) tamamlanmasının gerektiği ifade edilmiştir.
Üniversitenin iç kontrol sistemine ilişkin yapılan incelemeler;
– İş Akış Süreçleri hazırlanmamıştır. İç Kontrol Rehberine göre, idarelerde her bir faaliyetle ilgili iş akış süreçleri yazılı olarak oluşturulmalı ve bu süreçlerde görev alanlar, yetki sınırları ve sorumlulukları ile birlikte belirlenmelidir. Üniversitenin bir birimi olan Eğitim Uygulama ve Araştırma Hastanesi de dahil tüm birimleri kapsayacak şekilde hazırlanması gerekir.
İş akış süreçleriyle ilgili Üniversite tarafından sunulan doküman, 2010 ve 2011 yıllarında “Kalite Yönetimi ve Veri Değerlendirme Uygulama ve Araştırma Merkezi”ne (KAVDEM) Kalite Yönetim Sistemi kapsamında yaptırılan bir çalışma olduğu, iç kontrol sisteminin gerektirdiği bir çalışma olmadığı anlaşılmıştır. İç kontrol sistemiyle ilgili son düzenleme olan Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Genelgesi 02.12.2013 tarihinde yayımlanmıştır.
– Hassas Görevlere İlişkin Prosedürler belirlenmemiştir. İç Kontrol Rehberinde; Kamu yönetiminde yürütülen görevlerden bazılarının, diğer görevlerle kıyaslandığında, gerek doğası gerekse de idarenin itibarı, yolsuzluk riski, gizli bilgilerin açığa çıkarılması ve benzeri yönlerden çok daha büyük önem taşıdığı, bu yüzden kurumda hassas görevlerin belirlenmesi gerektiğinden bahsedilmiştir. Belirlenen kriterlere göre hassas görevler tespit edilmeli, tanımlanan risklerin etkisini azaltmak için özel kontrol mekanizmaları (rotasyon, yedek personel görevlendirme vb.) geliştirilerek risk seviyesinde meydana gelen değişiklikler gözden geçirilmelidir.
– İç kontrol riskleri ve bu risklerin kabul edilebilir düzeye indirilmesine yönelik kontrol faaliyetleri belirlenmemiştir. İç kontrol riskleri kapsamında, sistemli bir şekilde analizler yapılarak amaç ve hedeflerin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskler ile bu risklere karşı alınacak önlemler ve sorumluları belirlenmesi gerekir.
– İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu görevlendirilmiştir. Üst yönetici onayıyla bir üst yönetici yardımcısı veya harcama yetkilisinin başkanlığında, harcama yetkilileri veya görevlendirecekleri yardımcılarından oluşan bir İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun oluşturulması gerekmektedir.
– İzleme ve Yönlendirme Kurulu oluşturulmadığı için tüm birimlerin iç kontrol sistemlerini yılda en az bir kez değerlendirme ve İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna raporlama yapılamamıştır. Bu raporlama yapılmadığı için de Kurul tarafından bu raporlar üst yöneticinin onayına sunulamamıştır.
– İç denetim biriminin iç kontrol sistemine ilişkin denetim ve raporlama çalışmaları bulunmamaktadır. İdarelerin malî yönetim ve kontrol süreçlerinin sistem denetimini yapmak ve bu konularda önerilerde bulunmak iç denetim biriminin görevleri arasında yer almaktadır.
Üniversite yönetimince, iç kontrole ilişkin olarak yapılan işlemler mevcut ise de uygulamada halen yukarıda belirtilen yetersizlik ve eksikliklerin bulunduğu görülmektedir.
Kamu İdaresi cevabında; İç Denetim Birimince 2025 yılında iç kontrol sistemi kapsamında “Diğer Taşınmaz Kira Gelirleri Sürecinin Sistem Denetimi” yapıldığı ve raporlandığı; İç Kontrol Sistemine yönelik eksikliklerin giderilmesi için de 05.03.2025 tarihli Resmî Gazete’de yayınlanan Kamu İç Kontrol Yönetmeliği kapsamda 2025 yılı içerisinde İç Kontrol Yönergesi hazırlık çalışmaları başlatılacağı ve bu süreçte bulguda belirtilen eksikliklerin giderileceği belirtilmiştir.
Verilen cevapta her ne kadar, 2025 yılında belirli bir konuda sistem denetimi yapıldığı bildirilmekta ise de, yapılan bu denetim iç kontrol sisteminin genel işleyişiyle ilgili olmadığı görülmektedir. İç kontrol sistemini Kanun ve ilgili diğer mevzuat kapsamında denetlemek ve üst yöneticiye raporlamak iç denetim biriminin görevleri arasında sayılmaktadır. Yine aynı cevapta, iç kontrol sistemiyle ilgili eksiklikler kabul edilmekte ve giderileceği ifade edilmeltedir.
Sonuç olarak, başta Hastane olmak üzere Üniversitenin tüm birimlerini kapsayacak şekilde iç kontrol sisteminin etkin bir şekilde kurulup işletilmesi için belirtilen eksikliklerin giderilmesi gerekir.